Глава 2. Контроль за исполнением документов в администрации города
3.2.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в документе вопросов и базируется на требованиях государственных стандартов на унифицированные системы документации.
3.2.2. Общий контроль за исполнением распорядительных документов Мэра города осуществляет отдел контроля контрольно-правового управления.
3.2.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с требованиями п. 8 "Инструкции", Положением о порядке организации контроля за исполнением документов в администрации г.Хабаровска, утвержденным постановлением Мэра города от 22.02.2000 № 265.
3.2.4. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и ответа.
Обязательному контролю подлежат:
- законодательные, распорядительные или нормативные акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Законодательной думы Хабаровского края, администрации Хабаровского края;
- решения городской Думы, постановления, распоряжения Мэра города;
- предложения, заявления, жалобы граждан;
- письма, заявления и другая корреспонденция предприятий, организаций, учреждений, жителей города.
3.2.5. Постановка документов на контроль в администрации города осуществляется путем применения специально разработанных автоматизированных систем контроля, функционирующих в компьютерной сети городской администрации:
- исполнительно-распорядительные акты;
- обращения граждан;
- служебные документы (корреспонденция).
3.2.6. По указанию Мэра города на контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в устной форме.
3.2.7. Контроль за исполнением документов осуществляется руководителями администрации или уполномоченными ими лицами.
3.2.8. Оперативный контроль за исполнением документов и поручений по ним осуществляется консультантами и помощниками Мэра города.
Оперативная работа консультантов и помощников Мэра города по проверке исполнения документов, стоящих у них на контроле, включает:
- ознакомление руководителей с поставленными на контроль документами в день их получения и передача этих документов с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям через общий отдел;
- оформление, учет и хранение контрольных дел (специальных контрольных папок), в которых вместе с контрольными документами содержатся материалы, характеризующие ход их выполнения (промежуточные информации, справки по итогам проверок, выписки из протоколов совещаний и пр.);
- оперативное информирование руководителя о ходе и результатах исполнения контрольных документов;
- подготовку руководителю, а также отделу контроля, приемной по жалобам и общему отделу (по истечении сроков исполнения документов) представлений о снятии их с контроля или же о продлении сроков исполнения;
- подготовку и передачу исполненных документов в соответствующие службы для снятия их с контроля.
3.2.9. Данные о ходе и результатах исполнения документов обобщаются, направляются заместителям Мэра города и ответственным исполнителям в виде машинограмм предупредительного характера с перечнем документов, сроки исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:
- ежемесячно - отделом контроля;
- еженедельно - приемной по жалобам;
- еженедельно - секретариатом.
3.2.10. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивают и представляют Мэру города: