ГОСТ Р ИСО 13008-2015

     

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация

ПРОЦЕССЫ КОНВЕРСИИ И МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Information and documentation - Digital records conversion and migration process

     

ОКС 01.140.20

Дата введения 2016-10-01

     

Предисловие

Сведения о стандарте

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "ЭОС Тех" на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 21 июля 2015 г. N 924-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012* "Информация и документация. Процесс конверсии и миграции электронных документов" (ISO 13008:2012 "Information and documentation - Digital records conversion and migration process")

________________
     * Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов и документов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Вступление

Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций-членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических комитетах ИСО. Каждая организация-член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. В этой работе совместно с ИСО также принимают участие международные правительственные и неправительственные организации. ИСО тесно сотрудничает с Международной Электротехнической Комиссией МЭК (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 2 Директив ИСО/МЭК.

Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям-членам ИСО на голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций-членов ИСО, принявших участие в голосовании.

Следует иметь в виду, что некоторые элементы данного международного стандарта могут быть предметом защиты в рамках патентного права. ИСО не несет ответственности за идентификацию соответствующих патентных прав.

ИСО 13008 был подготовлен техническим подкомитетом SC 11 "Управление документами и архивными документами" технического комитета ISO/TC 46 "Информация и документация".

Введение

Настоящий стандарт дает рекомендации по проведению конверсии документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Он содержит соответствующие требования в плане управления документами, а также описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга/использования мер контроля над ходом процессов. В стандарте для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные методологии, при этом затрагиваются такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и контроль качества (валидация).

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 "Информация и документация. Процесс конверсии (миграции) электронных документов" (ISO 13008:2012 Information and documentation - Digital records conversion and migration process), который был разработан на основе подготовленного международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International национального стандарта США ANSI/ARMA 16-2007 "Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры" (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures).

В связи с быстрыми темпами изменения технологий многие документы в электронной форме в какой-то момент времени необходимо будет преобразовать (провести конверсию) из одного формата в другой или переместить (мигрировать) из одной системы в другую для обеспечения их непрерывной доступности и пригодности к обработке.

Это не означает, что конверсия и миграция являются единственно возможными способами обеспечения долговременной сохранности электронных документов (электронной сохранности). Существует или разрабатывается ряд других методов, таких, как эмуляция, но в настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения электронной сохранности. Хотя в настоящем стандарте тема электронной сохранности специально не рассматривается, однако особенности процессов конверсии и миграции могут повлиять на выбор стратегии электронной сохранности. Отношение организации к документам и документированию является основным фактором, влияющим на то, как в ней будут налажены процессы конверсии и миграции (включая выбор используемого формата, необходимого уровня контроля и т.д.). На момент разработки настоящего стандарта ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности не был признан предпочтительным. Учреждения и организации тем не менее признают полезность стандартизированных процедур; и для изучения и исследования методов обеспечения электронной сохранности, в том числе конверсии, миграции, эмуляции и обновления носителей, был создан ряд испытательных стендов и целевых групп с тем, чтобы определить, какие методы лучше всего работают.

Конверсия и миграция представляют собой отдельные методы обеспечения сохранности электронных документов. Их важно реализовывать на практике управляемым образом, во избежание деградации или потери аутентичности документов, их надежности, целостности и пригодности к использованию, обеспечивая тем самым сохранение доверия к документам и их юридической значимости (авторитетности документов), как это описано в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, пункты 7.2.2-7.2.5. Настоящий стандарт описывает компоненты программ, вопросы планирования, делопроизводческие требования и процедуры, используемые для осуществления конверсии и миграции электронных документов таким образом, чтобы сохранялись их аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию и чтобы эти документы продолжали служить в качестве свидетельств деловых транзакций.

С самого начала следует отметить, что для выполнения требований к управлению документами не обязательно реализовать все рекомендованные в настоящем стандарте процедуры. Решение о том, какие именно процедуры внедрять, зависит от таких факторов, как тип планируемой конверсии или миграции и уровень риска, который организация готова принять. Кроме того, организациям рекомендуется учесть в требованиях к управлению корпоративными электронными документными системами свои перспективные планы проведения дальнейших конверсии и миграций документов.

Прежде чем приступить к выполнению проекта конверсии или миграции, нужно, чтобы играющие ключевую роль в этом процессе лица были ознакомлены с делопроизводческими требованиями, под которыми в сфере управления документами и информацией понимается соблюдение ряда принципов, относящихся к целостности документов, их аутентичности, надежности и пригодности к использованию. Соблюдение этих принципов обеспечивает сохранение контента (содержания), контекста и структуры документа, а также исключает возможность компрометации конкретного документа как свидетельства деловой деятельности. Эти принципы применимы вне зависимости от сроков хранения документов.

В настоящем стандарте специально не рассматриваются конверсия и миграция, выполняемые в рамках обычной повседневной деловой деятельности, а не в виде проектов.

