ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ПРИКАЗ

от 12 октября 1988 года N 71

     

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях

____________________________________________________________________
Не применяется на территории Российской Федерации
с 21 января 2021 года на основании
приказа Росархива от 8 октября 2020 года N 131
(с изменениями, внесенными приказом Росархива от 8 апреля 2021 года N 29)
____________________________________________________________________

     

Одобрены
коллегией Главархива СССР
30.09.88

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях / Сост.: В.М.Жигунов (отв. составитель), А.Г.Сергеева, Е.П.Тараканова и др. - М.: Главархив СССР, 1990.

Рассмотрены основные вопросы работы с научно-технической документацией в службах НТД организаций и предприятий СССР.

Определены задачи и функции служб НТД, состав и виды научно-технической документации, способы и сроки передачи документов в СНТД. Рассмотрены вопросы обеспечения сохранности документов, их учета, составления научно-справочного аппарата к документам, их использования, проведения экспертизы ценности НТД в службах и подготовки к передаче НТД на государственное хранение. Освещен состав документов, образующихся в автоматизированных системах (АС).

Правила составлены с учетом государственных стандартов, регламентирующих создание, обращение и хранение разных видов НТД на бумажных, пленочных и магнитных носителях.

Правила предназначены работникам служб научно-технической документации организаций и предприятий СССР, а также государственных архивов, комплектующихся НТД.

Составители: В.М.Жигунов (руководитель темы и отв. составитель), А.Г.Сергеева, Е.П.Тараканова (ВНИИДАД), В.Р.Клейн, Р.И.Мошняцкая, А.Г.Черешня (ЦГАНТД СССР).

В Правилах использован материал, подготовленный Н.В.Снятковой, Л.С.Ивановой, Л.А.Правосудовой, A.А.Кузиным, Н.Г.Филипповым, А.В.Елпатьевским, B.Г.Мартыновым, О.А.Будановым, Э.И.Степанской.

Введение

Всемерное ускорение научно-технического прогресса - одна из важнейших задач, стоящих перед советским народом. В процессе ее решения в научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организациях, на предприятиях и в высших учебных заведениях создается значительное количество научно-исследовательской и технической документации (НТД) на бумажных, магнитных и пленочных носителях.

Создание, учет и обращение технической документации регламентированы государственными стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), Единой системы технологической документации (ЕСТД), Системы проектной документации для строительства (СПДС). Процессы технического документирования регламентированы также Единым комплексом стандартов АС (ЕКС АС), Единой системой стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ), стандартами Единой системы технологической подготовки производства (ЕСТПП), Системы технической документации АСУ (СТД АСУ), Системы автоматизированного проектирования (САПР), Единой системы программной документации (ЕСПД), Автоматизированной системы технологической подготовки производства (АСТПП) и др.

В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274 научно-техническая документация, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, входит в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР). Включенная в состав ГАФ СССР научно-техническая документация является собственностью государства и передается на государственное хранение в установленные постановлением сроки.

Настоящие Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 году Главархивом СССР "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР". Правила распространяются на работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией для капитального строительства. Организации и предприятия, создающие и хранящие НТД, в работе с управленческой документацией и документами личного происхождения, в общих вопросах организации работы с НТД (планирование, отчетность, составление номенклатур дел и др.) руководствуются "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М.,1986), а в работе с документами на машинных носителях - ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.

Издание состоит из 9 разделов и приложений. Их структура приближена к структуре "Основных правил работы ведомственных архивов". В разделе 1 уточнены задачи и функции ведомственных служб НТД, в разделе 2 в соответствии с уточненными стандартами ЕСКД, ЕСТД и СПДС - состав и виды научно-исследовательских и технических документов. Впервые определен состав документов автоматизированных систем, созданных в соответствии со стандартами ЕКС АС, САПР, ЕСПД и АСТПП. Раздел 3 посвящен передаче НТД на хранение в ведомственную службу НТД. В разделе 4 содержатся указания по обеспечению сохранности документов на разных носителях в СНТД, включая требования к режиму хранения, выдаче документов из хранилища СНТД и проверке наличия и состояния дел. Разделы 5 и 6 регламентируют работу СНТД по учету НТД и созданию к ней информационно-поисковых систем. Раздел 7 посвящен вопросам организации использования НТД. В разделах 8 и 9 уточнена система критериев экспертизы ценности НТД на различных носителях и порядок ее передачи на государственное хранение. Предложена апробированная на практике новая методика подготовки НТД к передаче на государственное хранение, основанная на согласованных ведомственных планах-графиках. В Правилах впервые определяется порядок хранения особо ценных документов и создания фонда пользования.

