• Текст документа
  • Статус
Недействующий

00022119
0200210
1157401372

А Д М И Н И С Т Р А Ц И Я  П Е Р М С К О Й  О Б Л А С Т И

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Пермского края от 25.12.2015 N 1158-п, вступившего в силу через 10 дней после дня официального опубликования.
____________________________________________________________________

31.12.97                                                   N 474

О   совершенствовании  системы    контроля
за   исполнением  документов  и укреплении
исполнительской дисциплины в администрации
области

----------------------------------------------------------------
Текст документа с изменениями, внесенными:
постановлением администрации области от 19 февраля 1999 года N 53
----------------------------------------------------------------

В целях обеспечения безусловного и своевременного исполнения законодательства и актов губернатора области, дальнейшего улучшения системы контроля за исполнением документов в областной администрации, повышения ответственности ее государственных служащих за реализацию предвыборной программы губернатора области и в соответствии с указами Президента Российской Федерации от 08.06.96 N 810 "О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службы", от 06.11.96 N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации"

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1 Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации области.

2 Установить персональную ответственность первых заместителей и заместителей губернатора области, руководителей структурных подразделений администрации области и аппарата за своевременное, качественное и полное исполнение документов и поручений, состояние исполнительской дисциплины и организации контроля в подведомственных подразделениях.

3 Ввести в структурных подразделениях и аппарате администрации области систему упреждающего контроля за исполнением законодательства и актов губернатора области. Руководителям указанных органов представлять в отдел по контролю за исполнением законодательства и актов губернатора области (далее - отдел по контролю) промежуточную информацию о принятых мерах по их исполнению с последующим докладом в установленные сроки руководителям администрации области об итогах проделанной работы.

4 Первым заместителям и заместителям губернатора области:

4.1 В месячный срок разработать конкретные мероприятия по обеспечению неукоснительного исполнения документов и поручений, стимулированию высокой исполнительской дисциплины государственных служащих и созданию действенной системы контроля в подведомственных структурных подразделениях; внести в должностные инструкции консультантам-референтам изменения и дополнения, направленные на повышение эффективности их организационной, контрольной, аналитической и методической деятельности по обеспечению своевременного и качественного исполнения документов и поручений руководителей администрации области.

4.2 Еженедельно заслушивать на оперативных совещаниях сообщения (отчеты) руководителей подведомственных структурных подразделений и консультантов-референтов об исполнении документов и поручений, их взаимодействии с другими структурными подразделениями и консультантами-референтами, состоянии исполнительской дисциплины и организации контроля. Принимать совместные оперативные меры по устранению обстоятельств, препятствующих исполнению документов и поручений в установленный срок, качественно и в полном объеме.

4.3 Обеспечить служебное расследование каждого случая признания судом решений руководителей подведомственных структурных подразделений незаконными, а также фактов систематического нарушения ими сроков исполнения документов и поручений, исполнения их некачественно и не в полном объеме, несвоевременного оформления материалов об исполнении документов с просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения. Вносить губернатору области предложения о применении к виновным мер дисциплинарного и материального воздействия.

5 Руководителям структурных подразделений администрации области и аппарата:

5.1 Предусмотреть в положениях о подведомственных подразделениях предоставленное законодательством право контроля за исполнением федерального и областного законодательства, актов губернатора области по предметам ведения подразделений, в должностных инструкциях руководителям и специалистам - их ответственность за своевременное и качественное исполнение контролируемых документов и подготовку материалов об их исполнении с просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения.

5.2 В срок до 01.02.98 ознакомить под расписку всех руководителей и специалистов подведомственных подразделений с Инструкцией по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации области, привести в соответствие с ней установленный в подведомственных подразделениях порядок организации контроля за исполнением документов.

5.3 Представить не позднее 01.02.98 уточненные сведения об ответственных за контроль специалистах подведомственных подразделений и их должностные инструкции в отдел по контролю.

5.4 Участвовать по приглашению отдела по контролю в проводимых им проверках исполнения законодательства и актов губернатора области, своевременно информировать отдел по контролю о планируемых заседаниях коллегий и совещаниях по проблемам исполнения и организации контроля за исполнением законодательства и актов губернатора области, контрольных мероприятиях, а также безотлагательно представлять отделу по контролю запрашиваемую им информацию.

5.5 Регулярно проверять в подведомственных подразделениях состояние работы с документами, не поставленными на контроль.

5.6 Использовать в практике укрепления исполнительской дисциплины в подведомственных подразделениях меры материального воздействия на руководителей и специалистов за работу по исполнению документов и поручений.

5.7 Обеспечить в 1 квартале 1998 г. оснащение средствами вычислительной техники и подключение к локальной вычислительной сети администрации области ПВЭМ ответственных за контроль специалистов подведомственных подразделений.

6 Отделу по контролю за исполнением законодательства и актов губернатора аппарата администрации области обеспечить:

6.1 установленный порядок организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации области;

6.2 проверки исполнения законодательства и актов губернатора области в структурных подразделениях и аппарате администрации области;

6.3 внесение предложений о применении к руководителям и специалистам администрации области, виновным в несвоевременном или ненадлежащем исполнении или неисполнении документов и поручений, мер дисциплинарного и материального воздействия;

6.4 подготовку нормативных и методических документов по совершенствованию организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации области.

7 Информационно-вычислительному центру администрации области до 01.02.98 обеспечить разработку и внедрение программного обеспечения системы контроля за исполнением документов и поручений в администрации области в соответствии с техническим заданием отдела по контролю.

8 Отделу по вопросам государственной службы и кадров аппарата администрации области:

8.1 Обеспечивать учет руководителей и специалистов администрации области, которые привлекались к ответственности за нарушение, неисполнение или ненадлежащее исполнение законодательства и актов губернатора области.

8.2 При проведении аттестации и квалификационных экзаменов руководителей и специалистов администрации области учитывать знание ими инструкций по организации контроля за исполнением документов и поручений и делопроизводства в администрации области, а также уровень их исполнительской дисциплины.

8.3 Включать вопросы подготовки, исполнения и контроля за исполнением документов, организации делопроизводства в программы подготовки, переподготовки и повышения квалификации руководителей и специалистов администрации области.

9 Отделу по работе со средствами массовой информации и связям с общественными организациями аппарата администрации области обеспечить немедленное информирование губернатора области о сообщениях в средствах массовой информации, в том числе теле- и радиопередачах, о нарушении, неисполнении или ненадлежащем исполнении законодательства и актов губернатора области руководителями и специалистами администрации области, а также организацию их рассмотрения совместно с отделом по контролю за исполнением законодательства и актов губернатора области и направление результатов рассмотрения в течение двух недель с момента опубликования в соответствующие средства массовой информации.

10 Отделу делопроизводства аппарата администрации области подготовить в срок до 01.04.98 проект инструкции по делопроизводству в администрации области.

11 Отделу писем и приема граждан аппарата администрации области регулярно информировать отдел по контролю о состоянии работы с письмами и обращениями граждан в администрации области, фактах нарушения, неисполнения или ненадлежащего исполнения законодательства и актов губернатора области ее руководителями и специалистами.

12 Считать утратившим силу постановление главы администрации области от 17.09.93 N 145 "О мерах по улучшению организации контроля за исполнением документов в администрации области".

13 Контроль за исполнением постановления возложить на начальника отдела по контролю за исполнением законодательства и актов губернатора области Галанину Л.А.


Губернатор области                                       Г.В.Игумнов

2813  17334

Приложение. И Н С Т Р У К Ц И Я по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации области (с изменениями на 19 февраля 1999 года)

Приложение
к постановлению
губернатора области
31.12.97 N 474

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации области, регламентирует обязанности, взаимодействие и ответственность всех участников исполнения и контроля за исполнением документов и поручений в администрации области.

1.2 Цель организации контроля в администрации области содействие обеспечению единства системы исполнительной власти и сохранению единого правового пространства в соответствии с Конституцией Российской Федерации, реализации полномочий губернатора области - высшего должностного лица и главы исполнительной власти области по контролю за исполнением законодательства и собственных распорядительных актов.

1.3 Основная задача организации контроля в администрации области - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

1.4 Организация контроля в администрации области включает:

постановку на контроль и учет документов и поручений;

ведение контроля за исполнением документов и поручений;

снятие документов и поручений с контроля и учета;

анализ состояния исполнительской дисциплины, подготовку информаций и предложений по ее укреплению.

1.5 Руководители администрации области, ее структурных подразделений и аппарата в организации контроля обеспечивают:

губернатор области

постановку на контроль, организацию исполнения и контроль за исполнением документов по приоритетным направлениям деятельности администрации области или комплексу проблем, требующих решения губернатора области; снятие с контроля своих поручений или изменение сроков их исполнения;

первые заместители и заместители губернатора области:

организацию исполнения и исполнение документов в соответствии с резолюцией губернатора области, актов и поручений губернатора области, контроль за ходом исполнения вышеназванных документов и поручений в подведомственных структурных подразделениях администрации области и аппарата, предварительное рассмотрение, визирование и передачу губернатору области материалов об исполнении таких документов и поручений с просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения;

постановку на контроль, организацию исполнения и контроль за исполнением документов, не требующих решения губернатора области, по направлениям их деятельности в соответствии с распределением обязанностей между ними и им адресованных, снятие с контроля или изменение сроков их исполнения;

консультанты-референты губернатора области, его первых заместителей и заместителей:

исполнение поручений руководителей администрации области;

контроль за своевременным и качественным исполнением документов и поручений руководителей администрации области в подведомственных им структурных подразделениях, анализ содержания и оформления материалов об исполнении документов и поручений с просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения, подготовку по ним заключений;

руководители структурных подразделений администрации области и аппарата:

организацию исполнения и исполнение документов в соответствии с резолюциями руководителей администрации области, а также их поручений, контроль за ходом их исполнения в подразделениях, подготовку и оформление материалов об исполнении с просьбами о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения;

отделы аппарата администрации области по контролю за исполнением законодательства и актов губернатора области (далее отдел по контролю), по взаимодействию с территориями осуществляют свою контрольную деятельность в соответствии с положениями о них: обеспечивают учет документов и поручений, поставленных на контроль руководителями администрации области, и контроль за своевременным и качественным их исполнением¤.
(в редакции постановления администрации области от 19 февраля 1999 года № 53)

---------------

Отдел писем и приема граждан осуществляет контроль за рассмотре нием обращений граждан в соответствии с федеральным законодатель ством.

1.6 Указания по исполнению документа и поручения даются руководителями администрации области в форме резолюций.

1.6.1 Резолюция должна содержать: фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), предписываемое действие, способ, порядок и сроки исполнения. Обязательны подпись автора резолюции и дата.

