Управление информацией отличается от производства и доставки информации, но тесно с ними связано. Управление информацией применяется на протяжении всего жизненного цикла актива. Для исполнения функций управления информацией должны быть выбраны наиболее подходящие организации (из среды заказчика работ, исполнителей работ, ведущих исполнителей работ), а заключение контрактов с новыми сторонними организациями не обязательно.
Объем управляемой информации обычно возрастает как на стадии капитального строительства, так и на стадии эксплуатации. Однако только необходимая информация должна быть доступна или передаваться между стадиями эксплуатации и капитального строительства (и наоборот).
Процесс управления информацией начинается каждый раз, когда формируется контракт о выполнении нового проекта капитального строительства или эксплуатации актива, независимо от того, является ли этот контракт официальным или неофициальным. Этот процесс включает в себя подготовку требований к информации, рассмотрение предполагаемых исполнителей в отношении управления информацией, первоначальное и детальное планирование того, как и когда будет осуществляться доставка информации, а также рассмотрение результатов доставки информации на их соответствие требованиям к информации до их интеграции с системами эксплуатации. Процесс управления информацией должен быть пропорционален масштабу и сложности деятельности по управлению проектом или активами.
Требования к информации постепенно доводятся до наиболее подходящего исполнителя в составе группы исполнителей. Результаты производства информации сопоставляются ведущим исполнителем (перед их доставкой заказчику работ) с требованиями обмена информацией. Требования по обмену информацией также применимы при передаче информации между ведущими исполнителями, если это было согласовано с заказчиком работ.
Рабочий процесс среды общих данных используется для поддержки совместного производства, управления, предоставления общего доступа и обмена всей информацией на стадиях эксплуатации и капитального строительства.
Информационные модели, содержащие объединенные результаты производства информации, как результат рабочего процесса среды общих данных, содержат информацию, предназначенную для всех заинтересованных сторон.
В процессе управления информацией количество и описание стадий жизненного цикла активов (закрашенные прямоугольники на рисунке 11), точек обмена информацией (закрашенные круги) и точек принятия решений (ромбы) должны отражать практику, сложившуюся на национальном уровне, требования заинтересованных сторон и заказчиков и любые контракты или требования, касающиеся доставки проектов или управления активами.
Эти понятия и принципы обобщены на рисунке 11.
Рисунок 11 - Обзор процессов управления информацией