Значение архивов в современном мире определяется возрастающей ролью документа как регулятора различных сфер деятельности человека, общества и государства. Востребованность ретроспективной документной информации для решения задач социально-экономического развития области, государственного и муниципального управления, обеспечения социальных прав граждан делает архивы источником права, необходимым и надежным звеном в процессах поиска и обоснования оптимальных управленческих решений, обеспечения принципов законности и демократии. Организуя использование хранящихся документов в научно-исследовательских целях, архивы действуют как научные организации. Популяризируя историю страны и родного края, архивы выступают в качестве культурно-просветительских учреждений.
Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Тамбовской области", Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области" (далее - соответственно ТОГБУ "ГАТО" и ТОГБУ "ГАСПИТО") и 30 муниципальных архивов городов и районов хранят 3,32 млн. единиц хранящихся документов Архивного фонда Тамбовской области. Каждый хранящийся архивный документ аутентичен и неприкосновенен, содержащаяся в нем информация неизменна - именно архивные документы являются источником наиболее достоверного исторического знания.
Постоянно растет востребованность архивных документов. В 2011 году областными и муниципальными архивами исполнено 59176 запросов граждан и организаций о предоставлении архивной информации, в 2012 - 65128 (рост - 10%). Общее количество пользователей архивной информацией в 2011 году составило 88,7 тыс. человек, в 2012 году - 105,2 тыс. человек (рост - 19%).
Каждый из областных архивов занимает по одному типовому специальному зданию, а также имеет дополнительные помещения в приспособленных зданиях. Архивы обеспечены металлическими стеллажами и первичными средствами хранения документов. Площади ТОГБУ "ГАТО" полностью оснащены системами охранной и пожарной сигнализации. Основные здания архивов находятся под круглосуточной физической охраной. Дополнительное помещение ТОГБУ "ГАСПИТО" оснащено современными системами охранно-пожарной сигнализации и пожаротушения.
Ежегодно увеличивается площадь архивохранилищ муниципальных архивов и их оснащенность специальным оборудованием для хранения документов.
В целях интенсификации учетной и поисковой работы архивы внедряют автоматизированные архивные технологии, ведут учетные и тематические базы данных.
Областные архивы в 2010 - 2011 году оснащены быстродействующими планетарными сканерами и производят оцифровку фотодокументов, наиболее востребованных пользователями документов на бумажной основе и учетной документации.
Архивы стремятся сделать доступными для исследователей все хранящиеся документы: ежегодно с целью выявления материалов с ограничительными грифами рабочей группой ТОГБУ "ГАСПИТО" просматривается свыше 200 тысяч листов, 97% секретных документов переводится на открытое хранение.
На Интернет-сайтах областных архивных учреждений и в разделах муниципальных архивов, существующих на сайтах органов местного самоуправления, граждане имеют возможность ознакомиться с составом и содержанием архивных фондов, электронными версиями архивных выставок и изданных сборников документов, архивными базами данных. В 2012 году сайты областных архивов посетили 24239 пользователей, аналогичный показатель 2011 года превышен втрое. На муниципальных сайтах зарегистрировано 18987 посещений, что на 67% больше показателя 2011 года.
Вместе с тем в деятельности архивов существует ряд проблем:
недостаточное материально-техническое обеспечение архивов, ведущее к возможным безвозвратным утратам архивных документов и архивной информации.
Основные здания областных архивов, построенные в 1978 и 1972 годах, нуждаются в капитальном ремонте. Наиболее сложная ситуация сложилась в ТОГБУ "ГАСПИТО": из-за подвижек фундамента появились сквозные трещины в стенах пристройки, лопнули стекла ряда окон в хранилищах.
Не соблюдаются параметры нормативных режимов хранения архивных документов. Системами автоматического пожаротушения защищено лишь 38% площади архивохранилищ ТОГБУ "ГАТО" и 17% - ТОГБУ "ГАСПИТО". Здания ТОГБУ "ГАСПИТО" оснащены охранной и пожарной сигнализацией на 32%. Областные и муниципальные архивы не имеют климатического оборудования для поддержания температурно-влажностных параметров воздуха в хранилищах.
Архивы Моршанского района и города Моршанска находятся в переувлажненных подвальных помещениях, затапливаемых грунтовыми водами. Субвенции областного бюджета, предоставляемые муниципальным образованиям на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, составляют не более 48% от расчетной суммы, определяемой в соответствии с Законом области от 03.03.2006 N 4-З "О наделении администраций городских округов и муниципальных районов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований".