ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
____________________________________________________________________
Фактически утратили силу
в связи с отменой с 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003,
принятого постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст,
на основании приказа Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст
____________________________________________________________________
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст с датой введения 1 июля 2003 года.
_______________
* Далее по тексту - ГОСТ.
1.2. ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 года: ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".
ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. N 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.
Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации будет определяться Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 N 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.
Названный Федеральный закон вступил в действие с 01.07.2003, в данных Методических рекомендациях будут использоваться некоторые его положения.
1.3. Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы*, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц** независимо от форм собственности.
_______________
* Далее по тексту - документы.
** Далее по тексту - организаций.
1.4. ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
1.5. При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.
1.6. Исходя из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов:
Раздел 1 "Общие положения" содержит описание области применения и назначения ГОСТ.
Раздел 2 "Терминология" содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления.
Раздел 3 "Оформление стандартных реквизитов документов" конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов.
Раздел 4 "Подготовка текстов документов" содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.
Раздел 5 "Разработка стандартных бланков" устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков на основе требований ГОСТ.
Раздел 6 "Изготовление документов" разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники.
Раздел 7 "Использование оттиска печати при оформлении документов" содержит рекомендации по проставлению оттисков печатей.
Раздел 8 "Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи" содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, электронной почты.
Раздел 9 "Организация внедрения стандарта" содержит рекомендации, обеспечивающие применение ГОСТ в соответствии с установленными требованиями стандарта.
Раздел 10 "Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ" определяет меры воздействия к юридическим лицам, допустившим нарушения требований (положений, правил), установленных ГОСТ.
1.7. В приложениях даны: образцы бланков документов, подготовленных с учетом требований ГОСТ; перечень систем документации, входящих в ОКУД; примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный перечень документов, на которых ставится оттиск печати; Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.97 N 1538, от 06.11.98 N 1304, от 11.02.99 N 154, от 30.09.2002 N 715, от 07.07.2006 N 418).
1.8. Методические рекомендации соответствуют положениям Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ, нормативным и методическим документам в области делопроизводства и архивного дела.
1.9. Методические рекомендации учитывают некоторые положения международных стандартов в области документирования управленческой деятельности.
2. Терминология
В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины*:
_______________
* Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98. В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 "Межгосударственный стандарт. Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения");
дата (официального) документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документ электронный - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи");
документ организационно-распорядительный - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
документ подлинный - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;
товарный знак (знак обслуживания) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее - товаров) юридических или физических лиц (Закон Российской Федерации от 23.09.92 N 3520-1 с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24.12.2002 N 176-ФЗ);
эмблема - символическое изображение какого-либо понятия;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3. Оформление стандартных реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационно-распорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ.
3.1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания (реквизиты 01; 02; 03).
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 года N 2-ФКЗ).
В соответствии с этим Законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
федеральных конституционных законов и федеральных законов;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
решений Конституционного Суда Российской Федерации;
решений Верховного Суда Российской Федерации;
решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Президента Российской Федерации;
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного Суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
Администрации Президента Российской Федерации;
полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
федеральных органов исполнительной власти;
Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Счетной палаты Российской Федерации;
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