1.6.2 Если в резолюции по исполнению документа и поручения предусматривается несколько исполнителей, то руководителем администрации области определяется ответственный (основной) исполнитель, который указывается первым или напротив его фамилии пишется слово "созыв".

1.6.3 В резолюции на документе, по исполнению которого не требуются дополнительные указания и имеются типовые сроки исполнения, указывается лишь исполнитель, проставляется подпись автора резолюции и дата.

1.7 Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение документа и поручения, осуществляет сбор, обработку и обобщение поступающей информации, в том числе о результатах контроля, подготовку информаций (докладов) о ходе и итогах исполнения контролируемых документов и поручений с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения, а также проектов писем-ответов, актов губернатора области и других документов, их согласование и представление руководителю на рассмотрение, визирование или подписание, контроль за их прохождением до снятия с контроля и учета.

1.7.1 Ответственный исполнитель руководит работой исполнителей документа и поручения, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, а также контроль за своевременным представлением ему исполнителями необходимых материалов. Если решение вопроса требует последовательной работы исполнителей с документом и поручением или согласования по ним, ответственный исполнитель контролирует срок их нахождения у каждого исполнителя, который не может быть более 3 дней.
1.7.2 Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное, полное и качественное исполнение документа и поручения, представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.), а также достоверность сообщаемой ими информации.


1.8 Прохождение документа и поручения в администрации области в процессе их исполнения документируется: удостоверяется соответствующими отметками и датами на документах, в электронных контрольных карточках и их машинограммах. Информация передается в отделы по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства.

1.8.1 При исполнении документа и поручения переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть ими решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.8.2 Ошибочно поступившие в структурное подразделение документ и поручение незамедлительно возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом в канцелярию отдела делопроизводства.

1.8.3 Передача документа и поручения от руководителей администрации области непосредственно исполнителю (ответственному исполнителю), минуя канцелярию отдела делопроизводства, от исполнителя к исполнителю - службы делопроизводства структурных подразделений не допускается.

1.9 Сроки исполнения документа и поручения определяются руководителями администрации области, исходя из сроков, установленных организацией или должностным лицом, направившими документ, а в случае их отсутствия - законодательством и актами федеральных органов исполнительной власти (перечень прилагается).

1.9.1 По документу и поручению с длительным (более месяца) сроком исполнения руководителями администрации области устанавливаются промежуточные сроки их исполнения, в случае их отсутствия промежуточные сроки исполнения документа и поручения могут устанавливаться отделом по контролю.

1.9.2 Сроки исполнения документа и поручения исчисляются в календарных днях.

1.9.3 Если установленный срок исполнения документа и поручения приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается первый после выходных и праздничных дней рабочий день.
(в редакции постановления администрации области от 19 февраля 1999 года № 53)

1.10 Отменять документ и поручение, приостанавливать их исполнение имеет право руководитель, их подписавший.

1.11 Снять документ и поручение с контроля, изменить срок их исполнения имеет право руководитель администрации области, поставивший их на контроль.

1.11.1 Документ и поручение могут быть сняты с контроля отделом по контролю, если в их исполнение губернатором области принят соответствующий акт.

1.12 Изменение срока исполнения документа или поручения после его истечения не допускается.

1.12.1 Сроки исполнения документа и поручения могут изменяться только в исключительных случаях при наличии веских оснований.

1.13 Документ и поручение, по которым исполнителем (ответственным исполнителем) не представлены в установленный срок в отделы по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства информация (доклад) об исполнении документа и поручения с просьбой о снятии с контроля или изменении срока их исполнения, завизированной соответствующим руководителем администрации области, отпуск письма-ответа, входящий документ, по которому не предусмотрена подготовка ответа, с отметкой о его исполнении считаются неисполненными и продолжают находиться на учете в вышеназванных отделах.

1.14 На документ и поручение по приоритетным направлениям деятельности администрации области или комплексу проблем, а также с длительным сроком исполнения оформляются контрольные дела, где накапливаются материалы об организации исполнения, исполнении и контроле за исполнением документа и поручения.

1.14.1 Контрольные дела ведутся консультантами-референтами руководителей администрации области, отделами по контролю и по взаимодействию с территориями, ответственными за контроль специалистами структурных подразделений администрации области и аппарата.

1.14.2 Контрольные дела хранятся в течение 3 лет после снятия документа и поручения с контроля, затем уничтожаются в установленном порядке.

1.15 В аппарате администрации области осуществляется автоматизированный контроль за исполнением документов и поручений в установленные сроки.

1.16 Перед уходом в отпуск или выездом в длительную командировку руководители и специалисты администрации области по указанию соответствующего руководителя обязаны передать находящиеся у них на исполнении документы другим руководителям и специалистам для исполнения.

1.16.1 При увольнении или переходе на другую работу руководители и специалисты администрации области по указанию соответствующего руководителя должны передать другим руководителям и специалистам все материалы по исполненным ими документам для использования в практической деятельности, неисполненные документы для исполнения.

2 ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ НА КОНТРОЛЬ И УЧЕТ

2.1 Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, другие нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, областные законы и решения Законодательного Собрания области регистрируются и передаются на ознакомление губернатору области юридическим отделом в день их поступления.

2.2 В день возвращения рассмотренных губернатором области федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других документов федеральных органов государственной власти, областных законов и решений Законодательного Собрания области юридический отдел прилагает к ним листы ознакомления и в соответствии с резолюцией губернатора области в тот же день направляет их первым заместителям и заместителям губернатора области, в отдел по контролю для ознакомления, организации исполнения, исполнения, учета и контроля.

