ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 августа 2011 года N 414-р
О системе организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области
В редакции
распоряжения Губернатора ЯО от 07.12.2011 N 596-р ru 76000201101069
В целях повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области за счёт внедрения современных методов и технологий управления, во исполнение подпункта 9.1 пункта 9 раздела VI областной целевой программы "Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти" на 2009-2011 годы, утверждённой постановлением Правительства области от 26.11.2008 N 615-п "Об областной целевой программе “Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти” на 2009-2011 годы":
1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее - методические рекомендации).
2. Образовать рабочую группу по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области и утвердить её состав (прилагается).
3. Утвердить прилагаемое Положение о рабочей группе по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области.
4. Первому заместителю Губернатора области и заместителям Губернатора области обеспечить развертывание системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области.
4-1. Заместителю Губернатора области Бушуеву А.В. издать приказы о развертывании системы организации эффективного рабочего пространства в управлении стратегического планирования Правительства области и в управлении по противодействию коррупции Правительства области. (пункт введен: распоряжение Губернатора ЯО от 07.12.2011 N 596-р ru 76000201101069)
4-2. Начальнику управления стратегического планирования Правительства области и начальнику управления по противодействию коррупции Правительства области обеспечить подготовку проектов приказов, указанных в пункте 4?, и передачу их на подписание заместителю Губернатора области Бушуеву А.В. (пункт введен: распоряжение Губернатора ЯО от 07.12.2011 N 596-р ru 76000201101069)
5. Руководителям органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области:
5.1. Организовать работу по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области.
5.2. При развёртывании системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области руководствоваться Методическими рекомендациями, указанными в пункте 1 распоряжения.
6. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Бушуева А.В.
7. Распоряжение вступает в силу с момента подписания.
Губернатор области С.А. Вахруков
УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением
Губернатора области
от 23.08.2011 N 414-р
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее - Методические рекомендации) разработаны на основании Концепции повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года, утверждённой постановлением Правительства Ярославской области от 12.08.2008 N 405-п "О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области", и областной целевой программы "Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти" на 2009 - 2011 годы, утверждённой постановлением Правительства области от 26.11.2008 N 615-п "Об областной целевой программе "Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти" на 2009-2011 годы", с учётом положений трудового законодательства и законодательства о государственной гражданской службе.
1.2. Методические рекомендации содержат концепцию и описание процесса развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства, основанной на методах и инструментах 5S (далее - система 5S), в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее - ОИВ ЯО и СППО), а также описание мероприятий по подготовке к развёртыванию системы 5S и каждому из пяти шагов.
1.3. Цели Методических рекомендаций:
- дать характеристику системы 5S;
- установить цели, задачи, показатели и организационную структуру развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО;
- разъяснить сотрудникам ОИВ ЯО и СППО порядок развёртывания и функционирования системы 5S в ОИВ ЯО и СППО;
- разъяснить сотрудникам ОИВ ЯО и СППО порядок разработки и применения 5S-стандартов.
1.4. В Методических рекомендациях используются следующие термины и понятия:
1.4.1. Система 5S - это управленческая технология, направленная на выявление и сокращение потерь, указанных в подпункте 1.4.6 пункта 1.4 данного раздела Методических рекомендаций, при исполнении сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности) через создание организованного, эффективного и комфортного рабочего пространства (в том числе рабочих мест), стандартизацию требований к нему, оптимизацию операционных действий. Включает в себя пять взаимосвязанных шагов, представляющих цикл организации рабочего пространства (в том числе рабочих мест).
1.4.2. 5S-стандарт - документ, устанавливающий комплекс правил и требований к объекту стандартизации, разработанный с целью многократного использования.
1.4.3. Визуализация - инструмент системы 5S, обеспечивающий представление в графическом виде информации о предметах и операционных действиях с целью повышения удобства её восприятия.
1.4.4. Визуальный контроль - проверка соответствия выполнения операционных действий установленным 5S-стандартам с использованием системы наглядных индикаторов (возможность управлять "с первого взгляда").
1.4.5. Действия, создающие ценность, - любые действия, связанные с исполнением трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), которые приводят к важному (положительному) для потребителя результату.
