РД 52.19.568-2010 Организация комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении

     5.4 Порядок экспертизы ценности документов

5.4.1 Архивные документы включаются в состав Госфонда Росгидромета на основании экспертизы ценности документов.

5.4.2 Экспертиза ценности документов в УГМС или госучреждениях Росгидромета осуществляется ЭК Госфонда Росгидромета. Полномочия и порядок деятельности ЭК Госфонда Росгидромета определяется положением о ней, утвержденным Руководителем Росгидромета (РД 52.19.160).

5.4.3 При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов ЭК Госфонда Росгидромета руководствуется перечнем РД 52.19.143.

5.4.4 Экспертиза научной и практической ценности документов Госфонда Росгидромета проводится в целях:

- определения состава документов, относящихся к Госфонду Росгидромета;

- выработки предложений по срокам и месту их хранения;

- отбора документов для хранения;

- отбора документов для уничтожения в связи с истечением сроков хранения по РД 52.19.143.

5.4.5 Включение документов в состав Госфонда Росгидромета осуществляется на основе комплексного применения критериев:

- происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.);

- содержания документов (значимость информации (вид гидрометеоинформации), в том числе ее уникальность, типичность или неповторяемость, вид документа, его подлинность);

- внешних особенностей документов (тип носителя, оформление документа).

5.4.6 Экспертиза ценности документов в УГМС и госучреждениях Росгидромета проводится:

- по истечении сроков временного хранения архивных документов;

- при поступлении в ОФД документов от лицензиатов;

- для утверждения ЭК Госфонда Росгидромета итоговых записей дел описей документов Госфонда Росгидромета.

5.4.7 Контроль за проведением экспертизы ценности осуществляется ЭПК Госфонда Росгидромета, согласно РД 52.19.159.

5.4.8 По результатам экспертизы должны быть:

- составлены предложения по составу и срокам хранения документов, согласованы с руководителем госучреждения и направлены для рассмотрения в ЭПК Госфонда Росгидромета;

- отобраны для хранения документы Госфонда Росгидромета;

- составлены акты о выделении к уничтожению документов Госфонда Росгидромета с истекшими сроками хранения по перечню РД 52.19.143 в соответствии с приложением 11. Акты должны быть рассмотрены экспертной комиссией и направлены на утверждение в ЭПК Госфонда Росгидромета.

5.4.9 Дела, предназначенные для уничтожения, до утверждения актов о выделении к уничтожению должны храниться в специально отведенном для них месте.

5.4.10 После утверждения актов дела должны быть упакованы в тару и сданы в организацию по переработке вторичного сырья. Сдача оформляется приемно-сдаточной накладной.

5.4.11 Использование документов для хозяйственных нужд и вывоз на свалку не разрешается.

5.4.12 Один экземпляр утвержденного акта должен храниться в ОФД постоянно.

5.4.13 В учетные и справочные документы должны быть внесены изменения.