6.1. При создании страхового фонда документы, подлежащие микрофильмированию, должны оцениваться с точки зрения качества отображения их информационного содержания и физического состояния материальной основы документа.
6.2. Документы, предназначенные для микрофильмирования, должны быть актуализированы (то есть должны быть внесены все изменения) по состоянию на момент их представления и соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002-2003.
Основные требования к изобразительным качествам документов, подлежащих микрофильмированию, приведены в приложении 1.
6.3. Документация, не отвечающая требованиям ГОСТ 13.1.002-2003, частично или в полном объеме дорабатывается, реставрируется или восстанавливается организацией - поставщиком документации и заверяется соответствующими подписями на предмет ее достоверности (подлинности).
Доработку ветхой и изношенной документации рекомендуется выполнять, по возможности, тем же способом, которым выполнен документ, а ее восстановление проводить с максимальным использованием компьютерных технологий.
6.4. В случаях невозможности повысить качественные показатели документации (относится к историко-культурным или архивным документам) до уровня требований, указанных в приложении 1, или нецелесообразности (большие объемы чертежно-графических, технических, проектных и других видов документов, изготовленных до введения систем государственных стандартов, регламентирующих процессы их изготовления и обращения (ЕСКД, ЕСТД, СПДС, ЕСПД и др.) организуется и проводится экспертиза.
6.5. Экспертиза документации, не отвечающей требованиям установленных норм и правил, проводится с целью оценки изобразительных качеств, физического состояния документов и определения допустимого уровня качества для принятия решения о допуске их к микрофильмированию с отметкой на документе "Документ пониженного качества".
Основные задачи экспертизы:
- оценка качества изображения информации на документе;
- оценка материалов, на которых выполнено изображение, и степени их влияния на результат микрофильмирования;
- оценка возможности микрофильмирования документации.
6.6 Экспертиза организуется по решению руководителя организации - поставщика документации, для чего издается соответствующее распоряжение. В нем определяются:
- цель, задачи и объем документации, подлежащей экспертизе;
- председатель экспертной комиссии и состав рабочей группы;
- состав и порядок формирования экспертной группы;
- порядок, сроки, место работы экспертной комиссии и представления результатов экспертизы;
- порядок оплаты работы экспертов;
- контроль за выполнением распоряжения и др. вопросы.
6.7. Для общего руководства экспертными работами назначается экспертная комиссия во главе с председателем - представителем организации - поставщика документации. В составе комиссии создаются две группы: рабочая и экспертная.
Рабочую группу может возглавлять председатель экспертной комиссии или руководитель группы СФД объекта. В его подчинение выделяются технические работники, осуществляющие подготовку материалов для экспертов, обработку результатов их работы и формулировку заключения экспертной комиссии.
Экспертную группу составляют независимые эксперты - специалисты головных организаций, служб видов СФД и специальных лабораторий, непосредственно осуществляющих микрофильмирование документации в системе ТСФД г.Москвы.
Руководитель рабочей группы формирует экспертную группу, для чего:
- составляет предварительный список организаций, от которых необходимо пригласить экспертов;
- согласует с руководителями этих организаций персональный состав экспертов;
- получает согласие экспертов для участия в экспертизе и уведомляет их о времени и месте работы;
- составляет окончательный список экспертной группы.
Число экспертов в экспертной группе должно быть не менее трех.
Подбор конкретных экспертов проводится руководителями технических служб головных организаций, служб видов СФД и специальных лабораторий, осуществляющих микрофильмирование документации, по запросу организации -поставщика документации. Оценка кандидатов в эксперты может осуществляться на основе анализа результатов их прошлой деятельности в качестве экспертов по данной проблеме, коллективной оценки или самооценки кандидата в эксперты. Наиболее предпочтительным и объективным является способ оценок прошлой деятельности.