2.3 Регистрация других поступивших документов и их передача руководителям администрации области осуществляется сектором входящих документов канцелярии отдела делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации области, а также их полномочиями, предусмотренными п.1.5 настоящей Инструкции, в день их поступления для рассмотрения, постановки на контроль, организации исполнения, исполнения и контроля за их исполнением.

2.4 Копии актов губернатора области, протоколов заседаний коллегии и совещаний у губернатора области с его поручениями направляются в канцелярию отдела делопроизводства сектором актов губернатора области отдела делопроизводства и соответствующими структурными подразделениями администрации области для передачи руководителям администрации области и ее структурных подразделений ответственным за контроль их исполнения; ответственным исполнителям и исполнителям, как правило, в день их подписания и регистрации для организации исполнения, исполнения и контроля за исполнением в подведомственных структурных подразделениях администрации области и аппарата, в отдел по контролю - для постановки на учет и контроля за их исполнением.

2.5 Консультанты-референты губернатора области, первых заместителей и заместителей губернатора области в день поступления в приемные руководителей администрации области документов и поручений внимательно их изучают, готовят проекты резолюций руководителей с предложениями о постановке на контроль и передают их на рассмотрение руководителям администрации области.

2.6 Постановке на контроль подлежат входящие, инициативные и внутренние документы и поручения или их отдельные пункты, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, содержащие конкретные задания и сроки их исполнения, а также по исполнению которых даны указания руководителями администрации области.

2.7 Руководителями администрации области документы и поручения рассматриваются:

поручения Президента Российской Федерации, запросы Главного контрольного управления Президента Российской Федерации и его Уральской окружной инспекции, обращения и запросы полномочного представителя Президента Российской Федерации в Пермской области, поручения губернатора области - безотлагательно;

федеральные и областные законы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания области, органов государственной власти Коми-Пермяцкого автономного округа, представительных органов и глав местного самоуправления, акты губернатора области - в день их поступления;

документы федеральных органов государственной власти, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания области, Центральной и областной избирательных комиссий, правоохранительных и контролирующих органов области, другие документы и поручения, подлежащие постановке на контроль в соответствии с п.2.5 настоящей Инструкции, - не позднее следующего дня.

2.7.1 Решения по организации исполнения сложных документов и поручений принимаются руководителями в течение 2 дней.

2.8 По возвращении руководителями администрации области рассмотренных документов и поручений специалисты приемных:

2.8.1 руководителей, поставивших документ и поручение на контроль, незамедлительно проставляют на документе и поручении, отпуске инициативного письма, направляемого в федеральные органы государственной власти, штамп "Контроль", осуществляют ввод отметок о постановке их на контроль в электронные регистрационные карточки на документ и поручение, за исключением актов губернатора области и инициативных писем, ввод отметок о постановке на контроль которых осуществляется соответственно сектором актов губернатора области отдела делопроизводства и сектором исходящих документов канцелярии отдела делопроизводства, и копируют:

для исполнителей - необходимое количество экземпляров каждого поставленного на контроль документа и поручения с резолюциями руководителей (ответственным исполнителям передаются документ и и поручение с резолюциями в подлинниках);

для отдела по контролю - экземпляр документа и поручения, предусмотренных абзацем 2 п.2.12.1 настоящей Инструкции, за исключением распорядительных актов губернатора области;

для отдела по взаимодействию с территориями - экземпляр документа и поручения, предусмотренных абзацем 3 п.2.12.1 настоящей Инструкции;

для отдела делопроизводства - экземпляр документа и поручения, предусмотренных абзацем 4 п.2.12.1 настоящей Инструкции;

2.8.2 немедленно переносят тексты и даты резолюций в электронные регистрационные и контрольные (на акты губернатора области) карточки;

2.8.3 составляют и печатают письма-извещения авторам обращений (кроме федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Коми-Пермяцкого автономного округа и Законодательного Собрания области) о направлении на исполнение (для ответа) в структурные подразделения администрации области, передают их на подпись консультантам-референтам;

2.8.4 возвращают в тот же день:

в канцелярию отдела делопроизводства для безотлагательной отправки и передачи: документы и поручения с резолюциями руководителей в подлинниках - ответственным исполнителям; документы и поручения с резолюциями руководителей в копиях, копии документов и поручений с листами ознакомления с ними - исполнителям для исполнения; письма-извещения - авторам обращений для сведения;

в юридический отдел аппарата администрации области для кодификации и применения в практической деятельности - документы и поручения с листами ознакомления;

в отделы по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства для постановки на учет и контроля за их исполнением - копии документов и поручений.

2.9 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства, юридического отдела осуществляют контроль за своевременным возвращением документов и поручений из приемных руководителей администрации области.

2.10 Специалисты сектора исходящих документов канцелярии отдела делопроизводства и службы делопроизводства ее структурных подразделений и аппарата обеспечивают незамедлительную отправку и доставку документов и поручений ответственным исполнителям и исполнителям, а также отправку писем-извещений авторам обращений.

2.11 Специалисты приемных руководителей администрации области контролируют правильность и полноту заполнения руководителями листов ознакомления, своевременность возвращения их копий из структурных подразделений администрации области и аппарата в приемные и обеспечивают безотлагательную передачу их в юридический отдел аппарата администрации области.

