4.1. Журнал заводят с начала календарного года. Обложку журнала оформляют по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Положению (пункт в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
4.2. Журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью таможенного органа.
На узел прошивки листов на последней странице журнала делают наклейку, при этом не менее 30% площади печати таможенного органа должно приходиться на данную наклейку.
На последней странице журнала по центру делают заверительную надпись (приложение 4).
4.3. Все записи в журнале делают разборчиво, чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета.
4.4. В журнале не допускают подчистки, исправления и удаления сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркивают одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала. При этом в графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение журнала, делает соответствующую запись с указанием графы и даты исправления и проставляет под ней свою подпись.
4.5. Если для регистрации постановлений по делам об административных правонарушениях одного журнала окажется недостаточно, заводят новый журнал, который является продолжением первого. При этом на обложке журналов проставляют номера томов (том 1, том 2 и т.д.).
По окончании года в журнале начальник подразделения делает итоговую запись об общем количестве зарегистрированных постановлений. На лицевую сторону обложки журнала выносят первый и последний порядковые номера постановлений по делам об административных правонарушениях (графа 1) (абзац в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
4.6. Абзац исключен приказом ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835. - См. предыдущую редакцию.
Журналы хранятся в подразделении в течение 1 года. По истечении указанного срока они сдаются по описи, в соответствии с установленным порядком, в архив таможенного органа (абзац в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
Сроки хранения журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом полного исполнения, в установленных законом случаях прекращения всех зарегистрированных в них постановлений по делам об административных правонарушениях.
4.7. Листы реестра вместе с описями документов, переданных с постановлениями по делам об административных правонарушениях, за каждый календарный год подшивают по мере их поступления в отдельное дело и хранят в соответствии с п.4.6 настоящего Положения (абзац в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
Если для хранения реестра за календарный год одного дела недостаточно (более 250 листов), то заводят новое дело, являющееся продолжением первого. При этом на обложках проставляют номера томов (том 1, том 2 и т.д.).
4.8. Постановления по делам об административных правонарушениях, не сданные в архив таможенного органа в соответствии с п.4.10 настоящего Положения, хранят в делах по порядку номеров, присвоенных им при регистрации в журнале (графа 1) (пункт в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
4.9. Документы, переданные в соответствии с п.2.3 настоящего Положения вместе с постановлением по делу об административном правонарушении, а также возникшие в ходе его исполнения, систематизируют и хранят вместе с постановлением по делу об административном правонарушении (абзац в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
Документы, указанные в первом абзаце настоящего пункта, заносятся в список (приложение 5), который пополняют по мере поступления документов и хранят вместе с постановлением по делу об административном правонарушении.
При направлении оригинала постановления по делу об административном правонарушении в службу судебных приставов в подразделении оставляют копию указанного постановления (абзац в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
При направлении по запросу прокуратуры материалов по исполнению постановления по делу об административном правонарушении таможенный орган оставляет себе копии документов, передаваемых по запросу, которые заверяются подписью начальника подразделения (лица, его замещающего) (абзац дополнительно включен приказом ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835).
4.10. После полного исполнения, в установленных законом случаях прекращения исполнения, постановления по делу об административном правонарушении, все относящиеся к нему документы систематизируют, нумеруют, описывают и подшивают к постановлению по делу об административном правонарушении, после чего не позднее 3 месяцев сдают по описи в соответствии с установленным порядком в архив таможенного органа.
На узел прошивки документов на последней странице делают наклейку и ставят печать таможенного органа, при этом не менее 30% площади печати таможенного органа должно приходиться на данную наклейку.
4.11. Условия хранения журнала, постановлений по делам об административных правонарушениях и всех относящихся к ним документов должны обеспечивать их сохранность не менее 5 лет со дня сдачи в архив. Обязанность создания соответствующих условий хранения возлагается на начальников таможенных органов (абзац дополнен приказом ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением лиц, указанных в п.1.6 и п.2.8 настоящего Положения, и сотрудников подразделения, с журналом, постановлениями по делам об административных правонарушениях и относящимися к ним документами должно производиться в присутствии лиц, ответственных за их ведение и хранение, с разрешения начальника таможенного органа (абзац в редакции приказа ФТС России от 4 сентября 2006 года N 835 - см. предыдущую редакцию).
4.12. Журналы являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения начальника таможенного органа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.