РД 50-613-86

Группа Т54

РУКОВОДЯЩИЙ НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

По внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения"

ОКСТУ 0006

Дата введения 1987-07-01

РАЗРАБОТАНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

О.А.Чертищев, Н.Н.Федотов, В.А.Архипов, Э.Р.Исеева, О.С.Василенко, Г.Б.Цыбышева, В.П.Лавров, А.Я.Попов, И.Д.Тиновицкая, Л.Н.Куцев, В.Н.Никитин, С.А.Вяльсова, А.Н.Сокова, В.В.Захаров

ВНЕСЕНЫ Управлением общей техники

Начальник Управления Л.А.Самаркин

УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 24.09.86 N 2781

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические указания устанавливают порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях (далее - организациях) при информационном обмене документами на машинных носителях и машинограммами*.

________________

* В данных методических указаниях учтены отдельные положения, приведенные во "Временных общеотраслевых руководящих указаниях о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе", утвержденных постановлением ГКНТ от 20.04.81 N 100.

1.2. Основными объектами стандартизации по ГОСТ 6.10.4-84 являются требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документам на машинных носителях и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техники.

1.3. Работы по внедрению стандарта должны проводиться в составе работ по применению средств вычислительной техники.

1.4. Решение министерств, ведомств о включении документов на машинных носителях и машинограмм в документооборот отрасли принимается в соответствии с установленными этими организациями организационно-техническими условиями, обеспечивающими возможность обмена документами на этих носителях.

1.5. Применение ГОСТ 6.10.4-84 в учреждениях, организациях и предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.6. Применение стандарта в деятельности судов, органов государственного арбитража* и прокуратуры, местных Советов народных депутатов, колхозов, кооперативных и иных общественных организаций определяется этими органами и организациями.

________________

* Вопросы использования в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, решены в "Инструктивных указаниях об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники" Госарбитража СССР от 29.06.79 N И-1-4.

1.7. В качестве документа, регламентирующего процесс обмена машинными документами между взаимодействующими организациями - сторонами информационного обмена, рекомендуется Договор о порядке обмена документами на машинных носителях (далее - Договор), заключаемый между этими организациями, или обязательный для сторон нормативный акт. Образец примерного договора приведен в приложении 1.

1.8. Формы документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители и машинограммы, должны быть унифицированы, приспособлены для машинной обработки, утверждены и зарегистрированы в установленном порядке.

1.9. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате должна осуществляться согласно ГОСТ 6.10.3-83.

1.10. Состав и содержание первичных документов, обработанная информация которых записывается на машинные носители, и виды машинных носителей должны быть определены в Договоре или в нормативном акте.

1.11. Организация - создатель документов на машинных носителях и машинограмм несет ответственность за качество этих документов. Виды ответственности предусматриваются в Договоре (для равноправных сторон) или в ином обязательном для сторон нормативном акте.

1.12. Документы на машинных носителях и машинограммы, изготовленные и размеченные без учета требований государственных стандартов и ГОСТ 6.10.4-84, организации-пользователи возвращают организации - создателю документа с указанием конкретной причины возврата в сопроводительном письме.

1.13. Порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 в министерствах, ведомствах и подведомственных им организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением) данной организации.

1.14. В распорядительном документе необходимо предусмотреть основные мероприятия по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84:

определение перечня организаций, которым разрешается обмен документами на машинных носителях и машинограммами;

состав инструктивной документации, разрабатываемой в организациях для внедрения ГОСТ 6.10.4-84;

распределение ответственности между структурными подразделениями аппарата н вычислительными центрами за документы на машинных носителях;

характер изменений в системе ведения делопроизводства в организациях в связи с поступлением и направлением документов в машинном исполнении;

разработку общих схем документопотоков с обозначением документооборота на машинных носителях;

разработку общих характеристик применяемых видов документов на машинных носителях в коммуникативном формате, перечней этих документов соответственно действующим и внедряемым подсистемам и комплексам задач АСУ;

разработку характеристики видов связи и используемых носителей, общесистемных программных и технических средств;

разработку требований к программам записи и чтения информации;

мероприятия по совершенствованию действующей нормативной базы по применению средств вычислительной техники: положений, инструкций для соответствующих категорий сотрудников, работающих с документами на машинных носителях; порядка назначения лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортировке, передачу и прием документов на машинных носителях;

установление конкретной ответственности сторон за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях;

разработку плана учебных мероприятий для работников, связанных с документами на машинных носителях, и мероприятий по обеспечению их необходимыми стандартами, методическими указаниями, инструкциями, унифицированными формами документов и др.;

разработку мероприятий по проведению проверок соблюдения порядка внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84.

Перечень мероприятий должен быть оформлен в виде плана-графика внедрения стандарта согласно существующему порядку внедрения государственных стандартов.

1.15. Планом мероприятий по внедрению и применению стандарта может быть предусмотрено его опытное внедрение.

Опытное внедрение стандарта должно состоять в организации обмена документами на машинных носителях в коммуникативном формате с ограниченным числом абонентов и номенклатурой документов и может осуществляться в три этапа:

подготовка к опытному внедрению;

проведение опытного внедрения;

анализ и оформление результатов опытного внедрения.

1.16. По итогам опытного внедрения уточняются:

список участников обмена;

перечень документов, предназначенных к обмену;

инструкция по записи документов на машинных носителях в коммуникативном формате;

программы записей и чтения документов на машинных носителях в коммуникативном формате;

действующие инструкции для лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортированию, передачу и прием документов на машинных носителях.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДЛИННИКАМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Требования ГОСТ 6.10.4-84 распространяются на документы на машинных носителях и машинограммы. К документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).

2.2. Технические параметры документов, создаваемых средствами вычислительной техники, должны отвечать требованиям:

соответствия носителя информации, используемых символов и способов записи государственным стандартам и нормативно-техническим актам межотраслевого и отраслевого применения;

соответствия последовательности расположения реквизитов на машинных носителях государственным стандартам.

2.3. Создание документов на машинных носителях и машинограмм может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.

2.4. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием является наличие юридической силы первичных документов, с которых осуществляется запись.

2.5. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием их юридической силы является наличие информации, зафиксированной в установленном порядке, который позволяет идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.

2.6. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач, необходимым условием их юридической силы является достоверность соответствующих данных (пп.2.4-2.5) и соответствие алгоритма преобразования данных установленным способам их обработки. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.

2.7. Технологический процесс обработки данных и их преобразования в машинограмму должен соответствовать утвержденному проекту, допускающему возможность контроля за правильностью алгоритмов и программ, по которым ведется обработка данных на средствах вычислительной техники.

2.8. Для визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе создания документа на машинном носителе.

2.9. При обмене документами на машинных носителях организации обязаны учитывать, транспортировать и хранить их в соответствии с устанавливаемыми министерствами и ведомствами порядком и условиями, обеспечивающими сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа*. Данные условия должны быть оговорены в Договоре или в нормативном акте.