РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
16 июня 1997 г. № 314
г. Орел
Об утверждении нормативных документов управления по делам архивов
В связи с принятием Закона Орловской области "О государственной службе Орловской области" от 08.01.1997 года № 20-О3 и постановления Главы администрации области "Об изменениях в структуре администрации области" от 28.01.97 г. № 50 ПОСТАНОВЛЯЮ:
Утвердить:
1. Положение об управлении по делам архивов администрации области согласно приложению № 1.
2. Штатное расписание работников управления архивов согласно приложению № 2.
Первый заместитель
Главы администрации В.А. Кочуев
Приложение № 1
к постановлению главы администрации
16 июня 1997 г. № 314
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Управление по делам архивов администрации Орловской области в соответствии с Законодательством Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением Орловской области об Архивном Фонде Орловской области и архивах, а также законом "О Государственной службе в Орловской области" и структурой областной администрации образовано администрацией Орловской области в целях руководства архивами области и реализации единой государственной региональной политики в архивном деле.
Государственное управление архивным делом в области осуществляется областной администрацией непосредственно через образуемое ею Управление по делам архивов администрации Орловской области. Управление по делам архивов вместе с подведомственными архивными учреждениями входят в систему Государственной архивной службы России.
1.2. Управление по делам архивов администрации Орловской области руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законом "О государственной службе Орловской области", Уставом (основным законом) Орловской области, указами и распоряжениями Президента РФ, Положениями об Архивном фонде Российской Федерации, об Архивном фонде Орловской области и архивах, нормативными документами по архивному делу, приказами и инструкциями Государственной архивной службы России, постановлениями, решениями и распоряжениями администрации области, а также настоящим Положением.
1.3. Положение об Управлении по делам архивов администрации области утверждается Главой администрации Орловской области.
1.4. Управление по делам архивов администрации Орловской области осуществляет государственное региональное руководством архивным делом, несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие, и совершенствование архивного дела на территории области, организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему архивные отделы райгорадминистраций, государственные и ведомственные архивы.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами Управления по делам архивов Орловской области являются:
2.1. Обеспечение сохранности, государственный учет, формирование и использование документов Архивного фонда области в интересах её экономического и социально-культурного развития, информационное обеспечение руководства администрации области;
2.2. анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение стратегии его развития с учетом местных особенностей, разработка проектов и реализация программ развития архивного дела в области;
2.3. организационно-методическое руководство деятельностью архивных отделов райгорадминистраций, государственных и ведомственных архивов области и организацией документов в делопроизводстве, содействие организациям государственной и негосударственной форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
2.4. координация научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений области;
2.5. контроль за соблюдением архивными отделами райгорадминистраций, областным государственным архивом, учреждениями, организациями и другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, Положения Орловской области об Архивном фонде Орловской области и архивах, других законодательных актов администрации области в области архивного дела;
2.6. решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Орловской области.
