Действующий

Об инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Астраханской области (с изменениями на 12 сентября 2024 года)



16. Организация документооборота


Организация документооборота в исполнительных органах осуществляется в ЕСЭД.


16.1. Прием, обработка и регистрация поступающей корреспонденции.


Прием и обработка поступающей Губернатору, вице-губернатору - руководителю администрации и в Правительство служебной корреспонденции осуществляется в отделе служебной корреспонденции.


Прием и обработка поступающей в исполнительные органы корреспонденции осуществляется сотрудниками исполнительных органов, в обязанности которых входит обработка служебной корреспонденции.


Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты и посредством МЭДО.


Узел МЭДО располагается в отделе служебной корреспонденции.


Поступающие в отдел служебной корреспонденции по МЭДО документы, адресованные руководителям исполнительных органов, перенаправляются адресатам в ЕСЭД.


Письма от исполнительных органов и их структурных подразделений принимаются в ЕСЭД.


При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать "Для пакетов".


При поступлении служебной корреспонденции от курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ, либо проставляется штамп с указанием даты поступления документа.


При поступлении по электронной почте документ не удаляется из электронной почты работника, получившего документ, до принятия исполнителем документа в работу.


16.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются.


При поступлении электронных документов электронная подпись документа идентифицируется работником, принявшим документ.


16.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах (в случае получения ошибочно доставленной корреспонденции - в трех экземплярах), один экземпляр акта отсылается отправителю. При получении по МЭДО документа, не соответствующего заявленным реквизитам, ошибочно доставленного, а также в других случаях, не позволяющих его регистрировать, в регистрации отказывается. При формировании уведомления об отказе в регистрации документа в электронном виде причина отказа в регистрации выбирается из перечня причин отказа в регистрации документа в электронном виде в соответствии с указаниями, приведенными в приложении N 3 к Требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденным приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 12.07.2024 N 611/96.