Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов (с изменениями на 9 августа 2023 года)

V. Правила выдачи нотариальных документов из нотариального архива, архивных справок

18. Лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ, нотариальным архивом выдаются (представляются):

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 51, ст.6699; 2022, N 29, ст.5306.

сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

архивная копия нотариального документа.

19. Срок исполнения запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления и нотариусов составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.

Срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

Срок выдачи архивной справки, предоставления иной информации из архива составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

В отдельных случаях при затрудненном поиске в отсутствие точных данных срок исполнения может быть определен нотариальной палатой, но не более 30 календарных дней.

20. Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются заявителям (лицам, обращавшимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами, в соответствии с письменным запросом (рекомендуемые образцы запросов приведены в приложении N 1 к настоящим Правилам) на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя в виде резолюции.

________________

Абзац третий статьи 5 Основ (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 1, ст.57).

Оригиналы архивных нотариальных документов выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с частью четвертой статьи 5 Основ на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя.

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 41, ст.4845; 2021, N 1, ст.57.

21. Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов) в письменном виде, архивной справки, архивной копии нотариального документа из нотариального архива регистрируется в электронном журнале обращений в нотариальный архив в соответствии с установленным в нотариальной палате порядком делопроизводства.

22. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная карта-заместитель (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящим Правилам). При возвращении документа карта-заместитель изымается и хранится в нотариальном архиве до минования надобности.

23. При наличии информационной архивной системы учет выдачи документов из нотариального архива ведется в электронном виде.

24. Не выдаются из нотариального архива документы:

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

не прошедшие технического оформления и описания;

в случае если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

25. Перед выдачей и при возвращении документов в нотариальный архив проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа.

26. Состояние документов, возвращаемых в нотариальный архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.

При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов работник нотариального архива сообщает об этом руководству и отражает данный факт в карте-заместителе.

27. Архивная справка оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия "Архивная справка", подписывается уполномоченным работником нотариального архива и заверяется печатью нотариальной палаты для архивных документов. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").