Каждую отобранную лабораторную пробу маркируют этикетками с указанием наименования продукта, предприятия-изготовителя, номера партии, даты отбора проб (с указанием часа отбора проб), цели микробиологического анализа.
Кроме этого составляют акт, в котором указывают:
- наименование и адрес организации, отбирающей пробу;
- фамилии лиц, отбирающих пробу и присутствующих при отборе пробы;
- место, дату, время и метод отбора проб;
- наименование продукции, от которой отобраны пробы, и дополнительные данные, характеризующие эту продукцию;
- количество и вес отобранных проб;
- нормативные документы на продукцию;
- подписи и печати, удостоверяющие лиц и организации, отбирающих пробы.
Акт отбора проб должен содержать сведения о состоянии продукта, от которого отбирают пробы и температуре во время отбора пробы.
В акте должны быть также сведения о применяемых инструментах и материалах для отбора проб, если оно отличается от описанного в настоящем стандарте, способе транспортирования пробы и всех обстоятельствах, которые могли бы повлиять на процесс отбора проб.