ГЦП "Электронная Москва" является комплексной программой, включающей реализацию крупных, комплексных и долгосрочных проектов, количество которых превышает несколько десятков. Реализация сложных проектных задач в рамках ГЦП "Электронная Москва" невозможна без оказания поддержки, как в части регламентного обеспечения, так и в части предоставления эффективных инструментов по управлению проектами. Использование соответствующих технологий и инструментов позволит снизить риски по неисполнению задач ГЦП "Электронная Москва", создаст эффективные механизмы контроля их исполнения, обеспечит результативность реализации технологических решений за счет совершенствования до соответствующего уровня нормативно-правовой и регламентной базы.
Автоматизация формирования, анализа и исполнения административных регламентов является одной из ключевых задач при реализации многих проектов, в том числе проектов по информационному обеспечению государственных услуг. Информационное обеспечение любого процесса начинается с анализа его сути и составления подробного описания. При составлении регламентов подготовки документов, выдаваемых в режиме "одного окна", были созданы формализованные описания, позволяющие автоматизировать процессы подготовки документов на единых принципах, а также стандартизовать нормативную базу регламентов. В качестве инструмента описания регламентов использовано средство моделирования и анализа бизнес-процессов ARIS. По всем документам, выдаваемым в режиме "одного окна", составлены графические модели информационного взаимодействия - регламенты. Разработана технология, позволяющая автоматизировать процессы выявления ошибок и несоответствий в описании регламентов, формировать текстовое описание в любом требуемом виде. Таким образом, решается задача формирования непротиворечивой унифицированной нормативной базы по документам. Наличие такой базы позволяет строить матрицы взаимосвязей различных процессов и оптимизировать информационные потоки между организациями и информационными системами, участвующими в процессе предоставления госуслуг. Решена задача автоматизации сопровождения внесения изменений в существующие регламенты теперь организация вносит изменения в наглядную графическую схему.
Все остальные действия, связанные с формализацией текстового описания в утвержденной форме, производятся автоматически. Регламенты подготовки документов разработаны на основании единых требований и в соответствии с федеральным законодательством. Это дает возможность использования созданной в Москве нормативной базы для любого субъекта РФ, выполняющего сходные функции по оказанию государственных услуг.
В 2005 году в городе Москве было проведено информационное обследование служб "одного окна" и разработаны графические модели, описывающие регламенты подготовки и выдачи 200 документов в режиме "одного окна", из которых 180 утверждены организациями - держателями "одного окна". В 2006 году в целях повышения эффективности регламентов и их последующей автоматизации проделана работа по их актуализации и оптимизации.
Приоритетным направлением работ по автоматизации формирования, анализа и исполнения является развитие технологии, и ее распространение на весь перечень государственных услуг.
Другой важной составляющей управления задачами, позволяющей повысить эффективность реализации ГЦП "Электронная Москва", является формализованная Система проектного управления ГЦП. Внедрение данной системы позволит обеспечить как эффективный контроль исполнения входящих в ГЦП проектов, так и взаимосвязь и своевременный обмен информацией и опытом между связанными направлениями ГЦП "Электронная Москва".
Система проектного управления позволит достичь следующих эффектов при реализации мероприятий ГЦП:
1. Экономия бюджетных средств за счет:
- эффективного анализа загрузки и распределения ресурсов;
- прогноза затрат и установления обоснованных сроков;
- снижения накладных расходов, связанных со сбором, обработкой, предоставлением и анализом отчетной информации.
2. Повышение эффективности управления как отдельно взятым проектом, так и ГЦП "Электронная Москва" в целом благодаря:
- применению инструментов эффективного планирования и контроля выполнения проектных работ;
- прозрачности процессов выполнения проекта (все участники понимают, на каком этапе находится проект, кто и какие действия должен произвести для его успешной реализации);
- повышению качества принятия решений, что обеспечивается оперативностью, полнотой и достоверностью информации, удобными механизмами анализа текущих показателей эффективности, возможностью проанализировать разнообразные варианты и гибко отреагировать на сложившуюся ситуацию.
3. Перевод процессов информационного обеспечения управления программой и коммуникаций на новый уровень за счет:
- исключения информационных разрывов между различными этапами жизненного цикла проектов;
- повышения персональной ответственности за ввод данных (ведение истории ввода данных и контроль этого процесса);
- возможности объединения всей информации в едином хранилище и обеспечения легкореализуемого доступа к требуемым данным.
4. Повышение качества работы, достигаемое в результате:
- улучшения качества управленческих решений;
- персонализации ответственности;
- организации требуемого уровня информативного и коммуникационного обеспечения;
- снижения влияния человеческого фактора.