2.12 Документы и поручения, поставленные на контроль руководителями администрации области, ставятся на учет.

2.12.1 Ответственность за ведение учета поставленных на контроль в аппарате администрации области документов и поручений и контроля за их исполнением возлагается на

отдел по контролю:

поручений руководителей администрации области по исполнению документов федеральных органов государственной власти и Законодательного Собрания области, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Пермской области, Главного контрольного управления Президента Российской Федерации и его Уральской окружной инспекции, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания области, органов государственной власти Коми-Пермяцкого автономного округа, Центральной и областной избирательных комиссий, правоохранительных и контролирующих органов области, обращений средств массовой информации, а также актов губернатора области, его поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии и совещаний у губернатора области с формулировками "представить", "внести", "доложить", "проинформировать", "подготовить проект областного закона";

инициативных документов администрации области, направляемых в федеральные органы государственной власти;

отдел по взаимодействию с территориями:

поручений руководителей администрации области по обращениям органов и глав местного самоуправления, депутатов представительных органов местного самоуправления, поручений губернатора области по итогам его поездок в города и районы области;

отдел делопроизводства:

поручений руководителей администрации области по запросам и обращениям организаций и общественных объединений;

приказов заместителя губернатора области, руководителя аппарата администрации по основным направлениям деятельности аппарата;

консультантов-референтов руководителей администрации области:

поручений руководителей администрации области;

ответственных за контроль специалистов структурных подразделений администрации области и аппарата:

поручений руководителей структурных подразделений администрации области и аппарата по исполнению поручений руководителей администрации области.

2.13 При наличии резолюции руководителя администрации области на документе "Подготовить проект ответа" специалисты канцелярии отдела делопроизводства на документ и поручение ставят штамп "Подлежит возврату в администрацию области".

2.14 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства заполняют информацией электронные контрольные карточки на поставленные на контроль и учет документы и поручения, вводят отметки о номерах контрольных дел; в структурные подразделения, не включенные в локальную вычислительную сеть (ЛВС), передают машинограммы карточек.

2.15 Контрольные карточки заполняются на каждый документ и поручение или их отдельные пункты. Машинограммы карточек готовятся в количестве, соответствующем числу исполнителей.

2.16 Контрольные картотеки на документы и поручения ежедневно просматриваются ответственными исполнителями и исполнителями, ответственными за контроль их исполнения, а также консультантами-референтами руководителей администрации области.

3 ВЕДЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

3.1 Контроль за ходом исполнения документа и поручения осуществляется до истечения срока их исполнения в следующем порядке:

заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

заданий текущего месяца - каждые 10 дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока исполнения документа и поручения;

3.2 За исполнением документов и поручений в установленные сроки осуществляется сплошной контроль, за полнотой и качеством исполнения документов и поручений - выборочный.

3.2.1 Основной формой выборочного контроля за исполнением документов и поручений является проверка их исполнения, результаты которой могут стать предметом рассмотрения губернатора области или коллегии при губернаторе области.

3.2.1 Ход исполнения обращений, как правило, не проверяется, а контролируется факт их исполнения на дату истечения установленного срока исполнения документа.

3.3 Ответственность за контроль исполнения документа и поручения по срокам, объему и качеству исполнения возлагается на соответствующих руководителей администрации области, ее структурных подразделений и аппарата в зависимости от степени их ответственности за участок работы, которому посвящен документ и поручение, в соответствии с их функциональными обязанностями, а также степени их участия в подготовке проектов.

3.3.1 Если проект документа и поручения губернатора области разрабатывался соответствующим структурным подразделением, то ответственность за контроль исполнения документа и поручения возлагается, как правило, на данное структурное подразделение.

3.3.2 Если структурное подразделение администрации области и аппарата определено в качестве исполнителя, ответственность за контроль исполнения документа и поручения возлагается на другое структурное подразделение или соответствующего руководителя администрации области.

3.4.Документы и поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в сроки, установленные п.2.7 настоящей Инструкции.

3.5 Руководитель структурного подразделения вправе обратиться к руководителю администрации области, ответственному за контроль исполнения документа и поручения или давшему указание об их исполнении, с аргументированными предложениями о внесении изменений и дополнений в организацию исполнения документа и поручения, но не позднее следующего дня после их получения.

3.6 Передача документа и поручения непосредственному их исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа и поручения руководителем структурного подразделения.

3.7 Ответственный за контроль специалист структурного подразделения безотлагательно информирует отделы по контролю и по взаимодействию с территориями о непосредственном исполнителе документа и поручения и времени их получения для постановки на учет.

3.8 Если документ и поручение пересылаются структурным подразделением администрации области на исполнение в подведомственную организацию с последующим его информированием, вместе с документом направляется экземпляр машинограммы контрольной карточки. В установленный срок машинограмма контрольной карточки возвращается в структурное подразделение с кратким изложением результатов исполнения документа и поручения.

3.9 Не позднее чем за 3-5 дней до истечения промежуточного срока исполнения документа и поручения исполнитель (ответственный исполнитель) представляет в отделы по контролю и по взаимодействию с территориями письменную информацию (доклад) о принятых мерах по исполнению документа и поручения и ходе их исполнения, а также копии принятых в их исполнение организационно-распорядительных документов. В случае возникновения затрудняющих своевременное исполнение документа и поручения обстоятельств указываются их причины, принимаемые меры и предложения по обеспечению качественного и своевременного исполнения документа и поручения.