К Правилам приложены формы документов, образующихся в процессе деятельности службы НТД.

Правила не содержат исчерпывающих ответов на все вопросы, возникающие в ходе работы с НТД, а также не дают рекомендаций по структуре, штатной численности и оплате труда сотрудников служб НТД. Эти вопросы решаются соответствующими ведомствами по согласованию с Государственным комитетом Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Министерством финансов СССР.

Правила следует применять в совокупности с действующими нормативно-методическими документами, вместо "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977; М., 1984).

Подготовка Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД и ЦГАНТД СССР.

При подготовке Правил были учтены предложения и пожелания специалистов ВНИИНмаша Госстандарта СССР, Гипромеза, ГИАПа, ЦНИИподземмаша, НПО "Красный пролетарий", НИЦКД СССР, МГИАИ, ЦГАНТД г. Ленинграда, ЦГАНТД УССР, ЦГАНТД БССР, ЦГАНТД ЭССР, ЦГАНТД КазССР, ЦГАНТМД УзССР, ЦГАНТМД АзССР, ЦГАНТД АрмССР. ЦГАНТД ГССР, специалистов Главархива СССР (В.М.Мамонова, Е.Н.Бедова, В.А.Еремченко, Т.Н.Викторовой, Н.А.Карпуновой, Н.М.Петрова, О.Н.Тягунова, И.В.Горячевой).

1. Задачи и функции служб НТД

1.1. Общие положения

1.1.1. В процессе деятельности научно-производственных (производственных) объединений, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, а также предприятий и высших учебных заведений образуется научно-исследовательская и техническая документация (НТД).

________________

В дальнейшем для краткости употребляется слово "организация".

1.1.2. Для хранения, учета, размножения, использования, а также для отбора и подготовки НТД к передаче на государственное хранение в организациях образуются специальные службы научно-технической документации (СНТД). СНТД хранят подлинники, дубликаты и/или копии НТД.

________________

В СНТД может храниться также управленческая, машиночитаемая, кинофотофонодокументация, документы личного происхождения.

1.1.3. Правовой основой для создания СНТД является постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274 "Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР".

1.1.4. Работа СНТД организуется в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, государственными стандартами, руководящими нормативными документами, приказами министерства (ведомства), правилами, инструкциями и методическими указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, архивных учреждений союзных и автономных республик, крайисполкомов и облисполкомов (горисполкомов), государственных архивов, отраслевыми ведомственными инструкциями, положениями, указаниями руководителя организации и настоящими Правилами.

________________

См.: ГОСТ ЕСКД 2.501-88. Правила учета и хранения; ГОСТ СПДС 21.203-78. Правила учета и хранения подлинников проектной документации.

Р 50-75-88, ГОСТ СОИ 28388-89.

1.1.5. НТД организаций подразделяется на НТД с постоянным и НТД с временным сроками хранения.

1.1.6. В соответствии с Положением о ГАФ СССР к НТД с постоянным сроком хранения относится НТД, имеющая народнохозяйственное, научное, политическое, социально-культурное или историческое значение. НТД ГАФ СССР независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежит передаче на государственное хранение. Государственное хранение НТД осуществляют государственные архивы союзного, республиканского и местного подчинения, а также отраслевые государственные фонды и министерства (ведомства) СССР, перечень которых утверждается Советом Министров СССР.

1.1.7. НТД с временным сроком хранения находится и используется в организациях и на государственное хранение не поступает.

1.1.8. Сроки хранения НТД и СНТД определяются Положением о ГАФ СССР, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения. Предельные сроки хранения НТД и входящих в ее состав кинофотофонодокументов (КФФД), видеофонограмм, документов на машинных носителях, специальной документации в организациях до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР - до минования практической надобности, но не свыше 25 лет.

