МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 17 февраля 2009 года N 505


Об утверждении Положения о порядке организации контроля за
исполнением распорядительных и других документов в
администрации г. Хабаровска

___________________________
Утратило силу на основании
Постановления Администрации города Хабаровска
от 23 ноября 2010 года N 3749
___________________________

На основании Устава городского округа «Город Хабаровск» и в целях дальнейшего совершенствования организации контроля и исполнения распорядительных и других документов

постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска.

2. Признать утратившим силу постановление Мэра города от 22.02.2000 N 265 «Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска».

3. Контроль за исполнением данного постановления Мэра города возложить на и.о. начальника контрольного управления Мэра города Буравеля А.В.

     

Мэр города
А.Н. Соколов

     
Приложение

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Мэра города
от 17 февраля 2009 года N 505

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке организации контроля за исполнением
распорядительных и других документов
в администрации города Хабаровска

1. Термины и понятия, используемые в Положении

В целях настоящего Положения употребляются следующие понятия и определения:

Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием ПЭВМ, программы "Контроль за исполнением директивных документов", автоматизированной системы документооборота и делопроизводства «Гран-Док».

Внутренний контроль - контроль за исполнением документов вышестоящих органов.

Документы - постановления, распоряжения, другие документы и материалы, указанные в п. 2.2, подлежащие контролю.

Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на своевременное, полное и качественное исполнение документов, с обобщениями и выводами.

Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность за исполнением документа.

Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в документах, сроки представления ответственным за исполнение информации в контрольное управление.

Структурное подразделение администрации города - комитет по управлению округом, департамент, управление, отдел.

Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению документа.

2. Общие положения

2.1. Необходимость постановки документа на контроль в администрации города определяет Мэр города, начальник контрольного управления Мэра. Заместители Мэра города, руководители структурных подразделений определяют необходимость контроля за документами, поступившими непосредственно в их адрес и собственными документами.

2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в администрации города в соответствии с п. 2.1:

- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией Мэра на них;

- постановления и распоряжения Мэра города;

- поручения Мэра города, данные на аппаратном совещании при Мэре города;

- поручения Мэра города, данные им в ходе объездов объектов строительства и городского хозяйства;

- поручения Мэра, данные на проводимых им совещаниях;

- другие документы, поручения, указания Мэра города, по которым определены исполнители и конкретные сроки исполнения;

- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;

- обращения граждан;

- поручения Мэра, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;

- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.

2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в структурных подразделениях администрации города:

- документы перечисленные в подпункте 2.2;

     - собственные документы.

3. Система контроля за исполнением документов

3.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется Мэром города через контрольное управление.

3.2. Контроль за фактическим исполнением документов по срокам осуществляют:

3.2.1. В администрации города:

- заместители Мэра города по своим направлениям деятельности. Непосредственную работу по контролю за ходом исполнения документов осуществляют консультанты и помощники заместителей Мэра города по направлениям деятельности;

- советник Мэра города - оперативный контроль за исполнением поручений Мэра, изложенных в резолюциях на документах, за ведением протоколов совещаний аппарата управления;

- советник Мэра города по взаимодействию с правоохранительными органами - за выполнением поручений Мэра города по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами;

- общий отдел управления Делами - за документами, поступающими от предприятий, учреждений, организаций;

- приемная по жалобам - за письмами, жалобами и обращениями граждан, поручениями Мэра, данными в виде резолюций на документах на личном приеме.

3.2.2. В структурных подразделениях администрации города - руководители этих структурных подразделений.

3.2.3. Контроль за исполнением в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.

3.3. Заместители Мэра города несут ответственность за координацию, общее состояние работы по контролю, своевременность и полноту исполнения контролируемых документов в подчиненных им структурных подразделениях администрации города. При необходимости определяют исполнителей, которые разрабатывают планы мероприятий по исполнению контролируемых документов, представляют информацию о выполнении контролируемых документов в контрольное управление.

В случае когда в правовых актах Губернатора, Правительства Хабаровского края и Мэра города Хабаровска обязанность за непосредственное исполнение документа или одного из его пунктов возложена на руководителей структурных подразделений администрации города, в контрольной карточке ответственным за исполнение документа определяется заместитель Мэра города, в подчинении которого находятся данные структурные подразделения.

