1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Омской области (далее соответственно - Инструкция, Министерство) устанавливает единые требования к созданию документов и организации работы с ними в Министерстве.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота, используемой в Министерстве (далее - СЭДО), и иных информационных технологий.
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица Министерства, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов.
Работа с электронными документами в части, не урегулированной Инструкцией, осуществляется с соблюдением Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71.
3. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и документы с пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
Положения Инструкции распространяются на правоотношения, связанные с подготовкой документов к передаче на архивное хранение, если иное не предусмотрено законодательством.
5. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства Министерства, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением государственной службы, кадров и документооборота Министерства (далее - управление документооборота), а также иными структурными подразделениями в пределах своей компетенции.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
Ответственный за организацию и ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, систематизирует законченные делопроизводством документы в дела и передает их на хранение в архив Министерства.
6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику Министерства.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать все числящиеся за ним документы непосредственному руководителю, а документы, полученные из архива Министерства, - работнику управления документооборота.
В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.