ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 июля 2008 года N 177-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар
(с изменениями на 29 марта 2024 года)
(в ред. Распоряжений главы МО город Краснодар от 13.01.2009 N 1-р, Распоряжений администрации МО город Краснодар от 02.04.2009 N 74-р, от 20.04.2009 N 91-р, от 13.07.2009 N 125-р, Постановления администрации МО город Краснодар от 14.08.2009 N 2865, Распоряжений администрации МО город Краснодар от 30.11.2009 N 177-р, от 25.01.2010 N 14-р, от 28.01.2010 N 16-р, от 04.05.2010 N 71-р, от 22.06.2010 N 102-р, от 17.08.2010 N 151-р, от 27.10.2010 N 206-р, от 13.01.2011 N 5-р, от 18.02.2011 N 35-р, от 05.05.2011 N 85-р, от 13.07.2011 N 127-р, от 09.09.2011 N 169-р, от 08.11.2011 N 222-р, от 14.02.2012 N 66-р, от 17.04.2012 N 132-р, от 13.06.2012 N 179-р, от 03.07.2012 N 193-р, от 27.12.2012 N 352-р, от 15.01.2013 N 6-р, от 30.05.2013 N 115-р, от 12.09.2013 N 193-р, от 07.11.2013 N 283-р, от 10.02.2014 N 19-р, от 02.10.2014 N 206-р, от 25.12.2014 N 273-р, от 10.11.2015 N 207-р, от 15.07.2016 N 174-р, от 06.02.2017 N 55-р, от 16.06.2017 N 215-р, от 19.07.2017 N 253-р, от 06.09.2017 N 288-р, от 18.10.2017 N 322-р, от 14.12.2017 N 373-р, от 26.12.2017 N 393-р, от 25.01.2018 N 19-р, от 13.02.2018 N 78-р, от 27.03.2018 N 138-р (ред. 09.04.2018), от 04.09.2018 N 738-р, от 13.06.2019 N 1246-р, от 27.11.2019 N 2496-р, от 22.03.2021 N 570-р, от 24.03.2021 N 595-р, от 08.04.2021 N 727-р, от 03.03.2022 N 290-р, от 28.02.2023 N 83-р, от 05.04.2023 N 145-р, от 19.05.2023 N 192-р, от 21.07.2023 N 320-р, от 16.11.2023 N 576-р, от 11.01.2024 N 3-р, от 29.03.2024 N 132-р)
В целях совершенствования работы с документами в администрации муниципального образования город Краснодар:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (прилагается).
2. Руководителям отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар довести содержание Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар до сведения работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар.
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы муниципального образования город Краснодар Н.А. Панаетову.
(п. 3 в ред. Распоряжения администрации МО город Краснодар от 28.02.2023 N 83-р)
Глава муниципального
образования город Краснодар
В.Л.ЕВЛАНОВ
Утверждена
распоряжением главы
МО город Краснодар
от 11 июля 2008 г. N 177-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
(в ред. Распоряжений администрации МО город Краснодар от 19.05.2023 N 192-р, от 21.07.2023 N 320-р, от 16.11.2023 N 576-р, от 11.01.2024 N 3-р, от 29.03.2024 N 132-р)
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (далее - Инструкция) разработана в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 09.01.2019 N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края", законодательством Российской Федерации и Краснодарского края и иными правовыми актами в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также в соответствии с Уставом муниципального образования город Краснодар, принятым решением городской Думы Краснодара от 21.04.2011 N 11 п.6.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации муниципального образования город Краснодар (далее - администрация города) и повышения ее эффективности.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в администрации города применяется единая межведомственная система электронного документооборота (далее - СЭД).
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а СЭД, применяемая в администрации города, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Регистрация, обработка, хранение и использование документов для служебного пользования осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации муниципального образования город Краснодар, утвержденного распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 03.03.2022 N 290-р.
Особенности работы с документами в СЭД содержатся в Регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации города (далее - Регламент работы в СЭД), утвержденном распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 02.12.2020 N 1431-р, и иных положениях муниципальных правовых актов, которые разрабатываются управлением информационно-коммуникационных технологий и связи администрации города на основании Инструкции и утверждаются распоряжением администрации города.
1.4. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются муниципальными правовыми актами администрации города (далее - муниципальные правовые акты).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с указанными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3 - 1 и типовыми нормами и правилами.
Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской и другой специальной документацией, а также документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные, с пометкой "Для служебного пользования" и иную конфиденциальную информацию) распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), и ведение делопроизводства по обращениям граждан устанавливается в администрации города в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.02.2015 N 915 "О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования город Краснодар".
Организация работы с запросами юридических и физических лиц в администрацию города о представлении информации о деятельности органов местного самоуправления муниципального образования город Краснодар осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.5. Виды документов, порядок подготовки которых не предусмотрен Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами, утвержденными правовыми актами Российской Федерации, Краснодарского края и муниципальными правовыми актами для данного типа документов.
По отдельным видам документов, правила подготовки, оформления и работы с которыми утверждены муниципальными правовыми актами, положения настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной такими муниципальными правовыми актами.
1.6. Обеспечение единой системы делопроизводства в администрации города, совершенствование форм и методов работы с документами, осуществление контроля за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на управление контроля администрации города (далее - управление контроля).
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальном образовании город Краснодар осуществляет администрация города, являющаяся уполномоченным органом в сфере формирования и содержания муниципального архива, в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и Краснодарского края, правовыми актами администрации города. От имени администрации города данную функцию осуществляет архивный отдел управления делами администрации города (далее - архивный отдел).
Методическую помощь по вопросам порядка подготовки и передачи документов на архивное хранение, согласования бланков, порядка предоставления на регистрацию муниципальных правовых актов оказывает управление делами администрации города (далее - управление делами).
Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города возлагается на руководителя органа администрации, службу делопроизводства, муниципального служащего при ее отсутствии в соответствующем органе администрации города, а также на работников, ответственных за организацию делопроизводства в приемных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей.
1.7. Работники обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.
Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только в служебных целях с разрешения (устного, письменного) непосредственного руководителя органа администрации города.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю соответствующего органа администрации города или другому работнику по указанию непосредственного руководителя.
При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов и дел при смене ответственного исполнителя за ведение делопроизводства (приложение N 1).
Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их подготовке, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.8. Соблюдение требований Инструкции является обязательным для всех работников администрации города при исполнении ими возложенных на них обязанностей.
Работники органов администрации города несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, включая нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.9. При утрате служебного документа работник органа администрации города информирует руководителя органа администрации города, после чего руководителем органа администрации города либо (по его поручению) заместителем руководителя назначается разбирательство, организуется розыск документа.
Если розыск документа не дает результата, составляется акт об утрате документа, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.10. Муниципальным предприятиям, учреждениям (далее - организациям) в своей деятельности рекомендуется соблюдать требования положений настоящей Инструкции.
Раздел II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - организация, орган администрации города, должностное лицо или гражданин, подготовивший документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
виза - реквизит, фиксирующий согласие (несогласие) должностного лица с содержанием документа;
