Министерство финансов Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО

ПРИКАЗ

от 3 ноября 2010 года N 287

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства

(с изменениями на 27 февраля 2015 года)

В соответствии с положениями постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060) и приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК документ в государственной регистрации не нуждается)

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - Инструкция).     

2. Начальникам управлений центрального аппарата Федерального казначейства обеспечить изучение работниками Инструкции, утвержденной настоящим приказом, а также выполнение ее требований в практической работе.

3. Признать утратившим силу приказ Федерального казначейства от 28 июля 2006 года N 144 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства А.Ю.Демидова.

Руководитель
Р.Е.Артюхин

УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Федерального казначейства
от 3 ноября 2010 года N 287

     

Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства

(с изменениями на 27 февраля 2015 года)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - Инструкция) разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства РФ, 2009, N 25, ст.3060) в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Федерального казначейства, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 10.04.2006 N 5н (в редакции Приказов Федерального казначейства от 06.08.2007 N 4н, от 16.01.2009 N 1н, от 02.12.2009 N 11н, от 12.04.2010 N 2н) (далее - Регламент Федерального казначейства).

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Федерального казначейства.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), установлены Инструкцией о порядке работы с документами ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального казначейства, утвержденной Приказом Федерального казначейства от 11.02.2009 N 2-дсп.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в центральном аппарате Федерального казначейства осуществляет Отдел координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства (далее - Отдел документооборота).

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177. - См. предыдущую редакцию)

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в управлениях и отделах центрального аппарата Федерального казначейства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.

1.8. Ведение делопроизводства в центральном аппарате осуществляется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота (далее - ППО АСД).

II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись/электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭЦП);

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177. - См. предыдущую редакцию)

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭЦП;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

(Абзац дополнительно включен приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177)

сканирование документа - получение электронного образа документа;

(Абзац дополнительно включен приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177)

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

(Абзац дополнительно включен приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177)

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

(Абзац дополнительно включен приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177)

III. Создание документов в Федеральном казначействе

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате Федерального казначейства, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм - левое; 25 мм - верхнее; 24 мм - нижнее; 20 мм - правое.

3.1.2. В центральном аппарате Федерального казначейства применяются следующие бланки:

- угловой бланк руководителя Федерального казначейства (Приложение N 1);

- угловой бланк заместителя руководителя Федерального казначейства (Приложение N 2);

- общий продольный бланк письма Федерального казначейства (Приложение N 3);

- продольный бланк приказа Федерального казначейства (Приложение N 4).

Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланков документов оформляются в синем цветовом решении.

3.1.3. В состав реквизитов для бланков письма руководителя Федерального казначейства и заместителя руководителя Федерального казначейства включаются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства финансов Российской Федерации;

полное и сокращенное наименование Федерального казначейства;

должность лица - автора документа;

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Казначейства России от 27 апреля 2012 года N 177. - См. предыдущую редакцию)

справочные данные о Федеральном казначействе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.

В состав реквизитов для бланка письма Федерального казначейства включаются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства финансов Российской Федерации;

полное и сокращенное наименование Федерального казначейства;

справочные данные о Федеральном казначействе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;