В настоящее время система архивов органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций имеет сложную распределенную структуру. При этом практически каждая организация (ГлавАрхив города Москвы, организации стройкомплекса, отделы ЗАГС и т.д.) в предыдущие годы самостоятельно создавала системы электронных архивов, что привело к существенному различию в выборе технического и технологического пути развития. В число наиболее значимых городских информационных ресурсов входят:
1. Информационные ресурсы органов исполнительной власти г.Москвы и департаментов и управлений Правительства г.Москвы, включающие массивы социальной и кадровой информации, хранящиеся в архивах соответствующих ведомств, учреждений и организаций.
2. Архивный фонд г.Москвы. В настоящее время в систему Главархива Москвы входят 7 центральных архивов и 11 архивов кадровой документации, в которых всего хранится 26831 фонд, более 13 млн.ед.хр.
3. Информационные ресурсы системы научно-технической информации (ГСНТИ), в формировании которых участвуют более 14 специализированных организаций и центров.
4. Информационные ресурсы различных организаций города: градостроительного комплекса, ЗАГСов, сферы образования, культуры, промышленности и др.
Находящиеся в эксплуатации электронные архивы используют различные форматы хранения и представления данных, что затрудняет интеграцию систем в части обмена информацией и сквозного предоставления доступа к ней сторонним пользователям.
Одной из приоритетных задач ГЦП "Электронная Москва" является перевод информационного взаимодействия Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москва в электронный вид, за счет создания Единой системы электронных архивов документов.
Актуальность данной задачи подтверждается целым рядом нерешенных проблем:
1. Постоянный рост интенсивности запросов в службу "Одного окна" (более 10000 в год). Развитие службы сдерживается отсутствием доступа из информационных систем, использующихся службой "Одного окна", ко многим запрашиваемым документам, в связи с тем что они существуют только на бумаге и не имеют электронных копий.
2. Отсутствие электронных образов документов в Единой системе электронного документооборота Правительства Москвы затрудняет быстрое принятие правильных управленческих решений и снижает эффективность работы сотрудников.
3. В архивах органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций накоплен большой объем документов в бумажном виде, востребованных при отработке запросов граждан или текущей работе (нормативные и распорядительные документы, материалы градостроительного направления - чертежи, планы, землеотводы и т.д.), доступ к этим документам затруднен.
Также следует отметить отсутствие единой инфраструктуры архивного хранения электронных документов (ЭД) органов исполнительной власти, подписанных ЭЦП. Архивное хранение электронных документов производится соответствующими подразделениями в рамках систем электронного документооборота и прикладных систем отдельных ОИВ. С учетом все большей распространенности механизмов ЭЦП в городе, эффективным решением для создания единой инфраструктуры архивного хранения ЭД с ЭЦП органов исполнительной власти Москвы является построение Хранилища электронных документов, подписанных ЭЦП.