3. ФУНКЦИИ
Управление по делам архивов администрации области в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в облгосархив и архивные отделы райгорадминистраций области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в архивные отделы, пополнение Архивного фонда области документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из архивных отделов райгорадминистраций в областной государственный архив с постоянным составом документов;
3.2. организует хранение и ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда, хранящихся в государственных и ведомственных архивах области, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную архивную службу России;
3.3. осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных, ведомственных межведомственных архивов, в том числе, по личному составу и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, также негосударственных организаций на основе договорных отношений, совместно с другими органами, отделами управлениями администрации области проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы;
3.4. разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела в области и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений;
3.5. обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение администрации области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий, предложения по развитию и дальнейшему совершенствованию архивной службы в области;
3.6. организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений области;
3.7. решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних архивных отделов в другие архивные отделы райгорадминистраций; вносит предложения о передаче документов из архивных отделов госархивов области в государственные архивы или архивные отделы других областей;
3.8. организует создание без данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области;
3.9. проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников;
3.10. проверяет выполнение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями и другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, постановлений и решений администрации в области архивного дела обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве;
3.11. оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании, использовании документов их архивов;
3.12. организует проведение экспертизы научной и практической ценности документов в государственных и ведомственных архивах области;
3.13. контролирует и следит за наличием лицензий у предприятий, организаций и физических лиц, привлекаемых к обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов;
3.14. разрабатывает и утверждает, в пределах своей компетенции обязательные к исполнению облгосархивом, архивными отделами райгорадминистраций и учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
3.15. координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу архивных учреждений области, участвует в работе Зонального Научно-методического Совета, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;
3.16. информирует администрацию области о составе и содержании документов Архивного фонда по актуальной тематике, выполняет её запросы;
3.17. информирует департамент региональной политики и правового управления администрации области и Росархив о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, организациях, предприятиях, других нарушениях Положения об Архивном фонде Орловской области и архивах;
3.18. ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории области, выдаваемых Росархивом по заключению управления по делам архивов администрации области, и осуществляет контроль за их собиранием;
3.19. организует публикационную и научно-информационную деятельность облгосархива и архивных отделов райгорадминистраций, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов;
3.20. изучает и обобщает практику деятельности государственных, ведомственных, междуведомственных архивов области и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы государственных и ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений области;
3.21. контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе, порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование;
3.22. разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание управления по делам архивов администрации области и областного государственного архива, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период времени;
3.23. контролирует деятельность архивных учреждений области по привлечению внебюджетных средств, в том числе, по реализации платных работ и услуг;
3.24. осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств-участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран;
3.25. организует внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий;
3.26. организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений организаций;
3.27. организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции управления по делам архивов, принимает меры к устранению недостатков в деятельности подведомственных учреждений, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях области;
3.28. содействуют решению вопросов улучшения условий и охраны труда, техники безопасности работников подведомственных архивных учреждений области, их социальной защиты, внедряет в практику работы прогрессивные методы труда, в том числе, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации;
3.29. осуществляет по поручению руководства департамента региональной политики и правового управления администрации области другиe функции в пределах предоставленных ему полномочий.
4. ПРАВА
Управлению по делам архивов администрации области предоставляется право:
4.1. получать от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) - от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве;
4.2. проверять работу государственных ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, государственных архивов, учреждений по указанным вопросам.
4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве. Сотрудники управления по делам архивов администрации области для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.
4.4. Делегировать свои полномочия:
4.4.1. в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений непосредственно подчиненным государственным архивам;
4.4.2. в части осуществления контроля за соблюдением законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, законодательных и иных правовых актов области, касающихся архивного дела - государственным, ведомственным архивам, архивным отделам райгорадминистраций;
4.5. ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной административной и иной установленной законодательством Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах;
4.6. создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе, для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством;
4.7. согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями;
4.8. объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов;
4.9. в установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.
4.10. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией области, её структурными подразделениями по вопросам организации документов в делопроизводстве, работы государственных и ведомственных архивов.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1. Управление по делам архивов возглавляет начальник, назначаемый Главой администрации области на государственную должность в соответствии с квалификационными требованиями к государственным служащим. Начальник управления организует деятельность управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление по делам архивов задач, распределяет обязанности между сотрудниками управления. Штатная численность управления по делам архивов устанавливается администрацией области.
5.2. Начальник управления по делам архивов администрации области:
5.2.1. обеспечивает повышение эффективности проводимой государственной региональной политики в архивном деле, осуществляет руководство деятельностью Управления и подведомственных архивных учреждений области.
5.2.2. издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение, в необходимых случаях издает совместные с руководителями других органов администрации области приказы и инструкции;
5.2.3. отчитывается о работе архивных учреждений и состоянии архивнoгo дела в области перед руководством администрации и Росархивом;
5.2.4. определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатное расписание управления по делам архивов и госархива Орловской области, смету расходов на их содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований;
5.2.5. распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;
