108. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.
Исходящие документы в форме электронных документов, подписанных ЭП, отправляются в государственные органы, органы местного самоуправления путем пересылки из СЭДО в систему электронного документооборота адресата при наличии у него таковой. При отправке электронных документов вместе с ними передаются их регистрационные данные.
При наличии письменного запроса от организации, в адрес которой направляются документы, об обмене информацией в форме электронных документов, подписанных ЭП, исходящие документы в адрес указанной организации оформляются в формате, аналогичном формату PDF, с использованием ЭП должностного лица и направляются на указанный в запросе официальный адрес электронной почты организации.
При наличии во входящем документе организации или должностного лица запроса о направлении ответа, в том числе посредством электронной связи, по поручению должностного лица Министерства, рассмотревшего указанный входящий документ, копия ответа направляется ответственным исполнителем по указанному во входящем документе адресу электронной почты с досылкой оригинала ответа почтовой связью в адрес организации или должностного лица.
109. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется управлением документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 года N 382, а документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
110. Документы отправляются адресатам работниками управления документооборота в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания.
Документы по результатам рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, регистрируются в журнале по работе с обращениями граждан Министерства в СЭДО.
111. Исходящие документы передаются работникам управления документооборота для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные номера отправляемых документов.
112. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
113. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
114. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в управлении документооборота в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается почтовому работнику или фельдъегерю, второй - подшивается в дело.
Реестры в течение года хранятся в управлении документооборота, а по истечении указанного срока уничтожаются.
115. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: