МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 7 декабря 2023 года N 104


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Омской области

(с изменениями на 29 января 2024 года)

(в ред. Приказа Министерства финансов Омской области от 29.01.2024 N 11)

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, в целях организации работы с документами в Министерстве финансов Омской области приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Омской области.

2. Признать утратившим силу распоряжение Министерства финансов Омской области от 19 мая 2017 года N 43/1-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Омской области".

Заместитель Председателя
Правительства Омской области,
Министр
В.А.Чеченко

Приложение
к приказу Министерства
финансов Омской области
от 7 декабря 2023 г. N 104

ИНСТРУКЦИЯ
 по делопроизводству Министерства финансов Омской области

(в ред. Приказа Министерства финансов Омской области от 29.01.2024 N 11)

Раздел 1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Омской области (далее соответственно - Инструкция, Министерство) устанавливает единые требования к созданию документов и организации работы с ними в Министерстве.

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота, используемой в Министерстве (далее - СЭДО), и иных информационных технологий.

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица Министерства, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов.

Работа с электронными документами в части, не урегулированной Инструкцией, осуществляется с соблюдением Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71.

3. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и документы с пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

Положения Инструкции распространяются на правоотношения, связанные с подготовкой документов к передаче на архивное хранение, если иное не предусмотрено законодательством.

5. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства Министерства, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением государственной службы, кадров и документооборота Министерства (далее - управление документооборота), а также иными структурными подразделениями в пределах своей компетенции.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

Ответственный за организацию и ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, систематизирует законченные делопроизводством документы в дела и передает их на хранение в архив Министерства.

6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику Министерства.

При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать все числящиеся за ним документы непосредственному руководителю, а документы, полученные из архива Министерства, - работнику управления документооборота.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

7. Работники Министерства несут ответственность за невыполнение требований Инструкции в соответствии с законодательством.

8. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с нормативно-методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела.

Раздел 2. Подготовка и оформление документов

Подраздел 1. Бланки документов

9. В Министерстве документы оформляются на бланках. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением правил оформления документов, предусмотренных Инструкцией.

Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе.

При подготовке электронных документов за подписью заместителя Председателя Правительства Омской области, Министра финансов Омской области (далее - Руководитель), первого заместителя Министра финансов Омской области, заместителей Министра финансов Омской области используется необходимый электронный шаблон бланка документа в СЭДО.

Электронные шаблоны бланков документов хранятся в СЭДО Министерства.

10. В Министерстве изготавливаются, хранятся и учитываются следующие виды бланков документов:

1) приказ Министерства (форма бланка приказа Министерства приведена в приложении N 1 к Инструкции);

2) распоряжение Министерства (форма бланка распоряжения Министерства приведена в приложении N 2 к Инструкции);

3) протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы, созданных Министерством (форма бланка протокола Министерства приведена в приложении N 3 к Инструкции);

4) письмо Министерства (форма бланка письма Министерства приведена в приложении N 4 к Инструкции).

11. К внутренним информационно-справочным документам (например, докладные, служебные записки, справки, отчеты и другие аналогичные документы) требование об использовании бланка не предъявляется.

Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

12. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 9 Инструкции, в соответствии с требованиями, предусмотренными Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области", Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

13. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти Омской области" должен содержать наименование, соответствующее законодательству.

Реквизит "Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти" должен содержать наименование структурного подразделения органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.

Реквизиты, указанные в настоящем пункте, печатаются прописными буквами и располагаются в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

14. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей Кодексу о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области, Реестру должностей государственной гражданской службы Омской области, утвержденному Указом Губернатора Омской области от 2 марта 2004 года N 49, например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне:

15. Реквизит "Наименование вида документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти", реквизита "Наименование структурного подразделения органа исполнительной власти" (в случаях указания реквизита) и печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Реквизит "Наименование вида документа" выделяется полужирным шрифтом. Данный реквизит не указывается в письмах Министерства.

16. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.