ИЗМЕНЕНИЕ, КОТОРОЕ ВНОСИТСЯ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Раздел XIII изложить в следующей редакции:
"XIII. Документальный фонд органа
Документы органов являются государственной собственностью автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа как часть Архивного фонда Российской Федерации в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) и разделом XVIII Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее - Правила, утвержденные приказом Росархива N 77), или соответствующий муниципальный архив в автономном округе в соответствии с Законом автономного округа от 28 сентября 2012 года N 86-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями Ямало-Ненецкого автономного округа в сфере архивного дела" в случае осуществления деятельности органа (его территориального подразделения) на территории соответствующего муниципального образования в автономном округе.
13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
13.1.1. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел (далее - номенклатура дел).
13.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном приказом службы по делам архивов автономного округа от 01 ноября 2022 года N 75-О "Об утверждении Порядка составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных организаций Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа".
13.2. Формирование дел, документов и их текущее хранение
13.2.1. Законченные делопроизводством (исполненные) документы на бумажном носителе формируются в дела по номенклатуре дел. Электронные документы формируются и хранятся в РСЭД.
Дела, документы становятся архивными с 01 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
13.2.2. При формировании дел, документов необходимо соблюдать требования, предусмотренные пунктами 49 - 61 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, в том числе:
- требования к составлению листа-заверителя дела (по форме приложения N 4 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- требования к составлению внутренней описи документов дела (по форме приложения N 5 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);
- требования к оформлению обложки дела (по форме приложения N 6 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77).
13.2.3. Подготовка электронных документов для передачи в архив органа предусматривает составление описи электронных документов в соответствии с пунктами 23, 25, 27, 28 и разделом X Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 12 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77).
13.2.4. Допускается частичное оформление дел, документов на бумажных носителях в структурных подразделениях органа в случаях, если приказом органа предусмотрено их централизованное оформление с привлечением сторонних исполнителей (типографское оформление).
13.3. Экспертиза ценности документов