13. Решение о награждении ведомственными наградами принимается руководителем Росархива на основании ходатайства о награждении, представляемого:
главами субъектов Российской Федерации;
руководителями федеральных органов исполнительной власти;
уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;
руководителями подведомственных Росархиву организаций;
руководителями структурных подразделений Росархива.
14. Ходатайство о награждении ведомственными наградами возбуждается по месту основной работы (службы) представляемого к награждению, составляется в произвольной форме.
При представлении к награждению нескольких кандидатур ходатайство оформляется общим списком.
15. К ходатайству о награждении ведомственными наградами прилагаются:
а) оформленный наградной лист (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Порядку);
б) копия первой страницы паспорта лица, представляемого к награде;
в) копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
г) решение коллегиального органа организации (выписка из протокола собрания коллектива), в котором работает представляемый к награждению;
д) письменное согласие лица, представляемого к награждению, на обработку персональных данных, содержащихся в документах о награждении ведомственной наградой (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Порядку);
е) решение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, обратившегося с ходатайством о награждении ведомственными наградами.
16. К ходатайству об объявлении Благодарности коллективу организации (органа) прилагаются:
справка о деятельности организации (органа) и достижениях коллектива;
архивная справка, подтверждающая дату основания организации (органа);
историческая справка, содержащая сведения о реорганизациях, переименованиях с указанием изменений организационно-правовой формы организации (органа) в хронологическом порядке со ссылками на основания - нормативные правовые документы;
копия документа о государственной регистрации юридического лица.
17. Ходатайства о награждении ведомственными наградами, инициированные лицами, указанными в пункте 13 настоящего Порядка, направляются на имя руководителя Росархива.
18. Наградные материалы представляются не позднее, чем за 4 месяца до дня предполагаемого награждения.
19. Организация работы по награждению ведомственными наградами осуществляется Отделом кадров Росархива.
20. В процессе рассмотрения наградных материалов Росархив имеет право запрашивать дополнительные документы (материалы) у организации (органа), представившего ходатайство, с целью конкретизации информации и заслуг кандидата.
21. Поступившие в Отдел кадров Росархива ходатайства на иных лиц, оказывающих содействие в решении задач, возложенных на Росархив, направляются на согласование в заинтересованные структурные подразделения Росархива в соответствии с характером деятельности лица, представленного к награждению.
22. Ходатайства, оформленные с нарушением требований, установленных настоящим Порядком и положениями о ведомственных наградах, а также ходатайства, в которых имеются исправления и неточности, возвращаются организациям (органам), их представившим.