ГОСТ 1.13-85 ГСС. Порядок учета, хранения и восстановления подлинников, дубликатов отраслевых и республиканских стандартов

2. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ СТАНДАРТОВ

2.1. Подлинники стандартов подлежат учету, хранению и восстановлению в подразделении (службе) стандартизации или другом структурном подразделении организации - держателя подлинника стандартов, определенном руководителем (заместителем руководителя) организации.

2.2. При приеме подлинников стандартов в организации - держателе подлинников стандартов проверяют:

1) пригодность их для хранения, многократного изготовления с них копий (при применении способов копирографии) и микрофильмирования в соответствии с требованиями государственных стандартов на микрофильмирование;

2) наличие всех установленных подписей и при отсутствии согласующих подписей на подлинниках стандартов - наличие документов о согласовании;

3) комплектность документов, включенных в дела стандартов, по ГОСТ 1.18-85.

2.3. Все подлинники стандартов, принятые на хранение, учитывают в инвентарной книге, выполненной в соответствии с приложением 1.

Каждому подлиннику стандарта присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов в нем.

2.4. На свободном поле лицевой стороны обложки подлинника стандарта должен быть проставлен штамп с указанием инвентарного номера, выполненный в соответствии с приложением 2, черт.1.

2.5. Инвентарные книги для учета подлинников стандартов ведут отдельно по каждой категории стандартов.

2.6. Инвентарные книги должны быть зарегистрированы по правилам делопроизводства, установленным в организации - держателе подлинников стандартов.

2.7. На каждый подлинник стандарта должна быть заведена карточка учета стандарта, выполненная в соответствии с приложениями 3, 4.

2.8. Сведения о государственной регистрации стандарта должны быть проставлены в информационных данных подлинника стандарта и в карточке учета стандарта.

2.9. Подлинники стандартов допускается выдавать только для изготовления копий по наряду, выполненному по ГОСТ 2.501-68, приложение 3.

2.10. Подлинники стандартов следует хранить в делах стандартов. Подлинники стандартов, с которых изготовляют копии способами копирографии, допускается хранить отдельно от дел стандартов.

Внесение изменений в подлинники стандартов производят по ГОСТ 1.15-85.

2.11. Пришедшие в негодность подлинники стандартов, с которых изготовляют копии способами копирографии, должны быть восстановлены.

Допускается восстанавливать отдельные листы подлинников стандартов, пришедшие в негодность.

2.12. Восстановленный подлинник стандарта должен быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность подлинника стандарта, выполненного по ГОСТ 2.501-68, приложение 3.

2.13. Восстановленный подлинник стандарта действует на правах подлинника стандарта, с которого производили восстановление.

2.14. Восстановление подлинника стандарта следует производить тем же способом и на том же материале, на котором выполнен подлинник стандарта, с которого производят восстановление.

2.15. Восстановленный подлинник стандарта по содержанию должен быть идентичен подлиннику стандарта, с которого производят восстановление.

В восстановленный подлинник стандарта должны быть внесены все изменения, утвержденные в установленном порядке до момента его восстановления.

В восстановленном подлиннике стандарта не воспроизводят размеры, надписи, графические материалы и т.п., зачеркнутые в связи с ранее внесенными изменениями в подлинник стандарта.

В восстановленном подлиннике стандарта не воспроизводят также вспомогательные отметки, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

2.16. Расшифровки подписей и даты подписания, имеющиеся в подлиннике стандарта, с которого производят восстановление, должны быть воспроизведены способом, которым производят восстановление.

Взамен подлинных подписей в круглых скобках указывают слово "Подпись".

При изготовлении восстановленного подлинника стандарта с ранее восстановленного подлинника стандарта надпись о предыдущем восстановлении подлинника стандарта не воспроизводят.

2.17. Восстановленный подлинник стандарта должен быть заверен подписью ответственного сотрудника, назначенного приказом (распоряжением) по организации - держателю подлинника этого стандарта.