РД 50-613-86 Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения"

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические указания устанавливают порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях (далее - организациях) при информационном обмене документами на машинных носителях и машинограммами*.

________________

* В данных методических указаниях учтены отдельные положения, приведенные во "Временных общеотраслевых руководящих указаниях о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе", утвержденных постановлением ГКНТ от 20.04.81 N 100.

1.2. Основными объектами стандартизации по ГОСТ 6.10.4-84 являются требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документам на машинных носителях и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техники.

1.3. Работы по внедрению стандарта должны проводиться в составе работ по применению средств вычислительной техники.

1.4. Решение министерств, ведомств о включении документов на машинных носителях и машинограмм в документооборот отрасли принимается в соответствии с установленными этими организациями организационно-техническими условиями, обеспечивающими возможность обмена документами на этих носителях.

1.5. Применение ГОСТ 6.10.4-84 в учреждениях, организациях и предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.6. Применение стандарта в деятельности судов, органов государственного арбитража* и прокуратуры, местных Советов народных депутатов, колхозов, кооперативных и иных общественных организаций определяется этими органами и организациями.

________________

* Вопросы использования в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, решены в "Инструктивных указаниях об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники" Госарбитража СССР от 29.06.79 N И-1-4.

1.7. В качестве документа, регламентирующего процесс обмена машинными документами между взаимодействующими организациями - сторонами информационного обмена, рекомендуется Договор о порядке обмена документами на машинных носителях (далее - Договор), заключаемый между этими организациями, или обязательный для сторон нормативный акт. Образец примерного договора приведен в приложении 1.

1.8. Формы документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители и машинограммы, должны быть унифицированы, приспособлены для машинной обработки, утверждены и зарегистрированы в установленном порядке.

1.9. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате должна осуществляться согласно ГОСТ 6.10.3-83.

1.10. Состав и содержание первичных документов, обработанная информация которых записывается на машинные носители, и виды машинных носителей должны быть определены в Договоре или в нормативном акте.

1.11. Организация - создатель документов на машинных носителях и машинограмм несет ответственность за качество этих документов. Виды ответственности предусматриваются в Договоре (для равноправных сторон) или в ином обязательном для сторон нормативном акте.

1.12. Документы на машинных носителях и машинограммы, изготовленные и размеченные без учета требований государственных стандартов и ГОСТ 6.10.4-84, организации-пользователи возвращают организации - создателю документа с указанием конкретной причины возврата в сопроводительном письме.

1.13. Порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 в министерствах, ведомствах и подведомственных им организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением) данной организации.

1.14. В распорядительном документе необходимо предусмотреть основные мероприятия по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84:

определение перечня организаций, которым разрешается обмен документами на машинных носителях и машинограммами;

состав инструктивной документации, разрабатываемой в организациях для внедрения ГОСТ 6.10.4-84;

распределение ответственности между структурными подразделениями аппарата н вычислительными центрами за документы на машинных носителях;

характер изменений в системе ведения делопроизводства в организациях в связи с поступлением и направлением документов в машинном исполнении;

разработку общих схем документопотоков с обозначением документооборота на машинных носителях;

разработку общих характеристик применяемых видов документов на машинных носителях в коммуникативном формате, перечней этих документов соответственно действующим и внедряемым подсистемам и комплексам задач АСУ;

разработку характеристики видов связи и используемых носителей, общесистемных программных и технических средств;

разработку требований к программам записи и чтения информации;

мероприятия по совершенствованию действующей нормативной базы по применению средств вычислительной техники: положений, инструкций для соответствующих категорий сотрудников, работающих с документами на машинных носителях; порядка назначения лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортировке, передачу и прием документов на машинных носителях;

установление конкретной ответственности сторон за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях;