ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ И ПРИЕМА ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан (далее - обращения) в администрации Сахалинской области (далее - Положение) в соответствии с Законом Сахалинской области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к порядку рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации Сахалинской области (далее - администрация) и правила ведения делопроизводства по обращениям в аппарате администрации Сахалинской области.
1.2. В администрации рассматриваются обращения по вопросам, находящимся в ведении администрации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Сахалинской области и иными нормативными правовыми актами.
1.3. Рассмотрение обращений производится губернатором, вице-губернаторами области, руководителем аппарата администрации, управляющим делами администрации в соответствии с распределением обязанностей.
1.4. Справочную и консультативную работу по обращениям ведет отдел по работе с населением управления по взаимодействию с общественностью и населением аппарата администрации (далее - отдел по работе с населением).
1.5. Отдел по работе с населением регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и представляет их губернатору области.
1.6. Работники аппарата администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в аппарате администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении аппарата администрации.
2. Прием и первичная обработка письменных обращений
2.1. Все присланные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в канцелярию отдела документационного обеспечения управления делами аппарата администрации (далее - канцелярия) и передаются для регистрации в отдел по работе с населением.
2.2. При приеме и первичной обработке письменных обращений в канцелярии:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;
2.3. После первичной обработки в канцелярии все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по работе с населением, где:
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к тексту письма подкалывается конверт;
- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в канцелярию.
2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по работе с населением. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (форма прилагается) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя губернатора, вице-губернаторов области, руководителя аппарата администрации, управляющего делами администрации, передаются тому должностному лицу, которому оно адресовано.
В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично" носит конфиденциальный характер, то оно остается на рассмотрении у должностного лица. Иные обращения возвращаются в отдел по работе с населением для дальнейшей работы.
(пункт 2.6. исключен постановлением администрации Сахалинской области от 03.02.2006 N 15-па)
2.6. Обращения, поступившие по электронной почте, в "Интернет-приемную" администрации, принимаются в отделе по работе с населением, где распечатываются и оформляются в специальных карточках.
3. Регистрация поступивших письменных обращений
3.1. На обращении, поступившем в отдел по работе с населением, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация Сахалинской области. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
Конверты к письмам сохраняются в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя.
3.2. Поступившие обращения после регистрации оформляются в "дела" с заполнением учетной карточки письма в трех экземплярах.
Первый экземпляр карточки ставится в картотеку отдела по работе с населением, второй остается в "деле", третий - в секретарите губернатора или на группах вице-губернаторов области, руководителя аппарата администрации, управляющего делами администрации (далее - советники, помощники губернатора, вице-губернаторов области, руководителя аппарата администрации, управляющего делами администрации) для осуществления дополнительного контроля за исполнением резолюций.
3.3. Работники отдела по работе с населением производят регистрацию обращений с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Письма и обращения граждан" (далее - СЭДД "Письма и обращения граждан").