ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

     
ПРИКАЗ

     
от 7 мая 1998 года N 34

     

Об утверждении Примерных положений о структурных
подразделениях федеральных архивов

В соответствии с решением коллегии Росархива от 11 марта 1998 года "О Примерных положениях о структурных подразделениях федеральных архивов" и в целях совершенствования организации работы федеральных государственных архивов

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие одобренные коллегией Росархива "Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов" (прилагаются).

2. Директорам федеральных архивных учреждений организовать разработку на основе Примерных положений о структурных подразделениях федеральных архивов новых положений о структурных подразделениях; утвердить новые положения до 1 декабря 1998 года.

3. Управлению организационной, правовой и кадровой работы (Пономаревой В.И.):

3.1. Оказать федеральным архивным учреждениям методическую помощь в разработке новых положений о структурных подразделениях.

3.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего приказа.

Руководитель службы
В.П.Козлов

Приложение
к приказу Росархива
от 7 мая 1998 года N 34

     

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об организационно-методическом отделе федерального архива

1. Общие положения

1.1. Организационно-методический отдел является структурным подразделением федерального архива*.

_______________

* Далее - архив.

1.2. В состав отдела входят:

- группа организационно-плановой работы;

- группа организации научно-методической работы (со справочно-информационным фондом);

- группа автоматизированных архивных технологий;

- группа документационного обеспечения и контроля исполнения;

- группа кадров.

1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением об архиве, приказами архива и настоящим положением.

2. Основные задачи:

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организация перспективного и текущего планирования, разработка совместно с другими подразделениями архива на основе федеральных и отраслевых программ развития архивного дела, анализа его состояния в архиве целевых комплексных программ развития архива, определение тематики научных исследований и методических разработок.

2.2. Организация и координация научно-исследовательской и методической работы архива в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, организация внедрения ее результатов в практику работы архива.

2.3. Внедрение автоматизированных архивных технологий.

2.4. Осуществление документационного обеспечения деятельности архива.

2.5. Организация работы по подбору и расстановке кадров и повышению их квалификации.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ и основным направлениям развития архива; проекты перспективных и текущих планов его работы; составляет планы научно-исследовательской и методической работы, внедрения нормативных документов, научно-методических разработок и автоматизированных архивных технологий и передового опыта, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.

3.2. Организует работу по планированию деятельности структурных подразделений архива.

3.3. Контролирует ход выполнения планов архива, ведет централизованный учет и анализ выполнения плановых заданий структурными подразделениями архива. Составляет сводные статистические отчеты о работе архива, численности, составе и движении его работников.

3.4. Организует и координирует научно-исследовательскую и методическую работу в архиве, разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива программы, технические задания, координационные планы научных исследований и методических разработок. Готовит предложения по научной проблематике для включения в отраслевые планы научно-исследовательской работы.

3.5. Проводит совместно с другими подразделениями архива, архивными и научными учреждениями или самостоятельно научные исследования, разработку методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы отдела и архива в целом, принимает меры по распространению накопленного опыта.

3.6. Координирует работу подразделений архива по внедрению автоматизированных архивных технологий, организует экспертизу программного обеспечения, используемого в архиве, разработку внутриархивных баз данных.

3.7. Рецензирует проекты нормативных документов и научно-методических разработок по профильным отделу вопросам.

3.8. Проводит совместно с другими структурными подразделениями архива работу по подготовке государственной регистрации научных исследований архива, документальных публикаций и архивных справочников.

3.9. Организует участие работников архива в конкурсах на получение грантов, а также отраслевых конкурсах научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.10. Выполняет работу службы научно-технической информации архива, ведет комплектование справочно-информационного фонда, создает поисковый аппарат к нему; обеспечивает специалистов архива и учреждения-источники его комплектования научно-технической информацией. Поддерживает деловые контакты с ОЦНТИ ВНИИДАД и ЗНМС архивных учреждений.

3.11. Готовит предложения по совершенствованию структуры и штатов архива, назначению и перемещению работников, их награждению, поощрению и наложению на них взысканий; обеспечивает работу аттестационной комиссии, формирует резерв на выдвижение, оформляет документацию по кадровым вопросам.

3.12. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников архива, стажировки работников других архивов, студентов и учащихся; совместно с другими структурными подразделениями архива готовит проекты программ, учебных планов и других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников.

3.13. Организует и совместно с другими структурными подразделениями проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой архивом работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда. На основе анализа типовых нормативов разрабатывает, готовит к утверждению и организует внедрение норм выработки (времени).

3.14. Организует разработку положений о структурных подразделениях архива, должностных инструкций его работников, ведет делопроизводство архива, обеспечивает учет и сохранность кадровой документации.

3.15. В установленном порядке принимает участие в оказании платных услуг и выполнении договорных работ, по профильным отделу направлениям.

3.16. Осуществляет контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и поручений руководства архива.

3.17. Обобщает и распространяет опыт работы архива по вопросам планирования, организации научно-исследовательской и методической работы, научно-технической информации, автоматизации; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям деятельности, внедряет его в практику работы архива.

3.18. В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит совместно с другими подразделениями и проводит совещания, семинары по основным направлениям деятельности архива, организует выступления своих работников на научных, научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах.

3.19. Обеспечивает работу дирекции, научного совета, методической комиссии. Вносит на их рассмотрение, а также других научно-совещательных органов вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям. Готовит по ним проекты приказов.

4. Права

Отделу предоставляется право:

4.1. Представлять в установленном порядке архив по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Получать от других структурных подразделений архива материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.

4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений архива для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.4. Участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно-совещательных органов архива.

4.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.6. Вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива.

5.2. Начальник отдела организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач, как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива, его филиалами, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием архива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.

Работники отдела назначаются на должность приказами директора архива по представлению начальника отдела или по согласованию с ним.

5.6. Задачи, функции и права групп, входящих в состав отдела, определяются положениями о них, утверждаемыми руководством архива по представлению начальника отдела.

5.7. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Приложение
к приказу Росархива
от 7 мая 1998 года N 34

     

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе обеспечения сохранности документов федерального архива

1. Общие положения

1.1. Отдел обеспечения сохранности документов является структурным подразделением федерального архива*.

_______________

* Далее - архив.

1.2. В состав отдела входят:

- организационно-методическая группа;

- архивохранилища;

- лаборатория по обеспечению сохранности документов.

1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением об архиве, приказами архива и настоящим положением.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организационно-методическое обеспечение работ по хранению архивных фондов.

2.2. Обеспечение сохранности архивных фондов и документов.

2.3. Улучшение физического состояния документов и их страховое копирование.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Ведет организационную и методическую работу по обеспечению сохранности документов: