2.1. Порядок работы при поступлении обращений о выдаче архивных копий
2.1.1. Обращения о выдаче копий архивных документов оформляются в произвольной форме и направляются в Департамент или его территориальные агентства. Примерный перечень прилагаемых к обращению документов приведен в приложении к Регламенту. Прием корреспонденции в Департаменте и его территориальных агентствах осуществляется в рабочие дни: понедельник-четверг с 9.30 до 17.30; пятница с 9.30 до 16.30.
2.1.2. Регистрация обращений осуществляется в трехдневный срок с момента их поступления Управлением по работе с документами и письменными обращениями граждан и территориальными агентствами Департамента в порядке, установленном Регламентом Департамента.
2.1.3. Обращения в трехдневный срок направляются на исполнение в Управление по работе с документами и письменными обращениями граждан, Управление экономической безопасности, территориальные агентства и функциональные подразделения Департамента, оформлявшие запрашиваемые документы.
2.1.4. Управление по работе с документами и письменными обращениями граждан в трехдневный срок осуществляет поиск запрашиваемых архивных документов, направляет в Управление экономической безопасности их копии или сведения об отсутствии документов.
2.1.5. Управление экономической безопасности совместно с территориальными агентствами и функциональными подразделениями Департамента, оформлявшими указанные в п.1.5 документы, в 10-дневный срок проверяет обоснованность обращений и принимает решение о направлении копий архивных документов заявителям.
2.2. Порядок выдачи заявителям копий архивных документов
2.2.1. Управление экономической безопасности Департамента готовит в письменном виде ответы заявителям с приложением копий запрашиваемых архивных документов, заверенных соответствующим штампом, или отказом в выдаче документов.
2.2.2. Основаниями для отказа заявителям в выдаче запрашиваемых документов являются:
- отсутствие запрашиваемых документов в Департаменте;
- отсутствие у заявителя правоустанавливающих документов по запрашиваемым объектам недвижимости;
- отсутствие каких-либо документов, указанных в приложении к настоящему Регламенту;
- немотивированное обращение.
2.2.3. Отказ в выдаче копий запрашиваемых архивных документов должен быть мотивированным и по возможности содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя.
2.2.4. Управление по работе с документами и письменными обращениями граждан в трехдневный срок в установленном порядке регистрирует ответ и направляет заявителям. Ответ может быть выдан на руки заявителю через приемную Департамента при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и в случае необходимости доверенности, подтверждающей полномочия на совершение действий от имени физического или юридического лица.