РД 52.14.616-2000  

     

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

     

 ИНСТРУКЦИЯ

     
Порядок
работы с фондом нормативных документов

     

Дата введения 2001-06-01

     

Предисловие

     1 Область применения

Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов* (далее - фонд) в учреждениях и организациях Росгидромета (далее - организации) и устанавливает порядок:

- комплектования фонда;

- учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;

- ведения справочно-поискового аппарата;

- осуществления справочно-информационного обслуживания;

- обеспечения пользователей нормативными документами.

________________

* Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.12).

     2 Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 1.12-99* Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;

_____________

* Вероятно ошибка оригинала. Следует читать ГОСТ Р 1.12-99 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения. - Примечание "КОДЕКС".

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.

     3 Общие положения

3.1 Фонд представляет собой систематизированный массив нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат ([1], приложение Е).

Фонд является составной частью справочно-информационного фонда организации.

3.2 Фонд, как правило, включает:

- межгосударственные стандарты (ГОСТ) и государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

- руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и правила (ПР 50) Госстандарта России;

- отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы (РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);

- стандарты предприятия (СТП);

- международные стандарты;

- национальные стандарты;

- указатели (перечни) нормативных документов;

- отраслевые справочники и каталоги;

- общероссийские и другие классификаторы;

- технические условия на продукцию (за исключением технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской документации).

Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.

3.3 Ответственность за введение фонда в организации возлагают, как правило, на службу стандартизации.

3.4 Порядок работы с нормативными документами с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования" установлен положением [2] и инструкцией [3].

     4 Комплектование фонда

4.1 Комплектование фонда направлено на создание и пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими закрепленному направлению деятельности организации.

Комплектование фонда подразделяется на:

- начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;

- текущее, при котором приобретают вновь утвержденные документы;

- доукомплектование, при котором приобретают недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.

4.2 Основными информационными изданиями для комплектования фонда являются:

- указатели и информационные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий;

- бланки заказов (приложений к ежемесячным информационным указателям "Государственные стандарты" - ИУС);

- перечень нормативных документов Росгидромета [4];

- каталог международных стандартов;

- каталоги изданий организаций Госстандарта России;

- каталог Редакционно-информационного агентства (РИА) "Стандарты и качество";

- информационные издания министерств (ведомств) в смежных областях деятельности;

- ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета.

4.3 Поступившие в организацию информационные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами.

     5 Учет

5.1 Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:

- сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;

- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации - на возможность просмотра, чтения и копирования.

5.2 Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.

Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.

5.3 Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.

Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме приложения А.

Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в приложении Б.

5.4 Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме приложения В.

Каждый нормативный документ, поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как отдельно изданный.

Индивидуальный учет изменений к нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых документов.

5.5 Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

5.5.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.

Нумерационный каталог раскрывает фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях-разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

5.5.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

5.5.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.

5.6 На учтенных в фонде документах проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:

- сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение нормативных документов (при необходимости);

- порядковый номер экземпляра нормативных документов одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа "ЭКЗ. N 1" проставляют штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР".

Нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд на микрофишах и машинных носителях информации, помещают в конверты или коробки, на которых также проставляют соответствующие штампы или делают записи от руки.

     6 Расстановка и хранение

6.1 Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.

6.2 Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по категориям, в пределах категории - в порядке возрастания номеров обозначений при наличии и (или) регистрационных номеров.

Международные стандарты и рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации - в порядке возрастания регистрационных номеров.

Иностранные стандарты расставляют в алфавитном порядке русских наименований стран, в пределах страны - в алфавитном порядке буквенных обозначений национальной или отраслевой принадлежности (при наличии), в пределах буквенного обозначения - в порядке возрастания регистрационных номеров.

Тематические сборники нормативных документов с последовательной нумерацией обозначений расставляют в общем ряду соответствующей категории по первому обозначению нормативного документа, указанному на титульном листе (обложке).

В случае если в тематический сборник включены нормативные документы, имеющие разные категории или непоследовательную нумерацию обозначений, то сборнику присваивают условный порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и в карточке учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие сборники нормативных документов в порядке возрастания присвоенных условных порядковых номеров.

6.3 Нормативные документы на бумажных носителях расставляют и хранят на стеллажах, в шкафах, коробках или папках, нормативные документы на микрофишах и машинных носителях информации - в конвертах из плотной бумаги, пластмассовых или алюминиевых боксах.