РД 52.19.143-2010 Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении

     5 Структура перечня и особенности его содержания

5.1 Перечень построен по производственно-отраслевому принципу в соответствии с [6]. Документы перечня сгруппированы по пяти разделам:

- документы, определяющие порядок формирования Госфонда Росгидромета;

- технические документы НП;

- документы, содержащие данные наблюдений за состоянием окружающей среды;

- документы научных исследований и экспедиционных работ;

- изданные документы.

В раздел "Документы, определяющие порядок формирования Госфонда Росгидромета" включены нормативные (положения, перечни, инструкции, методические указания, рекомендации) и учетные (планы комплектования, описи, книги учета, каталоги, акты о выделении к уничтожению) документы Госфонда Росгидромета.

В раздел "Технические документы НП" включены акты открытия и закрытия НП, регистрационные свидетельства, технические паспорта и дела, топографические и гидрографические карты, планы и схемы территорий НП и другие документы, характеризующие НП.

Отнесение документов к разделу "Документы, содержащие данные наблюдений за состоянием окружающей среды" производилось на основании классификации приложения 4 регламента [7]. Этот раздел содержит подразделы. Внутри подразделов для каждого документа определены:

- порядковый номер в перечне (статья перечня);

- наименование документа (книжки, дневники, журналы наблюдений, ленты самописцев, таблицы, анкеты, карты и т.д.);

- код документа, вид носителя информации (бумажный, фото и электронный);

- сроки и место хранения документов Госфонда Росгидромета.

В раздел "Документы научных исследований и экспедиционных работ" включены отчеты о научных исследованиях и экспедиционных работах, содержащие данные или результаты гидрометеорологических и гелиогеофизических наблюдений и наблюдений за загрязнением окружающей среды, научно-технические отчеты научно-исследовательских судов, специализированных и полярных станций.

В раздел "Изданные документы" включены режимно-справочные и дополняющие их информационные издания, нормативные документы (наставления, инструкции, руководства и т.д.) по производству и обработке наблюдений.

5.2 Сроки и место хранения архивных документов дифференцированы в перечне по трем группам организаций в соответствии с [6].

5.2.1 В первой группе (приложение А, графа 5) представлена организация, выполняющая экспертные и проверочные функции в вопросах формирования Госфонда Росгидромета и осуществляющая депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.

В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", которое на основании договора с Росархивом [8] осуществляет депозитарное хранение оригиналов документов Госфонда Росгидромета:

- на электронных носителях;

- включенных в Архивный фонд Российской Федерации;

- с данными наблюдений и результатов научных исследований в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, образовавшихся в результате деятельности УГМС, госучреждений Росгидромета, а также других государственных и негосударственных организаций на территории России, бывшего СССР и зарубежных территориях.

ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с положением [4] обеспечивает сохранность документов и совместимость форматов представления данных на электронных носителях.

Госучреждения Росгидромета осуществляют хранение на электронных носителях страховых копий документов по своей территории или по области деятельности.

5.2.2 Во второй группе (приложение А, графа 6) представлены ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета.

ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета хранят документы с данными наблюдений, экспедиционных работ и научных исследований, проводимых на закрепленных за ними территориях, всеми учреждениями и организациями всех форм собственности в соответствии с [3], [5]. ОФД ГУ "НИУ" хранят документы, образовавшиеся по закрепленной за ними области деятельности.

5.2.3 В третьей группе (приложение А, графа 7) представлены подразделения ГУ, НП Росгидромета, а также другие участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не относящиеся к Росгидромету, являющиеся источниками комплектования Госфонда Росгидромета [3], [5].

Для синоптических документов временного хранения в примечаниях указываются места хранения "по месту создания" или "по месту использования", т.к. отдельные документы прогностической информации создаются не только в УГМС и госучреждениях Росгидромета, но и централизованно в ГУ "Гидрометцентр России" и предоставляются в учреждения Росгидромета на электронных носителях.

5.3 В перечне применена система цифровых и буквенных обозначений сроков хранения архивных документов.