При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел (заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов; в дело включается один экземпляр каждого документа; в дела группируются документы одного календарного года <83>; приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся; приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения; личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии); не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
________________
<83> Исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы должностного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, научно-технической документации и т.д.).
Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей ЭД, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела <84>, составление внутренней описи документов дела <85>, оформление обложки дела <86>, подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках), лист использования (при необходимости).
________________
<84> Рекомендуемый образец приведен в приложении 4 к Правилам.
<85> Рекомендуемый образец приведен в приложении 5 к Правилам.
<86> Рекомендуемый образец приведен в приложении 6 к Правилам.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Документы ОИВ могут создаваться и храниться исключительно в форме ЭД вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме ЭД предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального ОИВ в сфере архивного дела и делопроизводства.
Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности ОИВ, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме ЭД при организации внутренней деятельности, формируется в соответствии с требованиями пункта 7.11 Инструкции и подлежит согласованию с региональным ОИВ, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.
(абзац введен Распоряжением Губернатора Самарской области от 05.08.2024 N 323-р)
Перечень видов документов, образующихся в деятельности Губернатора Самарской области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области, Администрации Губернатора Самарской области, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, приведен в приложении 42.1 к Инструкции.