Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, составление описей дел по результатам экспертизы их ценности, оформление дел, составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ОИВ делопроизводителями структурных подразделений.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ОИВ создается ЭК, в ОИВ, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации, - центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Положение о ЦЭК (ЭК), определяющее задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК), утверждается правовым актом ОИВ.
Экспертиза ценности документов проводится на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности ОИВ, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел, принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов)).
Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов (архив ОИВ); отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях ОИВ; выделение к уничтожению дел (документов), сроки хранения которых истекли.
При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел ОИВ, правильность определения сроков хранения дел.
По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются:
описи дел, документов, описи ЭД структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;
проекты перечней проектов (объектов), проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение <87>.
________________
<87> Пункт 110 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 N 155.
При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 30.10.2023" или "Передано на хранение в _________ по описи 26.08.2023".
До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.