122. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77.
(в ред. Приказа Министерства финансов Омской области от 29.01.2024 N 11)
123. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока с даты окончания его исполнения.
124. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Министерства. Указанные лица и руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел.
125. Индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел Министерства должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Министерства за сохранность документов и формирование их в дела, или ответственного за архив в Министерстве.
126. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел Министерства;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;