1.4.6. Действия, не создающие ценность (потери) - любые действия, связанные с исполнением трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), которые потребляют ресурсы, но не приводят к важному (положительному) для потребителя результату:
- производство брака - предоставление неверной информации (в том числе принятие решений, документов) либо некачественное исполнение сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), приводящие к необходимости исправления результатов работы или её повторного выполнения;
- создание излишних запасов - накопление любых предметов (носителей информации и материальных объектов) в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах) помимо необходимых для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности) в текущий период времени;
- лишние действия и перемещения сотрудников ОИВ ЯО и СППО - любые передвижения в связи с исполнением трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), не приводящие к важному (положительному) для потребителя результату;
- ожидания - простой в исполнении сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности) в текущий период времени, связанные с ожиданием людей, информационных материалов, решений должностных лиц, возможности использования оборудования;
- транспортировка материалов (информации) - любые перемещения предметов или информации из одного места в другое, не создающие ценность для потребителя;
- перепроизводство - изготовление большего количества документов, информации, аналитических материалов, чем требуется потребителю;
- неиспользование потенциала - неиспользование умственных, творческих и физических способностей сотрудников ОИВ ЯО и СППО.
1.4.7. Зона временного хранения - место для временного хранения "ненужных" предметов до момента исполнения решения по их дальнейшему использованию.
1.4.8. Информационный стенд - размещаемый в доступном для сотрудников ОИВ ЯО или СППО месте стенд, содержащий фотографии, визуальные схемы, графики, таблицы со значениями показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства, и иную информацию, касающуюся развёртывания системы 5S.
1.4.9. Карта текущего состояния рабочего пространства - схема, отображающая актуальное на момент её составления расположение предметов и рабочих мест, а также перемещения сотрудников ОИВ ЯО или СППО в отдельных частях рабочего пространства (рабочих кабинетах, комнатах для совещаний, архивах и прочих хранилищах и т.п.), связанных с выполнением бизнес-процессов и выполнением повторяющихся действий в рамках профессиональной служебной деятельности.
1.4.10. Команда по развёртыванию системы организации эффективного рабочего пространства (далее - 5S-команда) - группа сотрудников ОИВ ЯО или СППО, образованная для организации процесса развёртывания и функционирования системы 5S в отдельно взятом ОИВ ЯО или СППО.
1.4.11. "Красный ярлык" - бланк, изготовленный на плотной бумаге красного цвета формата А5 по форме, приведенной в приложении 1 к Методическим рекомендациям, используемый для маркировки "ненужных" предметов.
1.4.12. Лидер 5S-команды - сотрудник ОИВ ЯО или СППО, который несёт ответственность за развёртывание и функционирование системы 5S в конкретном ОИВ ЯО, в одном или нескольких СППО, обладающий правами привлекать сотрудников ОИВ ЯО или СППО к реализации мероприятий в соответствии с планом развёртывания и функционирования системы 5S, определять направления расходования средств ОИВ ЯО или СППО, выделенных на достижение целей развёртывания системы 5S.
1.4.13. Материальные объекты - бумага и материалы для печати, папки-архивы, принадлежности для письма, офисные принадлежности, офисное оборудование, мебель, компьютерные принадлежности, оргтехника и комплектующие, товары офисного быта и т.п.
1.4.14. Место хранения - заранее определённое место в рабочем пространстве ОИВ ЯО или СППО, предназначенное для непродолжительного хранения запасов материальных объектов, расходуемых при выполнении текущей деятельности сотрудниками ОИВ ЯО или СППО. В отличие от склада не предполагает ведение складского учёта, хранение большого объёма запасов.
1.4.15. "Ненужные" предметы - носители информации и материальные объекты, ненужные для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).
1.4.16. "Ненужные срочно" предметы - носители информации и материальные объекты, необходимые для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), но редко используемые.
1.4.17. "Нужные" предметы - носители информации и материальные объекты, постоянно необходимые для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).
1.4.18. Носители информации - документы в бумажном виде, электронные файлы, компакт-диски с электронными файлами, USB флеш-накопители и т.п.
