13.1. Общие требования к оформлению документов
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются органами исполнительной власти города Москвы и структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе настоящего Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, членов Правительства Москвы изложены в п.3.2.2 настоящего Регламента.
Документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы оформляются на бланках документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в установленном порядке (образцы оформления писем приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в текстовом редакторе, совместимом с "Word for Windows" (версия 7.0 и последующие), с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Правительства Москвы от 22 мая 2012 года N 238-ПП. - См. предыдущую редакцию)
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
13.1.1. Бланки документов
13.1.1.1. Бланки документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), бланки резолюций - А5 и А6 (105 х 148 мм). Для использования в системе электронного документооборота разрабатываются электронные бланки писем.
(Пункт 13.1.1.1 в редакции, введенной в действие постановлением Правительства Москвы от 27 октября 2015 года N 709-ПП. - См. предыдущую редакцию)
13.1.1.2. Управление по организации работы с документами Правительства Москвы разрабатывает макеты бланков документов, составляет и представляет на утверждение заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы альбом бланков документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Эталон альбома хранится в Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы, контрольный экземпляр находится в Финансово-хозяйственном управлении Мэрии Москвы.
13.1.1.3. В Аппарате Мэра и Правительства Москвы утверждены следующие бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица исполнительной власти города (Мэра Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, управляющего делами Мэра и Правительства Москвы и т.п.). Применение указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке письма;
(Дефис в редакции, введенной в действие постановлением Правительства Москвы от 22 мая 2012 года N 238-ПП. - См. предыдущую редакцию)
- Правительства Москвы. Применение бланка допускается Мэром Москвы и членами Правительства Москвы;
- Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Применение бланков допускается заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы и его заместителями, а также руководителями структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и их заместителями;
- структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Применение бланков допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений, а также специалистами, которым предоставлено право подписи;
- коллегий, советов и комиссий города Москвы, Мэра Москвы и Правительства Москвы (при Мэре Москвы и Правительстве Москвы). Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных рабочих органов.
13.1.1.4. При оформлении писем на имя Мэра Москвы за подписью членов Правительства бланки документов не применяются, при этом в подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы бланки документов не применяются.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Правительства Москвы от 27 октября 2015 года N 709-ПП. - См. предыдущую редакцию)
Переписка между членами Правительства Москвы может осуществляться как с использованием бланка письма, например, когда член Правительства Москвы является одновременно руководителем органа исполнительной власти города Москвы, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.
13.1.1.5. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Мэра Москвы, членов Правительства Москвы, должностных лиц Аппарата Мэра и Правительства Москвы в сторонние организации, и при направлении в адрес Мэра Москвы, членов Правительства Москвы документов за подписью руководителей органов исполнительной власти города Москвы и лиц, официально их замещающих.
При переписке между органами исполнительной власти города Москвы, а также между структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органами исполнительной власти города Москвы применение бланков документов обязательно.