МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 февраля 2000 года №265


Об утверждении Положения о порядке организации контроля
за исполнением документов в администрации г.Хабаровска

_________________________
Утратило силу на основании
Постановления Мэра города Хабаровска
от 17 февраля 2009 года N 505
_________________________

В целях дальнейшего совершенствования организации контроля и исполнения распорядительных документов

постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке организации контроля за исполнением документов в администрации г.Хабаровска.

2. Руководителям структурных подразделений до 01.03.2000 привести в соответствие имеющиеся аналогичные Положения о контроле.

3. Признать утратившим силу постановление Главы администрации г.Хабаровска от 14.10.93 № 1319 "О Положении об организации контроля за исполнением документов в аппарате администрации города, его отделах, комитетах, управлениях, предприятиях, организациях и учреждениях, расположенных на территории города, независимо от их подчиненности".

4. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника отдела контроля Леонова В.А.

 Мэр города
П. Д. Филиппов

Приложение
к постановлению Мэра г. Хабаровска
от 22.02.2000 №265

ПОЛОЖЕНИЕ
"О порядке организации контроля за исполнением распорядительных
и других документов в администрации города Хабаровска"

1. Термины и понятия, используемые в Положении

Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием ПЭВМ и программы "Контроль за исполнением директивных документов"

Внутренний контроль - контроль за исполнением документов вышестоящих органов.

Документы - постановления, распоряжения и другие документы, материалы, указанные в п. 2.2, подлежащие контролю.

Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на своевременное, полное и качественное исполнение документов, с обобщениями и выводами.

Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в документах, сроки представления информации в отдел контроля

Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность организации работы и контроля по исполнению документа.

Структурное подразделение администрации города - администрация района, департамент, комитет, управление, отдел.

Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению документа.

2. Документы, подлежащие контролю за исполнением

2.1 Необходимость постановки документа на контроль в администрации города определяет Мэр города, отдел контроля. Заместители Мэра города, руководители структурных подразделений определяют необходимость контроля за документами, поступившими непосредственно в их адрес и собственных документов.

2.2 Документы, подлежащие контролю за исполнением в администрации города:

- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения главы администрации Хабаровского края с резолюцией Мэра на них;

- постановления и распоряжения Мэра города;

- поручения Мэра города, данные на совещании аппарата управления;

- другие документы, поручения, указания Мэра города, по которым определены конкретные сроки исполнения;

- решения городской Думы, в которых даны поручения администрации города;

- письма, заявления, жалобы и обращения граждан;

- резолюции Мэра на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- входящая корреспонденция предприятий, учреждений и организаций;

- критические материалы в средствах массовой информации, высказанные в адрес администрации;

2.3 Документы, подлежащие контролю за исполнением в структурных подразделениях администрации города:

- документы перечисленные в подпункте 2.2;

- собственные документы.

3. Система контроля за исполнением документов

3.1 Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется через отдел контроля Мэром города.

3.2 Контроль за фактическим исполнением документов по срокам возлагается на ответственных за исполнение:

3.2.1 В администрации города:

- на заместителей Мэра города по своим направлениям деятельности, управляющего делами. Непосредственную работу по контролю за ходом исполнения документов осуществляют консультанты и помощники Мэра города по направлениям деятельности;

- на консультанта Мэра города - за выполнением поручений Мэра города, данных им на совещании аппарата управления;

- на помощника Мэра города по правовым вопросам - за выполнением поручений Мэра города на документах по вопросам взаимодействия с правоохранительными и административными органами;

- на общий отдел управления делами - за входящую корреспонденцию предприятий, учреждений, организаций;

- на приёмную по жалобам - за письмами, жалобами и обращениями граждан, резолюциями Мэра, отданными на личном приёме.

3.2.2 В структурных подразделениях администрации города - на руководителей этих структурных подразделений.

3.2.3 Контроль за исполнением в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.

3.3 Заместители Мэра города, управляющий делами несут ответственность за координацию, общее состояние работы по контролю, своевременность и полноту исполнения контролируемых документов в подчинённых им структурных подразделениях администрации города. Определяют исполнителей, которые разрабатываю планы мероприятий по исполнению контролируемых документов, представляют их, а также информацию о выполнении контролируемых документов в отдел контроля.

4. Порядок организации контроля за исполнением документов

4.1 Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями "Инструкции по документационному обеспечению в Хабаровской городской Думе и администрации г.Хабаровска".