     1 Область применения

В настоящем стандарте рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и миграции электронных документов (включающих электронные объекты и метаданные) с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств деловых транзакций. Эти электронные документы могут находиться в специальном хранилище либо активно использоваться в деловой деятельности.

Описанные в настоящем стандарте процедуры не охватывают в полной мере такие темы, как:

- системы резервного копирования;

- обеспечение долговременной сохранности электронных документов;

- функциональные возможности доверенных электронных хранилищ;

- процесс конверсии материалов из аналоговых в электронные и из электронных в аналоговые форматы.

     2 Нормативные ссылки

Перечисленные ниже документы*, на которые в тексте имеются ссылки, необходимы при применении данного стандарта. Для ссылок, в которых указана дата, применяется только упомянутая версия документа. Для ссылок без указания даты нужно использовать последнюю версию соответствующего документа (включая имеющиеся поправки):

_______________

* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1, Information and documentation - Records management - Part 1: General);

ИСО 23081-2 Информация и документация. Управление метаданными документов. Часть 2. Концептуальные вопросы и вопросы реализации (ISO 23081-2, Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues).

     3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации

[ИСО 15489-1:2001, определение 3.1].

_________________

См. также ГОСТ Р ИСО 15489-1:2001*, определение 3.4 (разработчик).

________________

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. - Примечание изготовителя базы данных.

3.2 атрибут (attribute): Характеристика объекта или сущности.

Примечание - На основе определения, данного в ИСО/МЭК 11179-3:2003.

_________________

См. также ГОСТ Р ИСО/МЭК 11179-1-2010, определение 3.1.1 (разработчик).

3.3 аутентичность (authenticity): Аутентичным является документ, в отношении которого может быть доказано, что он является именно тем, чем претендует быть, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Примечание - Данное понятие подробнее объясняется в ИСО 15489-1-2007, пункт 7.2.2.

3.4 контент; содержание (content): Существенная информация, содержащаяся в информационном объекте

[МЭК 82045-1:2001, определение 3.2.2].

_________________

См. также ГОСТ Р 54989-2012, определение 3.3 (разработчик).

3.5 конверсия (документов) [синонимы: конвертация, конвертирование] (conversion): Процесс преобразования документов из одного формата в другой с сохранением их свойств как документов.

_________________

См. также ИСО 30300:2011, определение, данное в 3.3.3. Настоящее определение отражает текущую точку зрения профильного технического комитета ИСО и отличается от определения, данного в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В новой редакции ИСО 15489, публикация которой планируется в 2015 г., определение данного термина будет приведено в соответствие с определением в ИСО 30300:2011 (разработчик).

3.6 очистка данных (data cleansing): Процесс анализа и корректировки данных, обеспечивающий представление данных в стандартизованном формате.

Примечание - Потребность в корректировке может возникнуть вследствие неполноты данных, некорректного форматирования, устаревания, дублирования и т.д. Она часто выполняется перед слиянием наборов данных и перед проведением конверсии данных из одной системы или базы данных в другую.

3.7 объект данных (data object): Отдельная группа данных, рассматриваемая как единый объект и представляющая собой экземпляр известной (или полагаемой известной) структуры данных/класса

[ИСО/МЭК 2382-17:1999, определение 17.01.11].

3.8 эмуляция (emulation): Такое использование системы обработки данных для имитации работы другой системы обработки данных, чтобы имитирующая система работала с теми же данными, исполняла те же программы и выдавала те же результаты, что и имитируемая система.

Примечание - На основе определения, данного в ИСО/МЭК 2382-1:1993.

_________________

См. также определение 01.06.02 (разработчик).

3.9 шифрование (encryption): Обратимое преобразование данных с помощью криптографического алгоритма для создания зашифрованного текста с целью защиты информации (обеспечения конфиденциальности).

Примечание - На основе определения, данного в ИСО/МЭК 18033-1:2005.

_________________

См. также ГОСТ Р 54412-2011, В.5.4 (разработчик).

3.10 файловый формат (file format): Внутренняя структура и/или кодировка файла определенного типа, которая может быть отображена или интерпретирована единообразным, предсказуемым и осмысленным образом посредством использования соответствующего программного обеспечения и/или оборудования, рассчитанного на поддержку этого формата.

Примечание - Файл может (но не обязан) представлять собой либо пустой, либо содержащий один или несколько файлов различных форматов контейнер. Файловые форматы могут определяться как спецификациями, так и базовыми для них программными системами. Многие файловые форматы существуют в нескольких версиях, каждая из которых на практике используется с небольшими вариациями. При идентификации файлового формата предпочтительно использовать гибкий, а не строгий подход, но при этом достаточно точный для того, чтобы различить версии формата, отличия которых друг от друга существенным образом влияют на интерпретацию данных.