2.1. Положение о группе СФД - это правовой акт, устанавливающий статус подразделения, его структуру, задачи и функции, права и ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями предприятия (учреждения, организации).
Положение разрабатывается как для постоянно действующей (штатной), так и для временно действующей (на период выполнения задач) группы СФД.
2.2. Положение о группе СФД разрабатывается руководителем группы с участием сотрудников кадровой, финансовой и юридической служб предприятия, согласовывается с руководителями этих служб и утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке предприятия (учреждения, организации) и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, место издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
2.3. Текст положения о группе СФД включает следующие разделы:
- общие положения (в нем приводится полное официальное наименование группы и указываются дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует группа СФД; порядок назначения должностных лиц и освобождения от должности; нормативные правовые акты, которыми руководствуется группа в своей практической деятельности);
- основные задачи (формулируются цели, которые группа должна достичь в своей работе);
- функции (устанавливаются конкретные виды работ);
- структура и состав группы (раскрываются подразделения или должности, входящие в состав группы, порядок их подчиненности);
- права и обязанности (указываются действия, которые может и обязана выполнять группа для осуществления своих функций);
- ответственность (устанавливается дисциплинарная, административная и уголовная ответственность, которую может понести руководитель и члены группы);
- взаимоотношения (указываются другие подразделения, с которыми группа тесно сотрудничает; дается краткое описание такого сотрудничества). Положение о группе СФД подписывает руководитель группы СФД и утверждает руководитель предприятия (учреждения, организации).
Положение разрабатывается на основании Типового положения о группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства, рекомендованного распоряжением первого заместителя мэра Москвы в правительстве Москвы.
2.4. Начальник группы СФД объекта назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя предприятия (организации) по представлению заместителя руководителя, отвечающего за мобилизационную работу, или по персоналу. Начальник группы СФД в своей служебной деятельности подчиняется заместителю руководителя предприятия, отвечающему за мобилизационную работу, а при отсутствии такового - непосредственно руководителю или одному из его заместителей.
Начальник группы СФД разрабатывает положение о группе и должностные инструкции ее сотрудникам, обеспечивает подбор и расстановку кадров, организует и координирует работу группы. Планирует работы по подготовке и поставке документов для создания страхового фонда документации предприятия, бюджет группы и осуществляет контроль за их исполнением. Организует и проводит мероприятия, способствующие профессиональной подготовке сотрудников группы и специалистов предприятия, привлекаемых к подготовке документов для создания СФД.
В состав штатной группы СФД подбираются сотрудники из числа специалистов, имеющих необходимую квалификацию и опыт работы с технической документацией по производству военной и другой продукции, строительства и эксплуатации зданий, обращения с документами, являющимися национальным научным, культурным и историческим наследием. Работники группы СФД назначаются на должности и освобождаются от них приказом руководителя предприятия по представлению начальника группы.
2.5. В своей деятельности группа СФД руководствуется:
- законами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда документации (приложение 5);
- коллективным договором;
- соглашением по охране труда;
- уставом предприятия;
- положением о группе страхового фонда документации предприятия.
2.6. Группа СФД предприятия решает следующие основные задачи:
- планирование проводимых на предприятии мероприятий по созданию и ведению страхового фонда документации;
- определение перечней документации для создания СФД;
- отбор, подготовка, комплектование и отправка документов на обработку в специальную лабораторию;
- актуализация (приведение состава и содержания страховых документов в соответствие с текущим состоянием действующих документов) страхового фонда документации (по вопросам, входящим в компетенцию предприятия);
- учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность перед вышестоящей инстанцией.
2.7. Для решения перечисленных в пункте 2.6 задач на группу СФД предприятия могут возлагаться следующие основные функции: