ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УКАЗАНИЕ

от 25 ноября 2009 года N 2346-У

     

О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета

(с изменениями на 19 мая 2020 года)

В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст.2790; 2003, N 2, ст.157; N 52, ст.5032; 2004, N 27, ст.2711; N 31, ст.3233; 2005, N 25, ст.2426; N 30, ст.3101; 2006, N 19, ст.2061; N 25, ст.2648; 2007, N 1, ст.9; ст.10; N 10, ст.1151; N 18, ст.2117; 2008, N 42, ст.4696; ст.4699; N 44, ст.4982; N 52, ст.6229, ст.6231; 2009, N 1, ст.25; N 29, ст.3629; N 48, ст.5731; 2010, N 45, ст.5756; 2011, N 7, ст.907; N 27, ст.3873; N 43, ст.5973; N 48, ст.6728; 2012, N 50, ст.6954; N 53, ст.7591, ст.7607; 2013, N 11, ст.1076; N 14, ст.1649; N 19, ст.2329; N 27, ст.3438, ст.3476, ст.3477; N 30, ст.4084; N 49, ст.6336; N 51, ст.6695, ст.6699; N 52, ст.6975; 2014, N 19, ст.2311, ст.2317; N 27, ст.3634; N 30, ст.4219; N 40, ст.5318; N 45, ст.6154; N 52, ст.7543; 2015, N 1, ст.4, ст.37; N 27, ст.3958, ст.4001; N 29, ст.4348, ст.4357; N 41, ст.5639; N 48, ст.6699; 2016, N 1, ст.23, ст.46, ст.50; N 26, ст.3891; N 27, ст.4225, ст.4273, ст.4295; 2017, N 1, ст.46; N 14, ст.1997, N 18, ст.2661, ст.2669; N 27, ст.3950; N 30, ст.4456; N 31, ст.4830; N 50, ст.7562; 2018, N 1, ст.66; N 9, ст.1286; N 11, ст.1584, ст.1588; N 18, ст.2557; N 24, ст.3400; N 27, ст.3950; N 31, ст.4852)) и решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 24 ноября 2009 года N 23) Банк России устанавливает следующий порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на отчуждаемых машинных носителях информации, с исключением возможности изменения или утраты ранее записанной на них информации до истечения установленного срока хранения, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

(Преамбула в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У; в редакции, введенной в действие с 5 февраля 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2017 года N 4607-У; в редакции, введенной в действие с 25 декабря 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2018 года N 4971-У. - См. предыдущую редакцию)     

Глава 1. Общие положения

1.1. Кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее - ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания. ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (далее - срок хранения).

1.2. С момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

1.3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; N 27, ст.3477; N 30, ст.4084; N 44, ст.5631; N 51, ст.6677; N 52, ст.6990; 2014, N 45, ст.6154).

(Пункт в редакции, введенной в действие с 9 февраля 2015 года указанием Банка России от 8 декабря 2014 года N 3472-У. - См. предыдущую редакцию)

Глава 2. Требования к организации хранения ДЭВ в кредитной организации

2.1. ДЭВ подлежат хранению в виде файлов на отчуждаемых машинных носителях (далее - единица хранения, ЕХ).

Фонд ЕХ представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ.

При формировании ЕХ должны быть созданы и поддерживаться в актуальном состоянии их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с формированием ЕХ и их резервных копий.

В кредитной организации должно быть назначено лицо (лица), ответственное (ответственные) за организацию и проведение работ с ЕХ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.2. Запись ДЭВ на ЕХ производится в следующие сроки:

формы синтетического и аналитического учета (кроме лицевых счетов), ведомости открытых и закрытых счетов - не реже одного раза в месяц;

другие документы за каждый операционный день - не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.

Помещение ЕХ в фонд ЕХ производится после полной записи ЕХ, либо после записи ДЭВ за последний операционный день года, либо по решению кредитной организации, не противоречащему данным условиям.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.3. Каждая ЕХ должна быть снабжена ярлыком на бумажном носителе, который формируется по мере записи ДЭВ на ЕХ и должен включать:

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

полное (сокращенное) фирменное наименование кредитной организации;

уникальный номер ЕХ;

наименование (код) подразделения, формирующего (сформировавшего) ЕХ;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

срок хранения ЕХ;

наименование ДЭВ (согласно приложению 1 к настоящему Указанию);

дату (период) ДЭВ;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

дату (даты) записи ДЭВ на ЕХ;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

тип файлов, содержащих ДЭВ;

название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;

результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день, реализованной в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации  ГОСТ Р 34.11-2012 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 августа 2012 года N 216-ст "Об утверждении национального стандарта" (М., ФГУП "Стандартинформ", 2013), который при печати в целях визуализации всех его символов преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления (далее - значение функции хэширования).