1.2. Виды служб НТД

1.2.1. В зависимости от состава, количества документов и носителя информации государственные обязанности по осуществлению ведомственного хранения НТД в организации может выполнять отдел (бюро, группа) научно-технической (технической) документации или технический (научно-технический) архив, автоматизированная СНТД, магнитотека.

1.2.2. СНТД существует на правах самостоятельного структурного подразделения организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или заместителю руководителя по научной работе.

1.2.3. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивным учреждением и утверждается руководством организации.

1.2.4. СНТД возглавляется начальником (заведующим), назначаемым приказом руководителя организации.

1.2.5. Численность сотрудников СНТД определяется администрацией организации, исходя из количества поступающих от подразделений документов, характера и специфики проводимых с ними работ.

1.3. Главные задачи службы НТД

Главными задачами СНТД являются:

1.3.1. Комплектование СНТД документами в установленном порядке.

1.3.2. Обеспечение сохранности, учета и использования НТД, а также подготовка и передача ее на государственное хранение в соответствии с настоящими Правилами.

1.3.3. Осуществление методического руководства и проверок состояния хранения и использования документов в структурных подразделениях организации, создающей НТД.

1.4. Основные функции и права СНТД

1.4.1. СНТД в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие функции:

- учитывает и хранит подлинники, дубликаты и копии НТД в соответствии с порядком, установленным государственными стандартами и настоящими Правилами;

- принимает на хранение в установленном порядке подлинники, дубликаты и копии НТД, образовавшиеся в результате деятельности организации, а также НТД, выполненную субподрядными организациями на хоздоговорных началах и организациями-предшественниками;

- проверяет комплектность принимаемых на хранение документов в соответствии со спецификациями, ведомостями и другими документами; ведет учет и розыск утраченных документов;

- проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, номеров госрегистрации, инвентарных номеров Всесоюзного научно-технического информационного центра (ВНТИЦентра);

- проверяет пригодность НТД для дальнейшего хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования; принимает участие в восстановлении подлинников, пришедших в негодность;

- осуществляет контроль за внесением изменений в техническую и учетную документацию, создаваемую при традиционном и автоматизированном проектировании;

- периодически проводит проверку наличия и состояния НТД;

- организует использование НТД: размножает и рассылает научно-технические документы подразделениям организации и внешним абонентам, выдает копии документов для работы сотрудникам данной организации, представителям других организаций, выдает справки, выполняет наряды-заказы на НТД, ведет учет ее применяемости;

- осуществляет передачу в установленном порядке подлинников, дубликатов и копий из одной организации в другую;

- организует работу по выявлению особо ценных документов, созданию страхового фонда;

- обеспечивает мероприятия по подготовке НТД ГАФ СССР к государственному хранению на основе пятилетних планов работы СНТД: разрабатывает планы-графики передачи НТД на государственное хранение, участвует в составлении перечней проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение; организует работу по экспертизе ценности НТД по проектам (проблемам), отобранным для государственного хранения, оформляет и описывает НТД, отобранную на государственное хранение; предоставляет Перечни проектов, проблем, описи НТД и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на экспертную комиссию (ЭК) организации и экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) государственного архивного учреждения, передает в установленном порядке документацию и страховой фонд копий в государственный архив;

________________

Далее для краткости употребляется сокращенное название - перечень проектов, проблем.

- принимает участие в создании справочно-поискового аппарата к документам, методических пособий по основным вопросам работы с НТД;

- составляет отчет об организации ведомственного хранения НТД ГАФ СССР по форме N 11-АВ(т).

1.4.2. СНТД для выполнения ее задач и функций предоставляется право:

- требовать от подразделений организации передачи в СНТД научно-технических документов, оформленных в соответствии с государственными стандартами, междуведомственными и ведомственными нормативно-техническими документами, правилами, инструкциями; возвращать на доработку неправильно оформленные документы;

- консультироваться с организациями Государственной архивной службы СССР по вопросам подготовки НТД к передаче на государственное хранение;

- запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы СНТД;

- требовать от администрации улучшений условий работы СНТД.

Сотрудники СНТД входят в состав экспертной комиссии организации.