4.1. Хранение документов ДСП на материальных носителях осуществляется отдельно от документов общего делопроизводства, в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
4.2. Проверка наличия документов ДСП на материальных носителях проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя участника РСЭД. В состав комиссии обязательно включаются лица, ответственные за осуществление конфиденциального делопроизводства.
4.3. Исполненные документы ДСП группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа ДСП. Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции.
4.4. Экспертиза ценности документов ДСП проводится в целях уточнения или определения сроков хранения, отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения, уничтожения. Проведение такой экспертизы возлагается на постоянно действующую экспертную комиссию участника РСЭД.
4.5. Экспертизой ценности документов ДСП должны быть охвачены все дела и документы ДСП. К проведению экспертизы ценности конкретного дела или документа могут привлекаться должностные лица, имеющие доступ к данному делу либо документу.
4.6. Результаты работы постоянно действующей экспертной комиссии участника РСЭД по экспертизе ценности документов ДСП отражаются в протоколе заседания экспертной комиссии участника РСЭД и оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и документов, оставленных для дальнейшего хранения (далее - акт).
В акте отражаются все реквизиты выделенного к уничтожению документа ДСП, необходимые для его однозначной идентификации: вид документа, его краткое содержание, дата и регистрационный номер, номер экземпляра, количество листов в экземпляре, количество листов в приложении.
4.7. На основании акта делается отметка в ГИС РСЭД об уничтожении документа ДСП (дата и номер акта), удаляются вложения.
4.8. По результатам экспертизы ценности документов ДСП экспертная комиссия участника РСЭД может подготовить на имя руководителя участника РСЭД предложения о снятии грифа ДСП с документов, в т.ч. и по причине истечения установленного срока хранения.