ГОСТ Р ИСО 30301-2014

     

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

Системы менеджмента записей. Требования

Information and documentation - Management systems for records - Requirements

ОКС 03.120.10*

______________

* В ИУС 5-2015 ГОСТ Р ИСО 30301-2014

приводится с ОКС 01.140.20, здесь и далее

по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.      

Дата введения 2015-03-01

     

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом "Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации" (ОАО "ВНИИС") на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 076 "Системы менеджмента"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 мая 2014 года N 460-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011* "Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования" (ISO 30301:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Requirements").

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в справочном Приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (Раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Успех функционирования организации в существенной степени зависит от внедрения и поддержания в работоспособном состоянии системы менеджмента, которая предназначена для постоянного улучшения эффективности деятельности и одновременного удовлетворения нужд всех заинтересованных сторон. Системы менеджмента основаны на методологиях, помогающих в принятии решений и в управлении ресурсами для достижения целей организации.

Формирование и ведение записей являются неотъемлемой частью деятельности, процессов и систем любой организации. Они обеспечивают эффективность деятельности, возможность ведения учета, менеджмент рисков и устойчивость функционирования организации. Они также дают возможность организациям извлекать выгоду из ценности своих информационных ресурсов как производственных, коммерческих и интеллектуальных активов и содействовать сохранению коллективной памяти в условиях глобальной и цифровой среды.

Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют возможность высшему руководству применять системный и надежный подход к управлению организацией в условиях, стимулирующих надежную деловую практику.

Стандарты на системы менеджмента записей, разрабатываемые ИСО/ТК 46/ПК 11, призваны помогать организациям всех видов и масштабов или группам организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность, во внедрении, использовании и совершенствовании результативных систем менеджмента записей (далее - СМЗ). СМЗ направляет и контролирует организацию с целью выработки политики и определения задач, связанных с ведением записей, и решения этих задач. Это осуществляется за счет использования:

a) строго определенных функций и обязанностей;

b) систематизированных процессов;

c) измерений и оценивания;

d) анализа и совершенствования.

Осуществление политики ведения записей и решение задач, полностью основанных на требованиях организации, будут способствовать формированию достоверной и надежной информации и получению подтверждений о предпринимательской деятельности, ведению такой информации и предоставлению ее тем, кто в ней нуждается, в течение необходимого периода времени. Успешная реализация надежной политики ведения записей и решение соответствующих задач способствуют формированию записей и созданию систем управления записями, отвечающих всем целям организации.

Внедрение СМЗ в организации также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений, принимаемых ответственными руководителями, и осознание общественных интересов.

Стандарты на СМЗ разрабатываются ИСО/ТК 46/ПК 11 в рамках стандартов на системы менеджмента (ССМ) для обеспечения совместимости с другими ССМ и использования общих элементов и методологии. ИСО 15489 и другие международные стандарты и технические отчеты, также разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, служат основными инструментами проектирования, внедрения, мониторинга и совершенствования документооборота и управления записями, осуществляемых в рамках СМЗ, когда организации принимают решение о внедрении методологии ССМ.

Примечание - ИСО 15489 является основополагающим стандартом, систематизирующим оптимальные методы ведения записей.

На Рисунке 1 показана структура стандартов на СМЗ, разрабатываемых ИСО/ТК 46/ПК 11, которые либо уже опубликованы, либо находятся в стадии подготовки.

Эти стандарты предназначены для использования:

- высшим руководством, принимающим решения о формировании и внедрении систем менеджмента в рамках своей организации;

- персоналом, отвечающим за внедрение СМЗ, в частности, специалистами по менеджменту рисков, аудитам, документообороту, информационным технологиям и информационной безопасности.

СМЗ определяет требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и основных участников) к ведению записей и путем использования необходимых процессов формирует записи, удовлетворяющие этим требованиям и ожиданиям.

На Рисунке 2 показаны структура СМЗ и связи с потребителями и основными партнерами.