3.10 Руководители структурных подразделений администрации области и аппарата систематически контролируют состояние исполнительской дисциплины в подведомственных подразделениях и принимают совместные меры по обеспечению исполнения документов и поручений качественно, в полном объеме и в установленный срок.

3.11 После постановки на контроль документа и поручения консультант-референт руководителя администрации области, осуществляющего общее руководство структурным подразделением исполнителем (ответственным исполнителем):

запрашивает у исполнителя (ответственного исполнителя) план организационных мероприятий по исполнению документа и поручения по приоритетным направлениям деятельности администрации области или комплексу проблем, а также с длительным сроком исполнения;

участвует в заседании коллегии или совещании у руководителя структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя), оказывает ему организационную помощь по исполнению документа и поручения;

запрашивает у исполнителя (ответственного исполнителя) информацию о ходе исполнения документа и поручения;

по личной инициативе или по указанию руководителя администрации области проверяет ход исполнения документа и поручения, привлекает с разрешения руководителя необходимых специалистов, участвует в проверке, проводимой отделом по контролю;

ежедневно просматривает контрольную картотеку и регулирует ход исполнения документа и поручения;

до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа и поручения предупреждает руководителя структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя) о приближении срока их исполнения;

при необходимости принимает меры к объединению усилий консультантов-референтов других руководителей администрации области, руководителей и специалистов подведомственных им структурных подразделений по исполнению качественно и в установленный срок документа и поручения;

в случае истечения установленных сроков исполнения документа и поручения незамедлительно информирует об этом руководителя администрации области, руководителей соответствующих структурных подразделений и аппарата для принятия необходимых мер;

еженедельно информирует руководителя администрации области о состоянии исполнения документов и поручений, находящихся на контроле; в необходимых случаях - с вызовом их исполнителей (ответственных исполнителей).

3.12 Отдел по контролю постоянно проводит проверки исполнения документов и поручений в администрации области. При необходимости привлекает к участию в них различных специалистов.

3.13 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства ежедневно просматривают контрольные картотеки, напоминают исполнителям (ответственным исполнителям), ответственным за контроль специалистам структурных подразделений и консультантам-референтам руководителей администрации области о приближении или истечении сроков исполнения документа и поручения.

3.14 Напоминание исполнителю (ответственному исполнителю) о приближении установленных сроков исполнения документов и поручений осуществляется за 3 дня - при сроке их исполнения 10 дней, за 5 дней - свыше 10 дней.

3.15 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства обеспечивают оперативное внесение в контрольные карточки сведений о ходе исполнения документа и поручения.

3.16 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства не реже одного раза в месяц сверяют с консультантами-референтами руководителей администрации области, а ответственные за контроль специалисты структурных подразделений администрации области и аппарата - с исполнителями наличие документов и поручений, докладывают соответствующим руководителям о состоянии работы с документами и поручениями.

3.16.1 При утрате контролируемых документов и поручений руководитель назначает служебное расследование и информирует об этом соответственно отделы по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства.

4 СНЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ С КОНТРОЛЯ И УЧЕТА

4.1 Снятие документа и поручения с контроля осуществляется только после их своевременного, качественного и в полном объеме исполнения: выполнения указания руководителя об исполнении конкретного мероприятия, подготовки ответного документа в виде заключения, предложений и других материалов, получения ответа на инициативный документ, принятия решения губернатором области или другого документированного подтверждения факта исполнения.

4.1.1 Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии и совещаний у губернатора области с формулировками "представить", "внести", "доложить", "проинформировать", "подготовить проект областного закона", считаются исполненными, если подготовленные документы не возвращены на доработку и по ним руководителем администрации области принято решение, являющееся основанием для снятия поручений с контроля.

4.1.2 Результаты исполнения инициативного документа определяются его автором.

4.2 Для обобщения сведений и подготовки ответственным исполнителем информации (доклада) о результатах исполнения документа и поручения или проекта письма-ответа исполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы в установленный им срок, но не позднее 3-5 дней до истечения установленного руководителями администрации области срока исполнения документа и поручения.

4.3 Содержание информации (доклада) о результатах исполнения документа и поручения должно быть ясным, кратким, обоснованным, изложено языком, не допускающим различного толкования; обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем подробной информации с указанием по каждому заданию выполненных конкретных действий и определением конкретных результатов исполнения (в сравнении с предыдущими периодами времени), фактической даты исполнения или их невыполнении с аргументированным объяснением причин и проблем, предпринимаемых конкретных мер по их устранению для выполнения документа и поручения, с изложением предложений, направленных на изменение создавшейся ситуации, а также мотивированной просьбы о снятии с контроля документа и поручения или изменении сроков их исполнения. Ссылка на основные нормативные правовые акты по проблеме и поручения руководителей администрации области обязательна.

4.3.1 Информация (доклад), представляемая на рассмотрение губернатора области, должна быть подписана руководителем структурного подразделения - исполнителем (ответственным исполнителем), которому дано поручение, завизирована первым заместителем или заместителем губернатора области в соответствии с распределением их обязанностей и данными им губернатором области поручениями.

4.3.2 К информации (докладу) об исполнении документа и поручения, проекту письма-ответа прилагаются подлинники документов (за исключением федеральных и областных нормативных правовых актов, актов губернатора области, которые представляются в копиях), по которым были даны поручения, подлинники поручений руководителей администрации области и материалов, на основании которых подготовлена информация (доклад). В случае проведения ответственным за контроль исполнения документа и поручения проверки хода их исполнения, служебного расследования и других контрольных мероприятий прилагаются также их результаты.

4.3.3 Просьба в информации (докладе) о снятии с контроля или изменении сроков исполнения документа и поручения, привлечении к ответственности исполнителей за неисполнение или ненадлежащее исполнение документа и поручения может быть оформлена соответствующим проектом акта губернатора области.

4.4. На отдельных документах оформляются отметки об их исполнении.

4.4.1 Отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется его исполнителем (ответственным исполнителем) на нижнем поле первого листа документа слева и содержит краткие сведения о его исполнении, просьбу о снятии с контроля, подпись исполнителя, слова "В дело", после снятия документа с контроля - дату и подпись руководителя.

4.4.2 Отметка об исполнении инициативного документа оформляется его автором на отпуске письма, хранящегося в секторе исходящих документов канцелярии отдела делопроизводства.

4.5 На отпуске исходящего документа оформляются визы руководителей администрации области и ее структурных подразделений, подготовивших документ, а также тех руководителей, с которыми в соответствии с резолюцией руководителя администрации области документ согласовывался.

4.5.1 Отметка о непосредственном исполнителе исходящего документа: фамилия и номер его служебного телефона проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

4.6 Информации (доклады) об исполнении документов и поручений, проекты писем-ответов, документы с отметками об исполнении, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются их исполнителям (ответственным исполнителям) для доработки и повторного представления.

4.7 Информация (доклад) об исполнении документа и поручения с просьбой о снятии с контроля или изменении срока их исполнения, проект письма-ответа, документ с отметкой об исполнении представляются исполнителем (ответственным исполнителем) консультанту-референту соответствующего руководителя администрации области за 1-3 дня до истечения установленного срока исполнения документа и поручения или месячного срока с даты подписания поручения, если срок исполнения не указан.

4.8 Информация (доклад) об исполнении документа и поручения, проект письма-ответа, оформление отметки об исполнении документа изучаются консультантом-референтом соответствующего руководителя администрации области и с его заключением о полноте и качестве исполнения документа и поручения докладываются руководителю администрации области. Одновременно с информацией (докладом) представляется контрольное дело на документ и поручение.

4.9 Информации (доклады) об исполнении отдельных пунктов плана мероприятий или программы направляются первым заместителям и заместителям губернатора области, осуществляющим общее руководство соответствующими структурными подразделениями администрации области и аппарата - исполнителями, для рассмотрения и визирования, которые затем передаются руководителю администрации области, ответственному за контроль исполнения плана мероприятий или программы в целом, для обобщения и доклада губернатору области.

4.10 Документы и поручения снимаются с контроля решениями руководителей администрации области по принадлежности постановки их на контроль в соответствии с п.1.5 настоящей Инструкции. Наиболее значимые документы федеральных органов государственной власти и Законодательного Собрания области, акты губернатора области по приоритетным направлениям деятельности администрации или комплексу проблем могут сниматься с контроля актами губернатора области.

4.10.1 Если по представленным материалам о снятии документа и поручения с контроля даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на их основании.

4.11 Решение о снятии с контроля документа и поручения в целом или отдельных их пунктов, изменении сроков их исполнения фиксируется на первом листе информации (доклада) о результатах исполнения документа и поручения и содержит слова "С контроля снять", "Срок контроля продлить до .....", подписывается руководителем администрации области с указанием даты снятия с контроля или изменения сроков их исполнения.

4.12 Отметка об исполнении документа и поручения в машинограмме контрольной карточки должна включать: краткие сведения об исполнении документа и поручения, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ и поручение, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ и поручение, дату.

4.13 Сектор входящих документов канцелярии отдела делопроизводства оперативно обеспечивает передачу информаций (докладов) об исполнении документов и поручений, отпусков писем-ответов, входящих документов, по которым не предусмотрена подготовка ответов, с отметкой о их исполнении в отделы по контролю и по взаимодействию с территориями.

4.14 Отделы по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства, получив информацию (доклад) об исполнении документа и поручения, отпуск письма-ответа или входящий документ, по которому не предусмотрена подготовка ответа с отметкой о его исполнении, и решения по ним руководителей администрации области, оставляют документ и поручение на учете или снимают их с учета, вносят соответствующие отметки в автоматизированную базу данных.

4.15 После снятия документа и поручения с контроля и учета копии исполненных документа и поручения вместе с копией информации (доклада) о результатах их исполнения в 10-дневный срок передаются исполнителем (ответственным исполнителем) в службу делопроизводства структурного подразделения для дооформления контрольного дела.

4.16 Исполнитель (ответственный исполнитель) обеспечивает контроль за прохождением документа и поручения в администрации области до снятия их с контроля и учета.

4.17 Документы федеральных органов государственной власти и Законодательного Собрания области считаются снятыми с контроля и учета в администрации области, если их авторам направлены письма-ответы. В случае продления федеральными органами государственной власти и Законодательным Собранием области срока исполнения документа он ставится на контроль в администрации области как вновь поступивший.

4.18 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства, консультанты-референты, ответственные за контроль специалисты структурных подразделений администрации области и аппарата ведут контрольные картотеки документов и поручений.

5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ С ОТМЕТКОЙ "СРОЧНО"

5.1 Прохождение документов и поручений с отметкой "срочно" или требующих срочного исполнения осуществляется в администрации области и ее аппарате немедленно.