4.2 Необходимость контроля за исполнением распорядительных документов Мэра города, сроки представления информаций о выполнении определяются при подготовке проектов этих документов, о чём указывается в самих документах. Проекты распорядительных документов в обязательном порядке согласовываются с отделом контроля.

4.3 Документы, указанные в пункте 4.2, передаются отделу контроля для постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.

4.3.1 Контрольная карточка является неотъемлемым приложением распорядительного документа, поставленного на контроль.

4.4 Сроки исполнения исчисляются в календарных днях.

4.5 Срок исполнения документов, если он не определен Мэром города, устанавливается в соответствии с требованиями Приложения № 35 "Инструкции по документационному обеспечению в Хабаровской городской Думе и администрации г.Хабаровска".

4.6 На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный за исполнение (исполнитель) оформляет контрольное дело (паспорт). В дело помещается: план организационных мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.

4.6.1 Копия плана организационных мероприятий представляется ответственным за исполнение в отдел контроля не позднее 7 дней с момента подписания распорядительного документа Мэром города. Непредставление в установленный срок плана организационных мероприятий означает задержку исполнения документа.

4.7 Исполнитель в сроки, указанные в плане организационных мероприятий, представляет ответственному за исполнение отчетные материалы отражающие ход исполнения документа.

4.8 Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке представляет в отдел контроля на имя Мэра города информацию и отчетные материалы по исполнению документа, отдельного мероприятия с предложением о снятии документа, мероприятия с контроля. В информации об исполнении должны быть отражены конкретные результаты работы и сроки исполнения. Если документ был адресован для исполнения одновременно нескольким ответственным за исполнение, обобщенную итоговую информацию по исполнению с предложением о снятии с контроля в отдел контроля, на имя Мэра города готовит ответственный за исполнение, указанный первым. Итоговую информацию ответственный за исполнение согласовывает в структурном подразделении готовившим документ.

Непредставление в установленный срок информации и материалов означает задержку исполнения документа.

4.9 При необходимости продления срока исполнения документа в целом ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, представляет в отдел контроля на имя Мэра города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

4.9.1 Отдел контроля проводит экспертизу информации об исполнении документов, готовят замечания, предложения, соответствующие проекты распорядительных документов Мэру города.

4.9.2 Мэр города своим решением, в форме резолюции на докладной отдела контроля или принятием распорядительного акта устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с контроля. Принятое Мэром города решение доводится отделом контроля до всех заинтересованных лиц.

4.9.2.1 Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль по его исполнению продолжается в структурном подразделении до выхода распорядительного акта о его отмене.

4.9.3 Отработанные распорядительные документы вышестоящих органов снимаются отделом контроля с внутреннего контроля и хранятся до получения из администрации края подтверждения об их отмене либо снятии с контроля.

4.9.4 Начальник отдела контроля имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных положений документов, не выходя в целом за срок исполнения самого документа.

4.10 Контроль за исполнением документов в общем отделе управления делами осуществляется в соответствии с пунктом № 8 "Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации г.Хабаровска".

4.11 Контроль -за исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан в приемной по жалобам администрации города, структурных подразделениях администрации города осуществляется в соответствии с Приложением № 46 "Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации г.Хабаровска".

5. Учет и анализ результатов исполнения документов

5.1. Отдел контроля анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение. Результат доводится до сведения Мэра города:

- еженедельно (приложение 1 к Положению);

- один раз в две недели (приложение 2 к Положению);

- ежемесячно к 10 числу следующего месяца (приложение 3 к Положению).

5.2 Ответственные за исполнение на основе анализа представляют в отдел контроля, на имя Мэра города результаты и ход исполнения документов в согласованные отделом контроля сроки. Периодичность и формы отчетов указаны в п. 5.1.

6. Ответственность за исполнение документов

Должностные лица администрации города, её структурных подразделений при неисполнении или ненадлежащем исполнении распорядительных документов по ходатайству отдела контроля привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с Положением о муниципальной службе в городе Хабаровске, утвержденном решением Хабаровской городской Думы от 28.09.99 № 348 и постановлением Мэра города от 09.07.96 № 2306 "О мерах по укреплению дисциплины в системе муниципальной службы".

 Управляющий делами
Н.Я.Нестеренко

     
Приложение 1 к Положению

     

АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

За период с __.___.___ по __.__.__

 Управляющий делами
Н.Я.Нестеренко

Приложение 2 к Положению

     
АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

За период с __.___.___ по __.__.___