ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 1 марта 2012 года N 373

Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов

(с изменениями на 29 января 2016 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФТС России от 8 октября 2019 года N 1550
____________________________________________________________________

В соответствии с приказом ФТС России от 16 мая 2006 года N 443 "О типовых структурах таможенных органов Российской Федерации", распоряжением ФТС России от 27 июля 2010 года N 199-р "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению типового положения о структурном подразделении таможенного органа" и в целях совершенствования организации документационного обеспечения в таможенных органах

приказываю:

1. Утвердить типовое положение о подразделении документационного обеспечения регионального таможенного управления (приложение N 1), типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможни (приложение N 2), типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможенного поста (приложение N 3).

2. Начальникам таможенных органов в месячный срок обеспечить на основании типовых положений, указанных в пункте 1 настоящего приказа, разработку положений о соответствующих подразделениях документационного обеспечения таможенных органов, их представление на согласование в подразделение документационного обеспечения вышестоящего таможенного органа и утверждение в соответствии с установленным порядком.

3. Пункт утратил силу - приказ ФТС России от 9 июля 2014 года N 1331. - См. предыдущую редакцию.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель
действительный государственный советник
таможенной службы Российской Федерации
А.Ю.Бельянинов

Приложение N 1
к приказу ФТС России
от 1 марта 2012 года N 373

     
Типовое положение о подразделении документационного обеспечения регионального таможенного управления

(с изменениями на 29 января 2016 года)

I. Общие положения

1. Подразделение документационного обеспечения (далее - Подразделение) является структурным подразделением регионального таможенного управления (далее - РТУ).

2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим типовым положением.

3. В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов.

При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника РТУ его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.

4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет Управление делами ФТС России, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, - начальник РТУ.

5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику РТУ.

6. Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ и планов работы Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником РТУ.

7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных органов, подчиненных РТУ (далее - подчиненные таможенные органы), во взаимодействии с другими структурными подразделениями РТУ.

8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

10. В РТУ для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

11. Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива РТУ осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.

12. Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования РТУ.

II. Задачи Подразделения

13. Основными задачами Подразделения являются:

1) обеспечение в РТУ и подчиненных таможенных органах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;

2) разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

3) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности РТУ, их архивное хранение, а также организация работы архива РТУ, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов РТУ и подчиненных таможенных органов;

5) организация методической помощи структурным подразделениям РТУ и подчиненным таможенным органам в работе с документами;

6) обеспечение режима доступа и использования информации;

7) повышение уровня подготовки должностных лиц РТУ и подчиненных таможенных органов по своему направлению деятельности;

8) организация взаимодействия с подчиненными таможенными органами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;

9) комплектование архива управленческими документами;

10) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата (далее - НСА), использование документов, хранящихся в архиве;

11) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

12) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве РТУ.

III. Функции Подразделения

14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) организует и осуществляет делопроизводство в РТУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива, утвержденной приказом РТУ;

(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 7 сентября 2015 года N 1818. - См. предыдущую редакцию)

2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в РТУ;

4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству РТУ;

5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству РТУ;

6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) РТУ, обеспечивает их рассылку в установленном порядке;

(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 15 мая 2014 года N 884. - См. предыдущую редакцию)

7) осуществляет работу с документами на бумажном носителе и электронными сообщениями (электронными документами, электронными образами документов) в системе электронного документооборота (СЭД);

(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФТС России от 7 сентября 2015 года N 1818. - См. предыдущую редакцию)

8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства РТУ по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях РТУ;

12) разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;

13) разрабатывает сводную номенклатуру дел РТУ, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях РТУ;

14) организует прием руководством РТУ граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при . их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК РТУ;

17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;

18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности РТУ;

19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК РТУ и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;

24) организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц РТУ о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

25) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

26) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

27) оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений РТУ, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

28) своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

29) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

30) организует и проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях РТУ и подчиненных таможенных органах;

(Подпункт дополнительно включен приказом ФТС России от 29 января 2016 года N 150)

31) организует и проводит проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков документов и наличия документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" в структурных подразделениях РТУ.

(Подпункт дополнительно включен приказом ФТС России от 29 января 2016 года N 150)

IV. Права Подразделения

15. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

1) вносить на рассмотрение начальнику РТУ предложения по вопросам своей деятельности;

2) запрашивать и получать от структурных подразделений РТУ, таможен согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;