N п/п

Объекты контроля (надзора)

Обязательные требования

I. Обеспечение сохранности архивных документов

1

Помещения архива

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

2

Организация хранения

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

3

Охрана архива

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Охранный режим обеспечивается путем соблюдения установленного руководителем организации порядка сдачи под охрану и снятия с охраны архивохранилищ и других помещений архива организации, где постоянно или временно хранятся архивные документы (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

4

Физическая сохранность документов

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа (часть 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ).

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

В архивохранилище для хранения документов устанавливаются параметры температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажном носителе - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха - 50-55% (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

В архивохранилище запрещается хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Проведение проверки наличия и состояния архивных документов в сроки, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, оформление ее результатов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

5

Порядок выдачи дел

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется: заказом (служебной запиской) на выдачу дел; актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Продление сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/ обеспечении сохранности документов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

II. Организация учета архивных документов

6

Учет архивных документов

В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;

список фондов;

лист фонда;

опись дел, документов;

реестр описей (часть 1 статьи 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

III. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

7

Комплектование архива

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива (часть 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК). ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, составляют описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают сохранность этих дел (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

После утверждения и согласования Экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел по форме, установленной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование Экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

IV. Организация работы с запросами пользователей архивными документами

8

Использование архивных документов

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя (части 3 и 4 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя (части 3 и 4 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются по форме, установленной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Сведения в них должны соответствовать сведениям, содержащимся в архивных документах (части 3 и 4 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ).