1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов, их подготовки к передаче в архив и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и ее органах.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, приказами Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - Регламент администрации города), с учетом рекомендаций ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Стандарт), другими государственными стандартами на унифицированные системы документации.
1.3. Действие Инструкции распространяется на все органы администрации города, а также муниципальные учреждения и предприятия. Правила и порядок работы с документами, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех исполнителей.
1.4. Требования Инструкции применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в администрации города Тамбова в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации города Тамбова, Положением об организации личного приема граждан в администрации города Тамбова, положением об общественных приемных.
1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности администрации города Тамбова и ее органов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг, рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) администрации города, ее должностных лиц, муниципальных служащих и работников муниципальных учреждений, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области.
1.8. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в администрации города, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города осуществляются управлением делами администрации города.
1.9. Внедрение и сопровождение информационных технологий в органах администрации города производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением материально-технического обеспечения и информатизации администрации города.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органе администрации города, соблюдение установленных Инструкцией правил оформления и порядка работы с документами возлагается на руководителя органа администрации города либо на лицо, исполняющее его обязанности.
Ведение делопроизводства возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства), либо на муниципального служащего, обязанности, права и ответственность которого определяются должностной инструкцией (далее - делопроизводитель).
1.11. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого постановлением администрации города и определяющего задачи и функции.