159. В случае если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.
160. Электронные копии документов, связанные с электронными делами, указанными в пункте 159 Правил, подлежат передаче на архивное хранение. Каждая электронная копия документа, связанная с электронным делом, указанным в пункте 159 Правил, должна состоять из следующих структурных элементов:
а) файлов электронных копий документа на бумажном носителе и приложений к нему (при наличии) в формате архивного хранения PDF/A;
б) файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) и информацию о копийности документа.
161. Файл описания электронной копии документа, связанной с электронным делом, указанным в пункте 159 Правил, кроме данных, указанных в пункте 141 Правил, включает в себя данные о том, что передаваемый документ является копией.
162. Дела (тома дела), включающие документы на бумажном носителе, в том числе электронные копии документов, и электронные документы, связанные с электронными делами по номенклатуре дел, вносятся в описи дел, документов, описи электронных документов в соответствии с видом их носителя. В графе "Примечания" описей отражаются ссылки на архивные шифры тома (томов) дела на другом носителе.
В предисловиях к описям дел, документов, электронных документов указывается информация о связанных описях.