5.2 С документом и поручением с отметкой "срочно" или требующим срочного исполнения в первую очередь знакомится руководитель администрации области, организующий работу по их исполнению.

5.3 При необходимости допускается ознакомление исполнителя (ответственного исполнителя) с содержанием документа и поручения с отметкой "срочно" или требующим срочного исполнения до рассмотрения их руководителем, передача документа и поручения в копиях, машинограммы контрольной карточки на них до передачи документа и поручения либо иная форма информирования исполнителя (ответственного исполнителя).

5.3.1 Документ и поручение с отметкой "срочно" или требующие срочного исполнения немедленно передаются исполнителю (ответственному исполнителю) после рассмотрения их руководителем.

                6 АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ,
                  ПОДГОТОВКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ

6.1 Отдел по контролю составляет и направляет: губернатору области:

итоговые сведения об исполнении в установленные сроки контролируемых в администрации области документов и поручений еженедельно, ежемесячно, 1 раз в полугодие и ежегодно;

первым заместителям и заместителям губернатора области, руководителям структурных подразделений администрации области и аппарата:

перечни документов и поручений, подлежащих исполнению ими до конца текущего месяца, - ежемесячно;

перечни документов и поручений, установленные сроки исполнения которых истекли на 1 число текущего месяца, - ежемесячно.

6.2 Отдел по контролю регулярно проверяет исполнение документов и поручений и анализирует состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации области и аппарате, вносит предложения руководителям администрации области по ее укреплению.

7 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов и поручений, поставленных на контроль в администрации области, нарушение установленных сроков их исполнения, а также настоящей Инструкции к руководителям и специалистам администрации области применяются меры дисциплинарного и материального воздействия по инициативе руководителей администрации области, представлениям отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства.

8 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1 Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого руководителя и специалиста администрации области.

8.2 Руководители и специалисты администрации области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них на исполнении контролируемых документов и поручений.

8.3 Настоящая Инструкция должна быть доведена руководителями структурных подразделений до сведения каждого состоящего на государственной службе в администрации области руководителя и специалиста под расписку.

8.4 Установленный в структурных подразделениях администрации области и аппарата порядок организации контроля за исполнением документов и поручений не может противоречить настоящей Инструкции.

17334

Приложение. П Е Р Е Ч Е Н Ь сроков исполнения документов и поручений

Приложение
к Инструкции
по организации контроля
за исполнением документов
и поручений в аппарате
администрации области


1 Поручения Президента Российской Федерации, содержащиеся в указах и распоряжениях, - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня вступления в силу:

1.1 Поручения Президента Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, с указанием "срочно" - в 3-дневный срок, с указанием "срочно", но требующие дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов, - в 10-дневный срок, с указанием "оперативно" - в 10-дневный срок.

2 Поручения губернатора области, содержащиеся в актах, - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня вступления в силу:

2.1 Поручения губернатора области - в срок, указанный в поручении, с указанием "срочно" - в 3-дневный срок, с указанием "срочно", но требующие дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов, - в 10-дневный срок, с указанием "оперативно" - в 10-дневный срок.

3 Поручения Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня подписания.

4 Поручения и запросы федеральных органов государственной власти - в указанный в них срок либо в месячный срок со дня получения.
(в редакции постановления администрации области от 19 февраля 1999 года № 53)

5 Запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее 15 дней, обращения - не позднее 20 дней со дня получения, за исключением требующих дополнительной проверки или дополнительного изучения, о чем сообщается их авторам в 3-дневный срок.

6 Решения, обращения Законодательного Собрания области, решения его комитета или постоянной комиссии - в указанный в них срок либо в месячный срок со дня получения.
(в редакции постановления администрации области от 19 февраля 1999 года № 53)

7 Запросы депутатов Законодательного Собрания области - не позднее 3-х дней со дня получения, но требующие дополнительного изучения, - в срок, установленный Законодательным Собранием области.

8 Обращения представительных органов и глав местного самоуправления - в месячный срок со дня получения.

9 Письма организаций - в 10-дневный срок со дня получения.

10 Телеграммы, требующие срочного решения, - в срок до 2-х дней, остальные - в течение 10 дней со дня получения.

11 Заявления и жалобы граждан - в месячный срок, не требующие дополнительной проверки или дополнительного изучения, - не позднее 15 дней.

11.1 Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, требующих дополнительной проверки или дополнительного изучения, о чем сообщается гражданам, внесшим предложения.

12 Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня их получения, требующие дополнительной проверки или дополнительного изучения, - в 15-дневный срок (в порядке исключения).

13 Публикации в средствах массовой информации о нарушениях федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, вступивших в законную силу решений судов, - в течение двух недель со дня опубликования.

13.1 Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций средств массовой информации, а также публикации в средствах массовой информации с предложениями, заявлениями и жалобами граждан рассматриваются в те же сроки.

17334

О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и укреплении исполнительской дисциплины в администрации области (с изменениями на 19 февраля 1999 года)

Название документа: О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и укреплении исполнительской дисциплины в администрации области (с изменениями на 19 февраля 1999 года)

Номер документа: 474

Вид документа: Постановление Главы администрации (губернатора) Пермской области

Принявший орган: Глава администрации (губернатор) Пермской области

Статус: Недействующий

Опубликован: Файл-рассылка из ИВЦ Администрации Пермской области.
Дата принятия: 31 декабря 1997

Дата редакции: 19 февраля 1999