Рисунок 1 - Стандарты на системы менеджмента записей, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, и родственные международные стандарты и технические отчеты

Рисунок 2 - Структура СМЗ

     1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования, которым должна отвечать СМЗ, чтобы помочь организации в выполнении своих обязательств, назначения, стратегии и достижении целей. Настоящий стандарт касается разработки и реализации политики и целей ведения записей и предоставляет сведения о результатах измерений и мониторинга.

СМЗ может создаваться организацией или группой организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность. Используемый в настоящем стандарте термин "организация" не ограничивается одной организацией, а включает и другие организационные структуры.

Настоящий стандарт применим к любой организации, желающей:

a) сформировать, внедрить, поддерживать в работоспособном состоянии и совершенствовать СМЗ в поддержку своей основной деятельности;

b) удостовериться в правильности проведения своей заявленной политики ведения записей;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

1) проведения самооценки и самодекларирования;

2) запрашивания подтверждения своего самодекларирования у сторонней организации;

3) обращения к сторонней организации на предмет проведения сертификации своей СМЗ.

Настоящий стандарт может применяться наряду с другими стандартами на системы менеджмента (ССМ). Он особенно полезен для демонстрации выполнения требований других ССМ к документации и записям.

     2 Нормативные ссылки

Приведенный ниже ссылочный документ необходим для использования настоящего стандарта*. Для датированных ссылок применяют только ту версию, которая была упомянута в тексте. Для недатированных ссылок необходимо использовать самое последнее издание документа (включая любые поправки).

________________

* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

ИСО 30300 Информация и документация. Системы менеджмента записей. Основные положения и словарь (ISO 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary).

     3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины и определения по ИСО 30300.

     4 Среда организации

     4.1 Понимание внешней и внутренней среды организации

При формировании и доработке СМЗ организация должна принимать во внимание соответствующие внешние и внутренние факторы.

Следует документировать внешние и внутренние факторы, выявленные и принимаемые во внимание при формировании и доработке СМЗ.

Понимание внешней среды организации включает в себя помимо прочего:

a) понимание социальных и культурных, правовых, нормативных, финансовых, научно-технических, экономических, природных и конкурентных условий, будь то международные, национальные, региональные или местные;

b) понимание ключевых движущих сил и тенденций, которые могут оказывать влияние на цели организации;

c) понимание взаимосвязей с внешними заинтересованными сторонами и восприятие их ценностей и ожиданий.

Понимание внутренней среды организации включает в себя помимо прочего:

1) методы корпоративного управления, организационную структуру, функции и обязанности;

2) политику, цели, задачи и стратегии, реально действующие и требующие реализации и достижения;

3) возможности с точки зрения ресурсов и знаний (например, капитал, время, персонал, процессы, системы и технологии);

4) информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как официальные, так и неофициальные);

5) взаимосвязи с внутренними заинтересованными сторонами, восприятие ими ценностей и культуры организации;

6) стандарты, руководящие положения и модели, принятые в организации;

7) форма и масштабы договорных взаимоотношений.

     4.2 Бизнес-требования, законодательные и другие требования

При установлении и пересмотре своих целей в области ведения записей организация должна принимать во внимание бизнес-требования, законодательные, нормативные и другие требования, относящиеся к формированию записей и управлению ими.

Организация должна оценивать и документировать бизнес-требования, законодательные, нормативные и другие требования, влияющие на ее деятельность, которую она должна выполнять и для выполнения которой требуется свидетельство соответствия.

Бизнес-требования включают все требования к должному выполнению работ или деятельности организации. Требования возникают в связи с текущими показателями деятельности, будущими планами и развитием, управлением рисками и планированием устойчивости функционирования организации.

Законодательные требования включают требования, относящиеся к формированию и ведению записей. Источниками законодательных требований являются:

a) статутное и прецедентное право, включая законы и регламенты, определяющие отраслевую и общую деловую среду;

b) законы и регламенты, относящиеся непосредственно к свидетельствам, записям и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также к электронной торговле;

c) конституционно-правовой статус организаций, уставы или соглашения, стороной в которых является организация;

d) условия договоров и других инструментов, которые организация юридически обязана выполнять.

К другим требованиям относятся неузаконенные добровольные обязательства, которые на себя принимает организация:

- добровольные кодексы лучшей практики;

- добровольные кодексы поведения и корпоративной этики;