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

Кредитная организация вправе отражать на ярлыке и иную необходимую по ее мнению информацию.

Информация, содержащаяся на ярлыке, должна быть подписана собственноручными подписями работников, осуществивших запись ДЭВ на ЕХ (создание резервной копии), с указанием их фамилий, имен, отчеств (далее - Ф.И.О.).

В случае если на одну ЕХ записываются разные типы файлов, то тип файла, название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ указываются на ярлыке отдельно по каждому типу файла;

Допускается формирование и хранение ярлыка в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе.

(Абзац дополнительно включен с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У)

2.4. На ЕХ записываются ДЭВ, подготовленные программными средствами в готовом для просмотра формате - TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML, DOCX, XLSX, HTML. Также возможно использование архиваторов - ZIP, ARJ, RAR, TAR.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 9 февраля 2015 года указанием Банка России от 8 декабря 2014 года N 3472-У. - См. предыдущую редакцию)

2.5. При хранении ДЭВ на ЕХ кредитные организации должны обеспечивать:

режим хранения, исключающий утрату, несанкционированную рассылку ДЭВ, уничтожение или искажение информации;

работоспособность и проведение синхронного изменения используемых программно-технических средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи ДЭВ, контроля физического и технического состояния ЕХ;

хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ;

перезапись ДЭВ в случаях изменения физического состояния ЕХ;

перезапись ДЭВ в новые форматы в случае преобразования программно-аппаратной среды, исключающего возможность воспроизведения ДЭВ, а также на новые ЕХ в случае ухудшения воспроизводимости ДЭВ с обеспечением полноты и неизменности информации, содержащейся в ДЭВ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 5 февраля 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2017 года N 4607-У. - См. предыдущую редакцию)

2.6. На ЕХ, снабженные ярлыками и передаваемые в фонд ЕХ, составляются описи, которые должны включать:

вид отчуждаемого машинного носителя;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ (в том числе значение функции хэширования);

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, составившего опись;

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, осуществившего передачу ЕХ с описью в фонд ЕХ;

Ф.И.О. и собственноручную подпись работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

Возможно формирование описи в электронном виде. В этом случае в течение всего срока хранения описи должны обеспечиваться ее неизменность и возможность получения копии на бумажном носителе, а также идентификации составителя и работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее - ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на EX не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью (пункт в редакции, введенной в действие с 31 октября 2011 года указанием Банка России от 2 сентября 2011 года N 2683-У, - см. предыдущую редакцию).

2.8. Кредитная организация обязана подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами либо помещать на хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету, которые должны отвечать требованиям, указанным в приложении 2 к настоящему Указанию.

Решение о способе формирования и помещения на хранение такой справки принимается кредитной организацией.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 5 февраля 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2017 года N 4607-У. - См. предыдущую редакцию)

2.9. При хранении ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

учет ЕХ;

прием ЕХ в фонд ЕХ на хранение;

поиск и предоставление ЕХ (предоставление доступа для чтения данных с ЕХ) по запросам, в том числе информирование о наличии исправительных записей о ДЭВ, содержащихся в предоставляемых ЕХ;

уничтожение ЕХ (удаление информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения);

информационную безопасность ЕХ;

сохранность ЕХ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.10. Организация и проведение работ с ЕХ осуществляются в соответствии с настоящим Указанием и документом (документами), утвержденным (утвержденными) кредитной организацией, определяющим правила работы с ЕХ (далее - Регламент). Регламент (Регламенты) разрабатывается с учетом положений настоящего Указания, в нем должна быть отражена информация, предусмотренная приложением 3 к настоящему Указанию.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 31 октября 2011 года указанием Банка России от 2 сентября 2011 года N 2683-У; в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.11. Учет ЕХ должен обеспечивать регистрацию действий, связанных с формированием, передачей, поступлением, выдачей (предоставлением доступа для чтения данных с ЕХ) и процедурой уничтожения ЕХ (удаления информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения).

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.12. Для обеспечения сохранности ЕХ, в том числе при чрезвычайных ситуациях, резервные копии ЕХ должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)

2.13. Помещения для хранения ЕХ и их резервных копий должны быть оборудованы средствами их сохранности, обеспечивающими уровень защиты ЕХ не ниже уровня защиты, применяемого кредитной организацией при архивном хранении документов на бумажном носителе.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. - См. предыдущую редакцию)