Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях

VIII. Обеспечение сохранности архивных документов

94. На обложке единицы хранения документов на бумажном носителе указывается архивный шифр в соответствии с пунктом 45 Правил.

Единицы хранения должны размещаться в архивохранилище на стеллажах или в шкафах (сейфах).

Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы в каждом архивохранилище в порядке слева направо от входной двери, полки на стеллажах должны быть пронумерованы по шкафам в порядке - слева направо, сверху вниз.

При отсутствии в органе местного самоуправления, организации архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах.

95. Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях: постеллажном (рекомендуемый образец приведен в приложении N 13 к Правилам), и, при наличии более одного фонда, пофондовом (рекомендуемый образец приведен в приложении N 14 к Правилам).

При ведении топографического указателя один его экземпляр должен храниться у работника архива (лица, ответственного за архив), второй - размещаться в соответствующем архивохранилище.

Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища.

96. Изменения, происходящие в размещении единиц хранения, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

97. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке.

Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет).

________________

Пункт 2.9 постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности" (далее - постановление N 1233).

Проверка наличия электронных архивных документов должна производиться в соответствии с пунктами 152, 153 Правил; аудиовизуальных документов - пунктом 167 Правил.

98. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) назначается:

а) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив);

б) при подготовке архивных документов к передаче в государственный (муниципальный) архив (для государственного органа, органа местного самоуправления, а также для организации, выступающей источником комплектования);

в) после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

г) при реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

99. Проверка наличия документов проводится двумя работниками архива (лицом, ответственным за архив, и иным специально назначаемым работником) посредством визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи описи дел, документов с заголовком (описанием) на обложке единицы хранения.

100. Проверка наличия документов включает:

а) выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей;

б) установление фактического наличия единиц хранения в соответствии с архивными учетными документами;

в) выявление неправильно оформленных единиц хранения (дел);

г) выявление и постановку на учет документов и единиц хранения, требующих физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки;

д) организацию розыска отсутствующих документов.

101. При проверке наличия документов необходимо:

а) сохранять порядок расположения единиц хранения согласно топографическим указателям;

б) помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;