1.4.19. Операционные (повторяющиеся) действия - отдельные регулярные операции внутри бизнес-процессов ОИВ ЯО и СППО, каждый раз завершающиеся одним и тем же результатом.
1.4.20. План развёртывания системы 5S - инструмент системы 5S, предназначенный для управления развёртыванием системы 5S в конкретном ОИВ ЯО или СППО, который содержит сведения о планируемых мероприятиях, периодах и сроках их выполнения, исполнителях и лицах, ответственных за реализацию мероприятий.
1.4.21. Потребители - физические, юридические лица (внешние потребители) или сотрудники ОИВ ЯО и СППО, должностные лица, ОИВ ЯО и СППО (внутренние потребители), использующие результат деятельности ОИВ ЯО или СППО.
1.4.22. Предметы - носители информации и материальные объекты.
1.4.23. Рабочая группа по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее - рабочая группа) – группа сотрудников ОИВ ЯО и СППО, образованная для проведения мониторинга состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в процессе развёртывания и функционирования системы 5S в ОИВ ЯО и СППО.
1.4.24. Рабочее место - часть рабочего пространства, где сотрудник ОИВ ЯО и СППО должен находиться в связи с его работой, которая прямо или косвенно находится под контролем работодателя (представителя нанимателя) и приспособлена для выполнения его трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).
1.4.25. Рабочее пространство - физическое пространство и пользовательский интерфейс информационных систем, в котором находятся рабочие места постоянного или непостоянного (временного) пребывания сотрудников ОИВ ЯО и СППО, места хранения носителей информации и размещения материальных объектов. Включает в себя рабочие кабинеты, комнаты для совещаний, архивы и прочие хранилища, подсобные помещения, холлы, комнаты для отдыха и питания, коридоры, лестничные пролёты, туалетные комнаты.
1.4.26. Развёртывание системы 5S в ОИВ ЯО и СППО - первоначальное однократное последовательное прохождение пяти взаимосвязанных шагов системы 5S.
1.4.27. Совет при Губернаторе области по оценке деятельности органов исполнительной власти (далее - совет) - коллегиальный орган, уполномоченный осуществлять общее руководство деятельностью по повышению эффективности и результативности ОИВ ЯО и СППО.
1.4.28. Сотрудники ОИВ ЯО и СППО - лица, занимающие должности в ОИВ ЯО и СППО, за исключением младшего обслуживающего персонала.
1.4.29. Точки контроля - характеристики рабочего пространства, состояние которых будет контролироваться с помощью визуального контроля.
1.4.30. Уборка - действия сотрудников ОИВ ЯО или СППО, направленные на устранение загрязнений (беспорядка) рабочего пространства (в том числе рабочих мест).
1.4.31. Ценность, созданная действиями сотрудников ОИВ ЯО и СППО при исполнении трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), - субъективное ощущение потребителя от того, что необходимый ему документ или информация предоставлены в полном объёме, качественно, услуга оказана в нужное время и в нужном месте.
1.4.32. Чек-лист (контрольный лист оценки состояния рабочего пространства) - инструмент системы 5S, предназначенный для фиксирования состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в конкретном ОИВ ЯО или СППО и последующего анализа произошедших изменений. Представляет собой документ в табличной форме, содержащий перечень вопросов по 5 направлениям, соответствующим шагам системы 5S, шкалу и набор критериев оценки. Форма чек-листа приведена в приложении 2 к Методическим рекомендациям.
1.5. Документы по развёртыванию системы 5S хранятся в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО.
2. Характеристика системы 5S
2.1. Система 5S включает в себя пять взаимосвязанных шагов, представляющих цикл организации рабочего пространства (в том числе рабочих мест).
2.1.1. Шаг 1 - сортировка. Это разделение всех предметов, которые находятся в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах), на категории и удаление "ненужных" предметов из этого пространства.
В ходе реализации мероприятия предметы делятся на три категории: "нужные", "ненужные срочно", "ненужные".
Все "ненужные" и "ненужные срочно" предметы удаляются из рабочего пространства (в том числе из рабочих мест) по правилам, определённым в Методических рекомендациях, 5S-стандартах.