При возложении обязанности по исполнению документа на руководителей муниципальных предприятий, в контрольной карточке ответственным за исполнение документа определяется руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находятся данные муниципальные предприятия.

4. Порядок организации контроля за исполнением документов

4.1. Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска".

4.2. Необходимость контроля за исполнением правовых актов Мэра города, сроки представления информации о выполнении определяются при подготовке проектов этих документов, о чем указывается в самих документах. Проекты правовых актов Мэра города в обязательном порядке согласовываются с контрольным управлением.

4.3. Документы, указанные в пункте 2.2, передаются контрольному управлению для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.

4.3.1. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.

4.4. Поставленный на контроль документ не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки вместе с контрольной карточкой ответственному за исполнение. Если ответственных за исполнение документа несколько, то каждый из них должен получить копию рассматриваемого документа и контрольной карточки.

4.5. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в контрольной карте.

4.5.1. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

4.6. На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный за исполнение (исполнитель) оформляет контрольное дело (паспорт). В дело помещается: копия распорядительного документа, контрольная карточка, план организационных мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.

4.6.1. Копия плана организационных мероприятий представляется ответственным за исполнение в контрольное управление не позднее 7 дней с момента подписания распорядительного документа Мэром города.

4.7. Исполнитель в сроки, указанные в плане организационных мероприятий, представляет ответственному за исполнение отчетные материалы, отражающие ход исполнения документа.

4.8. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке, представляет в контрольное управление на имя Мэра города информацию и отчетные материалы по исполнению документа (отдельного мероприятия) с предложением о снятии документа, (мероприятия) с контроля или переносе срока его исполнения. В информации об исполнении должны быть отражены: наименование документа, его номер, дата и номер пункта, конкретные результаты работы и сроки исполнения. Если документ был адресован для исполнения одновременно нескольким ответственным за исполнение, обобщенную итоговую информацию по исполнению с предложением о снятии с контроля или о продлении сроков исполнения в контрольное управление, на имя Мэра города готовит ответственный за исполнение, указанный первым.

Руководитель, не представивший вовремя отчет об исполнении документа, или не выполнивший требование документа, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Особо важные и значимые поручения Мэра города снимаются с контроля только Мэром города.

4.9. При необходимости продления срока исполнения документа в целом ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, представляет Мэру города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке. Копия данного документа предоставляется в контрольное управление.

4.9.1. В случае необходимости продления срока исполнения поручения руководители структурных подразделений представляют ответственному за выполнение поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

4.9.2. Специалисты контрольного управления анализируют информацию об исполнении документов, готовят замечания, предложения, соответствующие проекты распорядительных документов Мэру города о продлении сроков исполнения этих документов.

4.9.3. Мэр города своим решением, в форме резолюции на документе, представленном исполнителем или принятием распорядительного акта, устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с контроля. Принятое Мэром города решение доводится контрольным управлением до всех заинтересованных лиц.

4.9.3.1. Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль по его исполнению продолжается непосредственно в структурном подразделении.

4.9.4. Отработанные распорядительные документы Губернатора и Правительства Хабаровского края снимаются контрольным управлением с внутреннего контроля и хранятся до получения от Губернатора и Правительства Хабаровского края распорядительного документа об их отмене либо снятии с контроля.

4.9.5. Начальник контрольного управления имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных положений документов, не выходя в целом за срок исполнения самого документа.

5. Учет и анализ результатов исполнения документов

5.1. Контрольное управление анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение. В результате анализа документов готовится напоминание по невыполненным документам, срок исполнения которых истек, ежемесячно на 1-е число месяца.

5.2. Ответственные за исполнение на основе анализа представляют в контрольное управление, на имя Мэра города результаты и ход исполнения документов в согласованные контрольным управлением сроки.

5.3. Результат исполнения документов ответственными за исполнение контрольное управление представляет Мэру:

- ежеквартально, за полугодие, за год (приложение к Положению);*

_________________

*Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание “КОДЕКС”.

- ежеквартально - анализ по исполнению поручений Мэра.

Текст документа сверен по:

Официальная рассылка

Редакция документа

подготовлена "Софтинформбюро"