АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 19 апреля 2021 года N 19-р
Об утверждении Положения о Департаменте организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга
В соответствии со статьей 35 Устава муниципального образования "город Екатеринбург":
1. Утвердить Положение о Департаменте организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга (приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.
Глава Екатеринбурга
А.В.ОРЛОВ
Приложение
к Распоряжению Администрации
города Екатеринбурга
от 19 апреля 2021 г. N 19-р
ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕПАРТАМЕНТЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Положение определяет задачи, функции, полномочия, структуру и организацию деятельности Департамента организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга (далее - Департамент).
2. Департамент является функциональным органом Администрации города Екатеринбурга, действующим на основании настоящего Положения и иных муниципальных правовых актов.
3. Координация и контроль деятельности Департамента осуществляются заместителем Главы Екатеринбурга.
4. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Уставом муниципального образования "город Екатеринбург", иными муниципальными правовыми актами муниципального образования "город Екатеринбург", а также настоящим Положением.
5. Департамент имеет штампы, печать и использует бланк со своим наименованием.
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
6. Основными задачами Департамента являются:
1) документационное обеспечение деятельности Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;
2) организационное обеспечение деятельности Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;
3) обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга по присвоению почетного звания "Почетный гражданин города Екатеринбурга", присуждению премии имени В.Н. Татищева и Г.В. де Геннина, награждению наградами Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;
4) организация работы, связанной с выпуском правовых актов Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;
5) организация работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), поступающих в адрес Главы Екатеринбурга и его заместителей, а также в адрес Администрации города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица;
6) организация и проведение личного приема граждан Главой Екатеринбурга, его заместителями и руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга;
7) контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан;
8) обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга в соответствии с законодательством о выборах в органы власти всех уровней;
9) обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга по составлению списков и запасных списков кандидатов в присяжные заседатели от муниципального образования "город Екатеринбург" для федеральных судов общей юрисдикции на территории Свердловской области;
10) протокольное обеспечение мероприятий с участием Главы Екатеринбурга, первого заместителя Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, проводимых на территории муниципального образования "город Екатеринбург", Свердловской области, в ходе визитов в субъекты Российской Федерации, иностранные государства, а также приемов представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иностранных государств и международных организаций в Администрации города Екатеринбурга;
11) обеспечение развития связей муниципального образования "город Екатеринбург" с городами Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья;
12) экспертно-аналитическое сопровождение деятельности Главы Екатеринбурга в процессе реализации полномочий по руководству Администрацией города Екатеринбурга;
13) информационно-аналитическое и экспертное сопровождение мероприятий (совещаний, рабочих встреч, рабочих групп, комиссий, советов и др.) с участием Главы Екатеринбурга;
14) подготовка справочно-информационных, аналитических материалов для публичных выступлений Главы Екатеринбурга.
7. Департамент осуществляет реализацию иных задач в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Уставом муниципального образования "город Екатеринбург", решениями Екатеринбургской городской Думы, правовыми актами Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга, настоящим Положением, поручениями Главы Екатеринбурга.
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
8. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 1 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:
1) регистрация и рассылка:
правовых актов Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга;
поступающих документов (кроме судебных документов), адресованных Главе Екатеринбурга, заместителям Главы Екатеринбурга, руководителю аппарата Администрации города Екатеринбурга и непосредственно в Администрацию города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица или органа Администрации;
документов, отправляемых от имени Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;
документов внутренней переписки за подписью Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;
2) организация информационно-справочной работы с документами, зарегистрированными Департаментом;
3) ведение журнала учета нотариально удостоверенных доверенностей, ведение реестра регистрации доверенностей для осуществления прав и представления интересов Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга, их оперативное хранение, удостоверение заверительных надписей на таких доверенностях;
4) контроль исполнительской дисциплины в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга:
постановка на контрольный учет правовых актов Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга, решений Коллегии Администрации города Екатеринбурга, протоколов совещаний с главами администраций районов и расширенных совещаний с руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации; документов (кроме судебных документов), поступающих в адрес Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, а также в адрес Администрации города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица или органа Администрации города Екатеринбурга;
обобщение результатов контроля, ежемесячное представление Главе Екатеринбурга отчета о состоянии исполнительской дисциплины в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга;
подготовка предложений о совершенствовании контрольной деятельности в Администрации города Екатеринбурга;
организация работы по снятию документов с контрольного учета;
участие в работе Комиссии по контролю за выполнением Основных направлений деятельности Администрации города Екатеринбурга по социально-экономическому развитию города;
5) контроль за соблюдением правил документирования и работы с документами, отправляемыми от имени Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;
6) совершенствование форм и методов работы с документами:
унификация организационно-распорядительных документов, разработка бланков Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга, образцов и шаблонов бланков органов Администрации города Екатеринбурга;
участие в мероприятиях по организации и совершенствованию автоматизированной системы документационного обеспечения управления, в том числе автоматизированной информационной системы "Учрежденческий сегмент автоматизированной системы документационного обеспечения управления Администрации города Екатеринбурга";
7) разработка и ведение сводной номенклатуры дел Администрации города Екатеринбурга;
8) организационно-методическое руководство и контроль за организацией и ведением текущего делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга:
ежегодное проведение проверок организации и ведения делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга и осуществление контроля за устранением нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверок (далее - контроль);
обобщение результатов контроля, представление Главе Екатеринбурга и должностным лицам Администрации города Екатеринбурга справок о результатах контроля;
9) формирование и оперативное хранение дел, образующихся в деятельности Департамента, в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Екатеринбурга, их подготовка для передачи на постоянное хранение или на уничтожение;
10) организация оперативного хранения документов в текущей деятельности Администрации города Екатеринбурга в соответствии с номенклатурой дел;
11) учет объема документооборота;
