178. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности органов администрации, образуют документальный фонд администрации.
179. Номенклатура дел является основой для составления описей дел органа администрации постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
180. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
181. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Иркутска, положением об органе администрации, штатным расписанием органа администрации, планами и отчетами о работе органа администрации, номенклатурой дел органа администрации за прошедший год, муниципальными нормативными актами города Иркутска, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности органа администрации.
182. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органа администрации, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.
183. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность органа администрации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
184. Номенклатура дел органа администрации (сводная) составляется делопроизводителем органа на основе номенклатур дел структурных подразделений органа администрации (далее - подразделения) по формам установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила), и утверждается руководителем органа администрации после согласования проекта сводной номенклатуры дел органа экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) отдела документационного обеспечения и архива (далее - муниципальный архив города Иркутска).
185. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.
Вновь созданное подразделение составляет номенклатуру дел подразделения не позднее месяца со дня его создания.
В случае изменения функций и структуры органа администрации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.
186. Номенклатура дел один раз в 5 лет согласовывается муниципальным архивом города Иркутска.
187. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа администрации являются наименования подразделений, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов.
188. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах: