1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Иркутска разработана в целях установления в администрации города Иркутска (далее - администрация) единых требований к созданию документов, работе с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив администрации.
2. Настоящая Инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 (далее - Правила делопроизводства).
При разработке настоящей Инструкции учтены положения Федеральных законов от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Национальный стандарт).
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в администрации независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Требования настоящей Инструкции применяются к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования настоящей Инструкции применяются к ведению делопроизводства по обращениям граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан и организаций), по запросам о предоставлении информации о деятельности администрации, по заявлениям (запросам) о предоставлении государственных (муниципальных) услуг и межведомственным запросам для предоставления государственных или муниципальных услуг, а также по поручениям и указаниям Президента Российской Федерации постольку, поскольку иное не предусмотрено законодательством и муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска.
Муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска могут быть предусмотрены особенности ведения делопроизводства по иным категориям документов.
Руководители органов (структурных подразделений органов) администрации вправе устанавливать своими правовыми актами особенности делопроизводства в соответствующих органах (структурных подразделениях органов) администрации в части, не противоречащей настоящей Инструкции.
4. Методическое руководство по исполнению установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, координацию работы по совершенствованию делопроизводства на основе единой политики и принципов, применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации осуществляет организационное управление аппарата администрации города Иркутска (далее - организационное управление).
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на руководителей данных органов (структурных подразделений органов) администрации.
Ведение делопроизводства в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на сотрудников данных органов (структурных подразделений органов) администрации, назначенных ответственными за делопроизводство и контроль (далее - делопроизводители органов, подразделений).
Должностные обязанности сотрудников организационного управления и делопроизводителей органов, подразделений устанавливаются их должностными инструкциями.
5. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за исполнение, а также сохранность находящихся у них на исполнении (рассмотрении) документов.